Comment accéder à mes fichiers de projet et les classer ?
Vous trouverez dans chacun de vos projets tous les fichiers et photos associés qui ont été importés et joints aux outils et documents dans la section Fichiers et photos. Vous pouvez y classer vos fichiers par dossiers, importer plusieurs fichiers à la fois, visualiser chaque fichier en un clic, laisser des commentaires et gérer les autorisations de fichiers en toute simplicité.
Accéder aux fichiers et photos
Pour accéder aux fichiers et aux photos d'un projet spécifique, accédez à la vue d'ensemble du projet, puis cliquez sur « Fichiers et photos » dans le volet « Gestion » du menu de gauche. Vous pouvez également cliquer sur le titre de la section « Fichiers et photos » sur la page du projet.
Importer des fichiers
Il existe plusieurs façons d'importer de nouveaux fichiers, et vous pouvez en importer plusieurs à la fois. Les types de fichiers pouvant être importés sont les suivants : images, vidéos, PDF, documents Word, feuilles de calcul Excel et fichiers texte, et vous pouvez intégrer Google Drive. Tous les fichiers ajoutés à votre projet par le biais d'une pièce jointe dans un document, une shopping liste ou une fiche quotidienne, par exemple, apparaîtront également dans votre section Fichiers et photos.
Remarque : les images HEIC n'afficheront qu'un aperçu en miniature si elles sont importées directement depuis votre appareil mobile.
Glisser et déposer : Vous pouvez faire glisser et déposer des fichiers directement depuis votre ordinateur vers la page « Fichiers et photos » du projet. Sélectionnez plusieurs fichiers à la fois pour gagner du temps.
Importer des fichiers depuis votre ordinateur : Pour importer des fichiers à partir du navigateur de votre système, cliquez sur « Importer des fichiers » en haut à droite, puis choisissez « Depuis l'ordinateur ». Sélectionnez le(s) élément(s) que vous souhaitez importer à partir des fichiers de votre ordinateur.
Importer des fichiers à partir des dossiers d'entreprise : Pour importer des fichiers existants depuis votre bibliothèque de dossiers d'entreprise, cliquez sur « Importer des fichiers » en haut à droite, puis sélectionnez « À partir des dossiers d'entreprise ». Sélectionnez ensuite le(s) élément(s) que vous souhaitez importer à partir des dossiers d'entreprise.
Consultez cet article pour en savoir plus sur les dossiers d'entreprise.
Importer des fichiers à partir de Google Drive : Pour importer des fichiers à partir de Google Drive, cliquez sur « Importer des fichiers » en haut à droite, puis choisissez « Depuis Google Drive ». Il se peut que vous deviez vous connecter à votre compte Google via Houzz Pro pour continuer. Sélectionnez le(s) élément(s) que vous souhaitez importer depuis votre drive.
Consultez cet article pour en savoir plus sur l'intégration Google Drive.
Organiser par dossiers
Créez des dossiers et même des sous-dossiers pour organiser votre projet. Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Créer un dossier » dans le coin supérieur droit, de nommer votre dossier et de cliquer sur « Créer ». Vous pouvez personnaliser les noms des dossiers, les autorisations d'accès et ajouter des favoris.
Rechercher et filtrer des fichiers
Recherchez un nom de fichier ou de dossier, ou filtrez par la date d'importation, le type de fichier, ou les documents auxquels le fichier est joint, comme un devis, une facture ou une fiche quotidienne. Vous pouvez également activer le bouton « Afficher uniquement les favoris » en haut à droite pour réduire la liste à vos fichiers favoris.
Ajuster la vue des fichiers et photos
Vous pouvez facilement basculer l'affichage de vos fichiers et photos entre une liste et une grille en utilisant les icônes en haut à droite.
Vue en liste : Vous pouvez obtenir un aperçu rapide de toutes les informations pertinentes relatives à chaque élément, notamment la date d'importation, le type de fichier, la taille du fichier, avec qui il est partagé, et s'il est joint à d'autres documents. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier les fichiers selon cette catégorie.
