Comment créer et partager des fiches quotidiennes ?

Grâce aux fiches quotidiennes, vous pouvez consigner ce qui se passe chaque jour sur votre chantier et partager facilement ces informations avec votre client et sous-traitants. Vous pouvez également demander à votre équipe d'ajouter des fiches quotidiennes pour faire le point sur leur progression, et vous tenir ainsi au courant, même si vous n'êtes pas sur place.

Comment créer des fiches quotidiennes ?

Pour accéder aux fiches quotidiennes, cliquez sur l'icône « Projets » dans le menu de gauche et ouvrez le projet qui vous intéresse. Sélectionnez « Fiches quotidiennes » dans le menu du projet.

S'il s'agit de votre première fiche quotidienne, vous pouvez sélectionner le bouton « Nouvelle fiche quotidienne » au centre de votre écran, ou le bouton « Créer une fiche quotidienne » en haut à droite.

Si vous avez déjà créé des fiches quotidiennes, elles seront toutes répertoriées ici. Pour créer une nouvelle fiche quotidienne, cliquez sur le bouton « Créer une fiche quotidienne » en haut à droite de l'écran.

Une fois votre fiche quotidienne créée, vous pouvez écrire vos notes dans la zone de texte « Vue d'ensemble ». Ajoutez toute information pertinente, comme la progression des travaux, les questions ou les problèmes rencontrés, les sous-traitants qui sont intervenus, etc. Vous pouvez mettre en forme le texte et joindre des liens, des photos ou des fichiers si nécessaire.

Sous la section « Vue d'ensemble », vous pouvez voir les détails météorologiques, le planning de votre projet, la saisie des heures de travail des membres de l'équipe, ainsi qu'une liste de tâches ou de problèmes à traiter. Sélectionnez le bouton « Personnaliser » pour activer ou désactiver certaines sections si nécessaire.

Dans le menu déroulant « Actions », vous pouvez sélectionner « Dupliquer et modifier » si vous souhaitez réutiliser ce format pour une autre fiche quotidienne. Vous pouvez également la publier/retirer du Portail client ou la supprimer si nécessaire.

Sélectionnez le bouton « Visualiser » si vous souhaitez afficher votre fiche quotidienne telle qu'un client la verrait.

Définir les paramètres par défaut des fiches quotidiennes

Définissez facilement les paramètres par défaut des fiches quotidiennes afin que vous et votre équipe ayez accès à tous les détails importants, y compris les sections à inclure et le texte de la section « Vue d'ensemble ».

Sections par défaut : Cliquez sur le bouton « Personnaliser » en haut de chaque fiche pour activer/désactiver les sections concernées, puis cliquez sur « Appliquer par défaut » pour conserver ces paramètres pour toutes vos futures fiches quotidiennes.

Texte de présentation par défaut : Pour définir le texte par défaut de la section « Vue d'ensemble », il vous suffit de saisir le texte souhaité et de cliquer sur « Sauvegarder comme valeur par défaut » au bas de la section. Le texte d'aperçu que vous avez défini apparaîtra automatiquement sur toutes les futures fiches quotidiennes, comme un modèle permettant à votre équipe de remplir rapidement les détails dont vous avez besoin pour obtenir des mises à jour.

Comment partager des fiches quotidiennes ?

Pour partager une fiche quotidienne, cliquez sur l'icône « Partager » en haut de votre fiche quotidienne.

Lorsque vous cliquez sur « Partager », vous pouvez ajuster l'accessibilité pour les clients et les sous-traitants. Les membres de l'équipe affectés au projet y auront accès par défaut

Accès client

Si vous autorisez vos clients à accéder aux fiches quotidiennes, ils pourront les consulter dans le Portail client. Vous pouvez également ajuster les accès au Portail client via le menu déroulant Actions en haut de votre fiche quotidienne.

Les clients recevront un e-mail lorsqu’une fiche quotidienne est partagée (vous devez d’abord partager le Portail client). Pour en savoir plus, consultez cet article.

Accès sous-traitant

Pour les sous-traitants, vous pouvez accorder l'accès aux fiches quotidiennes sur une base individuelle. Pour définir l'accès individuel, sélectionnez « Accès pour le sous-traitant » dans la fenêtre modale « Partager la fiche quotidienne ». La liste des sous-traitants actuellement invités au projet s'affiche et vous pouvez définir l'accès pour chacun d'entre eux en choisissant dans la liste déroulante.

Cliquez sur « Voir plus » pour voir les sous-traitants qui ne sont pas invités au projet - vous pouvez les ajouter en un seul clic et définir leur accès. Vous pouvez également inviter un nouveau sous-traitant dans votre équipe en cliquant sur « Inviter un sous-traitant » en haut à droite.

Les sous-traitants recevront un e-mail lorsqu'une fiche quotidienne est partagée. Consultez cet article pour en savoir plus les accès des sous-traitants.

Comment ajouter des commentaires aux fiches quotidiennes ?

La fonctionnalité de commentaire sur les fiches quotidiennes vous permet de communiquer avec votre client, les membres de votre équipe et les sous-traitants sur tous les détails propres à la fiche. Pour ajouter un commentaire à une fiche quotidienne, cliquez sur l'icône de commentaire en haut à droite de la fiche.

Le panneau de commentaires apparaît et vous pouvez choisir de communiquer avec le client ou les membres de votre équipe à l'aide des onglets situés en haut du panneau. Saisissez votre message dans le champ de texte et cliquez sur « Ajouter ». Notez que la fiche quotidienne doit être partagée sur le Portail client pour que le client puisse la consulter.

Une fois le commentaire envoyé, le destinataire recevra une notification lui permettant de le consulter et d'y répondre. S'il est envoyé à un client, celui-ci pourra voir le commentaire sur son Portail client, dans la section « Fiches quotidiennes ».

Comment voir toutes les fiches quotidiennes ?

Vous pouvez afficher la liste de toutes les fiches quotidiennes d'un projet spécifique, ou bien la liste de toutes les fiches quotidiennes de tous vos projets.

Fiches quotidiennes par projet

Pour afficher la liste de toutes les fiches quotidiennes d'un projet spécifique, cliquez sur l’icône « Projets » dans la navigation de gauche, puis ouvrez le projet concerné. Sélectionnez « Fiches quotidiennes » dans le menu.

Sur cette page, vous pouvez modifier une fiche quotidienne en cliquant sur les trois points situés à droite. De là, vous pouvez « Modifier », « Dupliquer et modifier », « Partager », « Publier sur le Portail client »/« Retirer du Portail client » ou « Supprimer » la fiche quotidienne.

Fiches quotidiennes de tous les projets

Pour afficher la liste des fiches quotidiennes de tous vos projets, cliquez sur l’icône « Rechercher » dans la navigation de gauche, puis sélectionnez « Fiches quotidiennes » dans le menu.

En haut de cette page, vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver un fiche quotidienne à l’aide d’un mot-clé, ou appliquer les filtres « Projets » ou « Date de création » pour affiner vos résultats. Pour créer un nouvelle fiche quotidienne, cliquez sur « Créer une fiche quotidienne » en haut à droite.

Vous pouvez modifier chaque fiche quotidienne en sélectionnant les trois points situés à droite. De là, vous pouvez « Modifier », « Dupliquer et modifier », « Partager », « Publier sur le Portail client »/« Retirer du Portail client » ou « Supprimer » la fiche quotidienne.