Comment créer et envoyer des ordres de modification ?

Des imprévus peuvent survenir lors de la mise en place d'un projet, et entraînent souvent une perte de revenus. Houzz Pro vous permet de créer des ordres de modification directement depuis vos devis approuvés et de les envoyer à vos clients pour obtenir leur accord.

Votre client réglera uniquement la différence entre le montant initialement prévu et le montant mis à jour. Vous pourrez ainsi envoyer une facture pour le montant prévu, et recevoir séparément le paiement du montant mis à jour dans l'ordre de modification.

Créer un ordre de modification

Il y a deux façons de créer un ordre de modification. Vous pouvez en créer un de zéro, à parti d'un modèle ou depuis un devis déjà approuvé.

À partir de zéro

Pour créer un ordre de modification à partir de zéro, cliquez sur l'icône Projets dans la navigation de gauche puis sélectionnez le projet concerné. Cliquez sur « Ordres de modification » dans le menu de gauche, puis sur « Nouvel ordre de modification » en haut à droite de votre écran. Choisissez « De zéro » dans le menu déroulant.

À partir d'un modèle

Pour créer un ordre de modification à partir d'un modèle existant, cliquez sur l'icône Projets dans le menu de gauche, puis recherchez le projet concerné. Cliquez sur « Ordres de modification » dans le menu de gauche de ce projet, puis sur « Nouvel ordre de modification » en haut à droite de votre écran. Choisissez « À partir d'un modèle » dans le menu déroulant.

Pour en savoir plus sur la création d'un nouveau modèle, lisez la suite de cet article.

À partir d'un devis déjà validé

Pour créer un ordre de modification à partir d'un devis validé, commencez par ouvrir le devis. Vous pouvez soit créer un ordre de modification avec tous les postes du devis, soit cocher individuellement les cases situées à côté des postes spécifiques que vous souhaitez modifier.

Ensuite, vous pouvez soit sélectionner « Créer un ordre de modification » juste au-dessus de vos postes, soit sur « Créer un ordre de modification » dans le menu déroulant « Actions » en haut de votre devis.

Modifier un ordre de modification

Lorsque vous créez un ordre de modification, vous pouvez ajuster les quantités et les coûts, ajouter des notes pour chaque élément, puis l'envoyer à votre client pour validation.

Modifier les postes

Si vous créez un ordre de modification à partir de zéro ou d'un modèle, vous pouvez directement modifier les postes, comme dans tout autre document.

Si vous créez un ordre de modification à partir d'un devis validé, votre ordre de modification comportera une ligne pour les quantités prévues et une ligne pour les quantités mises à jour, le matériel, la main-d'œuvre et la marge.

Les valeurs prévues proviennent directement de vos devis approuvés et ne peuvent pas être modifiées. Les valeurs mises à jour peuvent être modifiées si nécessaire en cliquant simplement sur chacune d'entre elles. Vous pouvez également modifier le nom du poste et ajouter des notes. À mesure que vous effectuez des modifications, vous remarquerez que les valeurs modifiées sont surlignées en jaune pour une meilleure lisibilité.

Ajouter de nouveaux postes

Outre la modification de postes existants, vous pouvez également ajouter de nouveaux postes à votre ordre de modification. Pour ce faire, cliquez sur le champ « Ajouter un élément » dans le document pour ajouter manuellement des informations. Vous pouvez créer un nouvel élément ou rechercher et sélectionner un élément existant. Vous verrez des éléments provenant de Mes éléments, d'éléments de projet, de Batiprix et de la Bibliothèque de produits standard.

Le menu situé à droite de votre document vous permet également d'accéder à des éléments provenant de différentes sources :

• Mes éléments : Éléments de votre bibliothèque de produits
• Catalogues : Éléments de la Bibliothèque Batiprix et de la Bibliothèque de produits standards
• Modèles : Éléments provenant de vos modèles de documents existants
• Devis récents : Éléments provenant d'autres devis de projets

Utilisez les filtres et la barre de recherche pour trouver rapidement les éléments que vous souhaitez, puis cliquez sur le ou les éléments à ajouter à l'ordre de modification. Une fois ajouté, vous pouvez mettre à jour manuellement les détails, comme les descriptions ou la quantité.

Créer des groupes d'ouvrages à partir de postes

Les postes de votre ordre de modification peuvent être regroupés pour créer un poste parent. Cette fonction est particulièrement utile lors de la création de pièces personnalisées ou de la facturation d'articles composés de plusieurs éléments, lorsque vous ne souhaitez pas montrer tous les détails à votre client. Pour en savoir plus, consultez cet article.