Vue en grille : Les vignettes de chaque fichier sont plus grandes, ce qui facilite la recherche de photos ou la visualisation de fichiers sans avoir à ouvrir chacun d'entre eux. Vous pouvez trier les fichiers par date d'importation (du plus ancien au plus récent ou du plus récent au plus ancien) dans l'affichage en grille à l'aide du menu « Trier » situé en haut à droite.
Visualiser vos fichiers
Il vous suffit de cliquer sur un fichier pour ouvrir son aperçu. Depuis cet écran, vous pouvez consulter les commentaires associés au fichier. Sélectionnez « Client » pour voir les commentaires du client, ou « Équipe » pour afficher ceux de votre équipe.
En haut de l’aperçu, vous pouvez :
- Sélectionner l’icône de la bulle (commentaires) pour revenir à la liste des commentaires.
- Sélectionner l’icône de l'étoile pour ajouter un fichier aux favoris.
- Sélectionner l’icône de la flèche (téléchargement) pour télécharger un fichier.
- Sélectionner l’icône i (infos) pour afficher les détails du fichier, tels que la date d'importation, la dernière modification, le propriétaire, le type, la taille, les personnes avec qui il est partagé, ainsi que son emplacement.
- Sélectionner l’icône des trois points pour gérer les autorisations, déplacer, dupliquer, ajouter/retirer des favoris, renommer ou supprimer le fichier.
Gérer l'accès à vos fichiers
Vous pouvez contrôler les personnes autorisées à consulter des fichiers spécifiques de plusieurs façons.
Autorisation pour les fichiers individuels
Pour gérer les autorisations sur un fichier individuel, survolez le fichier et effectuez un clic droit, ou cliquez sur les trois points horizontaux, puis choisissez « Gérer les autorisations » dans le menu déroulant. Vous pouvez également accéder à ces autorisations en cochant la case d'un fichier et en cliquant sur l'icône d'équipe en haut à droite de la page.
Modifier les autorisations de plusieurs fichiers en une fois
Pour ce faire, il vous suffit de cocher les cases situées à gauche des noms des fichiers souhaités, de cliquer avec le bouton droit de la souris ou de cliquer sur les trois points horizontaux situés à droite, puis de choisir l'option « Gérer les autorisations » dans la liste déroulante. Vous pouvez également cliquer sur l'icône d'équipe en haut à droite. Cette méthode appliquera les mêmes autorisations à tous les fichiers sélectionnés.
Autorisations pour les dossiers
Vous pouvez partager un dossier entier, ainsi que son contenu, avec votre client ou vos sous-traitants en suivant les mêmes étapes que pour les autorisations de fichier individuel : survolez le dossier et effectuez un clic droit, ou cliquez sur les trois points horizontaux, puis choisissez « Gérer les autorisations » dans le menu déroulant. Vous pouvez également accéder à ces autorisations en cochant la case d’un seul dossier, puis en cliquant sur l’icône d’équipe en haut à droite de la page.
À partir d’ici, vous pouvez gérer les autorisations pour les dossiers pour le client et les sous-traitants ayant actuellement accès au projet.
Remarques :
- Le partage d’un dossier partagera également tous les fichiers contenus dans ce dossier.
- La suppression d’une autorisation au niveau du dossier supprimera aussi les autorisations au niveau des fichiers (pour les fichiers se trouvant dans ce dossier), mais ne supprimera pas l’autorisation des fichiers qui avaient été partagés manuellement auparavant.
Exemple : si vous avez partagé manuellement le Fichier 1, situé dans le Dossier A, sur le Portail client, puis partagé ensuite le Dossier A sur le portail, et que vous le retirez plus tard, le Fichier 1 restera partagé.
Accès client
Si vous autorisez votre client à accéder à un ou plusieurs fichiers ou dossiers, il pourra les consulter depuis le Portail client. Sélectionnez « Publié » pour rendre le fichier ou le dossier visible sur le Portail client, ou « Non publié » pour révoquer l’accès au fichier ou au dossier. Pour en savoir plus sur le Portail client, consultez cet article.
