Comment approuver par ligne dans les devis ?
L'approbation par ligne est une fonctionnalité des devis qui permet de s'assurer que votre client est d'accord avec les choix que vous avez faits. Une fois cette option activée dans les paramètres du document, vous ou votre client pouvez approuver ou refuser chaque élément, des groupes d'éléments ou tous les éléments à la fois.
L'approbation par ligne fonctionne également avec les règlements prévus : les règlements sont automatiquement ajustés en fonction des coûts des éléments approuvés ou refusés.
Comment activer l'approbation par ligne ?
Si vous souhaitez que votre client ait la possibilité d'approuver et/ou de refuser certains éléments de votre devis, vous devez l'autoriser à accéder à cette fonctionnalité.
Pour commencer :
1. Ouvrez votre devis et sélectionnez « Voir l'aperçu » dans le coin supérieur droit.
2. En haut à droite de votre aperçu se trouve un panneau intitulé « Gérer ce que le client voit ».
Faites défiler jusqu’à la section Approbation, puis assurez-vous de cocher la case située à côté de « Approuver par poste ». Cela ajoutera les options « Approuver » / « Refuser » directement dans l’aperçu de votre document.
Comment votre client peut-il approuver ou refuser des éléments ?
Une fois que vous avez configuré l'approbation par ligne dans l'aperçu, votre client pourra consulter votre devis et approuver ou refuser chaque élément.
Après avoir partagé votre devis, votre client utilisera les coches et les croix pour approuver ou refuser chaque élément ou un groupe d'éléments. Il peut également approuver, refuser ou réinitialiser tous les éléments.
Si votre client commet une erreur au cours du processus d'approbation, il peut sélectionner le bouton d'annulation pour rétablir l'élément ou le groupe d'éléments. Lorsqu'il a terminé, il peut cliquer sur « Soumettre et signer » / « Soumettre » en haut à droite.
Astuce de pro : si vous souhaitez consulter la vue du client sur le processus d'approbation ou de refus avant d'envoyer le document, cliquez sur « Voir l'aperçu » en haut à droite de votre document, puis copiez le lien partageable. Collez ensuite le lien dans votre navigateur et vous verrez le document comme si vous étiez le client.
Comment approuver ou refuser des éléments ?
Si vous souhaitez approuver ou refuser des éléments au nom de votre client, vous pouvez le faire directement dans la colonne « Statut » de votre document. Pour les éléments en attente, il vous suffit de sélectionner le statut « En cours » et un menu déroulant apparaît pour vous permettre de passer au statut « Validé » ou « Refusé ».
Vous pouvez également approuver ou refuser des éléments depuis le menu déroulant « Actions ». Sélectionnez « Approuver par ligne » dans le menu.
Vous accédez à un écran dans lequel vous pouvez passer en revue et approuver ou refuser chaque élément, groupe d'éléments ou tous les éléments à la fois.
En bas de cet écran, vous pouvez soit cliquer sur le bouton « Sauvegarder » pour un enregistrement temporaire, soit cliquer sur le bouton « Sauvegarder et soumettre » pour finaliser les approbations, ce qui verrouille la possibilité d'approuver ou de refuser d'autres éléments du document.
Comment les règlements prévus fonctionnent-ils avec l'approbation par ligne ?
Si vous avez déjà configuré des règlements prévus et qu'un élément a été refusé, ces règlements seront automatiquement recalculés sur la base d'un pourcentage.
Exemple : supposons que votre document comporte cinq éléments d'un montant total de 1 500 €, répartis en trois échéances de 500 €, et que votre client refuse un élément d'une valeur de 300 €. Le total est alors automatiquement ajusté à 1 200 €.
Les règlements prévus s'élevaient à un total de 1 500 €, le total ajusté sera donc automatiquement divisé en trois échéances d'un montant mis à jour de 400 € chacune.
Si vous préférez configurer vos paiements différemment, vous avez également la possibilité d'ajuster manuellement les règlements prévus avant l'approbation de votre document.