Plus d'actions

Dans le menu déroulant « Actions », vous pouvez apporter de nombreuses autres modifications à votre ordre de modification. Vous pouvez notamment :

• Approuver
• Créer une facture
• Créer un/des bons de commande
• Sauvegarder en tant que modèle
• Publier sur/retirer du Portail client
• Télécharger en PDF
• Exporter vers Excel
• Imprimer
• Fusionner les ordres de modification
• Télécharger les fiches produit
• Archiver
• Supprimer

Ajuster les détails de règlement

Sous la section « Règlements », vous pouvez ajuster certains détails, notamment le nombre de règlements, le nom du règlement, les modalités de paiement et la date d'échéance. Une fois l'ordre de modification approuvé, vous ne pourrez plus modifier ces détails sans rouvrir le document pour le modifier.

Par défaut, vous ne pouvez programmer qu'un seul règlement. Si vous souhaitez en ajouter d'autres, veuillez cliquer sur « Ajouter une échéance de règlement ».

Le ou les règlements supplémentaires apparaissent automatiquement dans la section Règlements. Vous pouvez modifier le nom, le montant, les modalités de paiement et la date d'échéance directement dans le document en cliquant sur la ligne correspondante.

Si vous avez plusieurs règlements et que vous souhaitez les réorganiser, il vous suffit de cliquer sur l'un d'entre eux et de le faire glisser jusqu'à ce qu'il soit dans l'ordre souhaité.

Pour le montant du règlement, vous pouvez ajuster la liste déroulante pour sélectionner un montant en euros ou un pourcentage. Effectuez vos ajustements et cliquez sur la coche pour enregistrer.

Supprimer un règlement

Si vous devez modifier un règlement, vous pouvez facilement ajuster ses détails directement dans le document en cliquant sur la ligne correspondante et en effectuant vos modifications.

Si vous devez supprimer un règlement, survolez-le et cliquez sur l'icône des trois points à droite. Sélectionnez ensuite « Supprimer le règlement ».

Créer un modèle d'ordre de modification

Si vous disposez d'un modèle standard pour votre entreprise que vous souhaitez utiliser à plusieurs reprises, vous pouvez également créer votre propre modèle d'ordre de modification personnalisé.

Une fois que vous avez créé votre ordre de modification dans le format de votre choix, sélectionnez le menu déroulant Actions, puis « Sauvegarder en tant que modèle ».

À partir de là, vous pouvez nommer votre modèle et sélectionner toutes les sections que vous souhaitez conserver. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Une fois votre modèle créé, il sera enregistré sur la page « Modèles » et vous pourrez y accéder chaque fois que vous en aurez besoin.

Envoyer l'ordre de modification à votre client

Avant de partager l'ordre de modification avec votre client, veillez à cliquer sur « Voir l'aperçu » en haut à droite, pour visualiser le document tel que le client le verra. Sur l'écran qui s'affiche, vous pourrez y vérifier la mise en forme du document, vous assurer que toutes les informations sont correctes et personnaliser les informations visibles par le client à partir du panneau « Gérer ce que le client voit », sur la droite.

Consultez cet article pour en savoir plus sur les options d'aperçu des ordres de modification.

Lorsque vous êtes prêt à envoyer le document à votre client et à obtenir sa validation, cliquez sur « Envoyer ».

Vous pouvez maintenant personnaliser l'e-mail que votre client recevra.

Vous pouvez modifier l'objet et le corps d'e-mail. Si vous souhaitez utiliser un modèle d'e-mail, vous pouvez le sélectionner dans le lien « Mes modèles » en bas de la zone de texte.

Lorsque votre e-mail est prêt à être envoyé, cliquez sur « Envoyer ».

Votre client recevra un e-mail lui donnant la possibilité d'approuver l'ordre de modification. Pour ce faire, il devra ouvrir l'ordre de modification, le passer en revue et cliquer sur Approuver et signer.

Il pourra ajouter sa signature électronique à l'ordre de modification et sélectionner « Sauvegarder ». Une fois l'opération terminée, l'ordre de modification sera approuvé et vous recevrez une notification.

Si votre client procède à des ajustements et que vous devez apporter des changements à l'ordre de modification, vous devez le rouvrir pour le modifier. Pour ce faire, cliquez sur « Actions », puis sélectionnez « Ouvrir à nouveau pour modifier » dans le menu déroulant.

Lorsque vous rouvrez un ordre de modification, vous perdez la signature électronique du client et devez à nouveau demander son approbation.

Vous avez également toujours la possibilité d'approuver vous-même l'ordre de modification au lieu d'envoyer et de demander l'approbation du client. Pour ce faire, sélectionnez « Approuver » dans le menu déroulant « Actions » en haut de l'ordre de modification.

Laisser un commentaire sur un ordre de modification

Une fois que vous avez envoyé l'ordre de modification au client, vous pouvez communiquer avec lui (et les membres de l'équipe) directement sur le document en utilisant la fonction de commentaire en haut du document. Cela vous permet de référencer facilement les détails du document dont vous pourriez discuter, et d'organiser les conversations. Pour en savoir plus, consultez cet article.