Accès sous-traitant
Pour les sous-traitants, vous pouvez accorder l'accès aux fiches quotidiennes sur une base individuelle. Pour définir l'accès individuel, sélectionnez « Accès pour le sous-traitant » dans la fenêtre modale « Partager le fichier ». La liste des sous-traitants actuellement invités au projet s'affiche et vous pouvez définir l'accès pour chacun d'entre eux en choisissant dans la liste déroulante.
Cliquez sur « Voir plus » pour voir les sous-traitants qui ne sont pas invités au projet - vous pouvez les ajouter en un seul clic et définir leur accès. Vous pouvez également inviter un nouveau sous-traitant dans votre équipe en cliquant sur « Inviter un sous-traitant » en haut à droite.
Consultez cet article pour en savoir plus les accès des sous-traitants.
Commenter des fichiers et photos
Vous pouvez communiquer avec les clients et les membres de l'équipe directement sur les fichiers et les photos en utilisant la fonction de commentaires. Pour laisser un commentaire sur un fichier, procédez comme suit :
- Ouvrez l'aperçu en cliquant sur le titre du fichier.
- Dans la partie droite de l'aperçu, vous verrez l'onglet « Commentaires ». Dans cet onglet, veillez à choisir « Client » ou « Équipe », selon la personne à laquelle vous souhaitez adresser votre commentaire.
- Saisissez votre commentaire dans la zone de texte et cliquez sur « Ajouter » lorsque vous avez terminé.
- Votre client, ou le membre de votre équipe, recevra une notification concernant le commentaire et pourra ouvrir le fichier pour y répondre.
Astuce de pro : mentionnez un client ou un membre de l'équipe dans un commentaire en saisissant « @ » ou en cliquant sur l'icône « @ » en bas à gauche de la zone de texte et en sélectionnant la personne souhaitée. Cela peut s'avérer utile si vous voulez vous assurer qu'un membre de l'équipe ou un client spécifique voit le commentaire, car il en sera également informé.
Lorsqu'un client ou un membre de l'équipe ajoute un commentaire à un fichier, vous recevez une notification par e-mail et un indicateur de notification rouge apparaît sur le titre du fichier.
Accéder aux fichiers supprimés
Cliquez sur le bouton « Corbeille » en haut à droite pour accéder aux fichiers supprimés à tout moment.
En passant votre souris sur un fichier supprimé, vous verrez 3 points horizontaux s'afficher qui vous permettront d'accéder à d'autres actions, comme « Restaurer le fichier » ou « Supprimer définitivement ». Vous pouvez également sélectionner plusieurs fichiers en cochant la case située à gauche de chacun d'eux, puis les restaurer ou les supprimer à l'aide des boutons situés en bas de la fenêtre.
Plus d'actions
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier pour accéder à d'autres actions : ouvrir le fichier, gérer les autorisations d'accès, le déplacer vers un autre dossier ou hors d'un dossier, le dupliquer, l'ajouter à vos favoris, le télécharger sur votre ordinateur, le renommer ou le supprimer. Pour accéder à ces actions, vous pouvez également passer la souris sur le fichier et cliquer sur les trois points horizontaux à droite ou cocher la case à gauche du nom du fichier et choisir parmi les actions qui apparaissent en haut à droite.
Joindre des fichiers et photos
Vous pouvez joindre des fichiers et des photos de projets existants ou en télécharger de nouveaux à plusieurs endroits dans Houzz Pro, notamment :
- Documents comptables (devis, factures, etc.)
- Shopping listes
- Fiches quotidiennes
- Tâches
- Durée et dépenses
Recherchez l'icône de pièce jointe ou la section Fichiers joints sur les documents, les fiches quotidiennes, les tâches et les heures/dépenses.
Dans les outils de visualisation et les shopping listes, recherchez l'icône « Fichiers » pour ajouter des fichiers et des photos nouveaux ou existants.