Comment ajouter des colonnes, des descriptions et des images personnalisées ?

Houzz Pro vous permet de personnaliser vos documents comptables afin de vous assurer que vous présentez toutes les informations pertinentes à vos clients ou prospects. Vous pouvez facilement ajouter vos propres colonnes, descriptions et images d'éléments et même adapter ce que votre client peut voir sur votre document avant de l'envoyer.

Ajouter des colonnes personnalisées

Si le format actuel de votre document ne comporte pas une colonne dont vous avez besoin, vous pouvez ajouter une colonne personnalisée. Vous pouvez créer une nouvelle colonne de deux façons :

Faites défiler votre document jusqu'à l'extrémité droite, après la dernière colonne. Dans l'en-tête des colonnes, vous verrez une icône « + ». Cliquez dessus pour ajouter une nouvelle colonne.

Vous pouvez également accéder à cette option en cliquant sur l'icône « Personnaliser » située en haut du tableau des éléments, puis en sélectionnant « Ajouter une nouvelle colonne » au bas de la fenêtre qui s'ouvre.

Saisissez le nom et le type de la colonne : Champ de texte, Case à cocher, Sélection unique, Date, Durée ou Lien. Le type de colonne détermine le format que vous pouvez utiliser dans la colonne et peut vous obliger à ajouter des informations de formatage supplémentaires (par exemple, nommer les options disponibles pour la sélection unique). Cliquez sur « Créer » une fois que vous avez terminé.

La nouvelle colonne apparaît alors dans votre document. Vous pouvez ajouter du contenu en cliquant directement sur chaque cellule, puis en saisissant les informations pertinentes.

Ajouter des descriptions aux éléments

Vous pouvez également ajouter des descriptions pour chaque élément afin de mieux expliquer le produit ou autre à votre client.

Accédez au poste concerné et cliquez directement dans le champ « Description » pour commencer à saisir votre texte. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour enregistrer la description, ou cliquez sur l'icône Valider (✓). Vous pouvez également cliquer sur « Agrandir » pour ouvrir la fenêtre de description, qui offre une zone de texte plus grande ainsi que des options supplémentaires.

Remarque : si ces options n'apparaissent pas, vérifiez que l'option « Afficher les descriptions » est activée dans les « Paramètres », accessibles via le bouton « Personnaliser ».

Si vous cliquez sur « Agrandir », une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez saisir la description. Vous y trouverez également des options de mise en forme du texte, telles que le gras, l'italique, les listes et les liens. Cliquez sur « Sauvegarder » : la description du poste apparaîtra alors directement dans votre document.

Ajouter des images

Vous pouvez ajouter jusqu’à 5 images à chaque poste, y compris des logos ou des icônes.

Accédez au poste concerné, puis cliquez sur l’icône de l'image.

Si cette option n’apparaît pas, vérifiez que l’option « Afficher les images » est activée dans les « Paramètres », accessibles via le bouton « Personnaliser ».

Un écran s’affichera vous permettant d’ajouter jusqu’à cinq images. Cliquez sur « + Image » et choisissez parmi les options pour importer une image, utiliser une icône ou un logo.

La grande image située à gauche sera utilisée comme image de couverture de l’élément. Pour changer l’image de couverture, survolez l’une des images plus petites, puis cliquez sur « Sélectionner comme image de couverture ». Une fois vos images ajoutées, cliquez sur « Sauvegarder ». Elles apparaîtront alors directement dans votre document.

Personnaliser le format du document

Vous pouvez personnaliser le format d’un document en fonction des besoins de votre entreprise, notamment en ajoutant ou supprimant des colonnes, en modifiant leur ordre, en définissant la hauteur des lignes et en ajustant la largeur des colonnes.

Les paramètres de mise en forme de votre document, notamment le nom et l’ordre des colonnes, sont automatiquement enregistrés et utilisés par défaut la prochaine fois. Ces paramètres sont basés sur le dernier document créé pour chaque type de document.

Ajouter ou supprimer des colonnes

Pour ajouter ou supprimer des colonnes dans le document, telles que les descriptions des éléments, les images ou la numérotation, cliquez sur le bouton « Personnaliser » en haut du document.

Depuis cette fenêtre, vous pouvez afficher ou masquer les colonnes, les descriptions des éléments, les images et la numérotation automatique en fonction des informations dont vous avez besoin. Vous pouvez également réorganiser les colonnes en les faisant glisser dans l’ordre souhaité à l’aide des six points situés à gauche du nom de chaque colonne.

Réorganiser les colonnes

Vous pouvez modifier l’ordre des colonnes de deux façons. Ouvrez les paramètres des colonnes et faites-les glisser dans l’ordre souhaité, comme indiqué ci-dessus, ou cliquez directement sur les six points dans l’en-tête d’une colonne, puis faites-la glisser vers la gauche ou la droite jusqu’à l’emplacement souhaité.

Définir la hauteur des lignes

Pour définir la hauteur des lignes de vos éléments, cliquez sur l’icône de la hauteur des lignes en haut du tableau des éléments, puis sélectionnez la hauteur souhaitée.

Ajuster la largeur des colonnes

Pour ajuster la largeur d’une colonne, placez votre curseur sur son bord droit, puis cliquez et faites-le glisser vers la gauche ou la droite jusqu’à obtenir la largeur souhaitée.

Renvoyer le texte à la ligne ou le tronquer

Pour chaque colonne, vous pouvez choisir d’afficher l’intégralité du contenu (texte renvoyé à la ligne) ou uniquement une version raccourcie (texte tronqué).

Pour cela, cliquez sur l’icône en forme de flèche en haut de la colonne concernée, puis sélectionnez « Afficher tout le contenu » (texte renvoyé à la ligne) ou « Raccourcir le contenu » (texte tronqué).

L’option « Afficher tout le contenu » est particulièrement utile pour les colonnes contenant beaucoup de texte, comme les descriptions ou les notes, car elle permet de consulter toutes les informations sans avoir à cliquer pour afficher le contenu complet.

Exemple de contenu raccourci :

Exemple de contenu complet :

Comment personnaliser la vue de votre client ?

En quelques clics en mode d'aperçu, vous pouvez facilement ajuster les détails que vos clients peuvent ou ne peuvent pas voir sur vos documents comptables. Cette fonction permet de s'assurer que les informations pertinentes restent sur le document pour vos archives, mais vous pouvez toujours masquer certains éléments au client si nécessaire.

Pour en savoir plus sur ce processus, consultez cet article.