Comment éviter les doublons dans le rapport de commandes ?

Si vous voyez des éléments en double dans votre rapport de commandes, plusieurs raisons peuvent l'expliquer. Nous allons voir comment les éléments sont ajoutés au rapport et quoi faire si un même élément apparaît plusieurs fois. Voici les causes les plus fréquentes :

1. Vous avez ajouté le même élément depuis « Dans ce projet » et « Dans ma bibliothèque ».
2. Vous avez créé des documents à partir de zéro au lieu de convertir des éléments existants.
3. Vous avez cliqué plusieurs fois sur le même élément dans le panneau latéral.

1. Vous avez ajouté le même élément depuis « Dans ce projet » et « Dans ma bibliothèque »

Les éléments du rapport de commandes peuvent provenir de différentes sources, notamment des planches d'ambiance, shopping listes, devis, factures et du Clipper. La première fois que vous ajoutez un élément à un projet, il apparaît dans le rapport de commandes, ainsi que dans « Mes éléments, sous « Dans ce projet » ou « Dans {nom de la pièce} ». Pour éviter de créer des doublons lorsque vous passez à l'étape suivante (par exemple une shopping liste ou un document comptable), ajoutez les éléments directement depuis « Dans ce projet » ou « Dans {nom de la pièce} », et non depuis « Dans ma bibliothèque ».

2. Vous avez créé des documents à partir de zéro au lieu de convertir des éléments

Lorsque vous créez vos documents manuellement plutôt qu'en convertissant les éléments du document ou de l'outil précédent, le risque d'erreurs et de doublons augmente. Nous vous recommandons de convertir directement les éléments d'un document à l'autre (par exemple : shopping liste → devis → facture → bon de commande). Vous créerez ainsi des documents liés entre eux, tout en limitant les manipulations manuelles et les risques de duplication.

3. Vous avez cliqué plusieurs fois sur un élément dans le panneau latéral

Il est facile de cliquer plusieurs fois sur un même élément, notamment lorsque vous travaillez sur une planche d'ambiance et souhaitez afficher plusieurs exemplaires d'un même produit pour des raisons esthétiques ou de symétrie. Plutôt que d'ajouter plusieurs fois le même élément depuis « Mes éléments » ou la section « Source », ajoutez-le une seule fois, puis dupliquez-le. Vous pouvez également passer à la section « Dans ce projet » pour ajouter des occurrences supplémentaires du même élément.

Quelle est la différence entre « Dans ce projet » et « Dans votre bibliothèque » ?

« Dans ce projet » contient les éléments associés au projet dans lequel vous travaillez actuellement. Vous pouvez y retrouver rapidement tous les éléments déjà ajoutés aux documents ou aux outils de conception et de sélection de ce projet.

« Dans {nom de la pièce} » et « Dans aucun espace » : si vous avez déjà créé des pièces dans votre projet, vous verrez une section correspondant à la pièce à laquelle la planche d'ambiance ou la shopping liste actuelle est associée (par exemple « Dans cuisine »), ainsi qu'une section « Dans aucun espace ». Ces deux sections regroupent uniquement les éléments appartenant au projet en cours.

« Dans votre bibliothèque » contient l'ensemble de vos éléments, tous projets confondus, y compris ceux qui ne sont associés à aucun projet.

Comment les éléments sont-ils ajoutés aux éléments du projet ?

La première fois que vous ajoutez un élément à un projet, que ce soit depuis une planche d'ambiance, une shopping liste, un document comptable ou via le Clipper, il est automatiquement ajouté à la section « Dans ce projet » de « Mes éléments ».

Les éléments peuvent être ajoutés de deux façons :

• manuellement, par exemple en associant un élément à un projet lors de son ajout avec le Clipper ;
• directement depuis votre bibliothèque principale, qui regroupe tous les éléments déjà enregistrés dans le système.

Une fois qu'un élément a été utilisé dans un projet, utilisez toujours la section « Dans ce projet » pour l'ajouter à un autre document ou à une autre fonctionnalité du même projet. Évitez de le réutiliser depuis « Dans votre bibliothèque », afin de prévenir la création de doublons dans le rapport de commandes.

Où trouver les éléments de votre projet ?

Planches d'ambiance : dans une planche d'ambiance, accédez à la section « Dans ce projet » sous « Mes éléments », dans le panneau situé à droite. Si vous avez déjà créé des pièces dans votre projet, vous pourrez également voir une section correspondant à la pièce associée à la planche d'inspiration en cours (par exemple « Dans cuisine »), ainsi qu'une section « Dans aucun espace ». Ces deux sections regroupent les éléments de votre projet.

Shopping listes : Dans une shopping liste, accédez aux éléments de votre projet depuis « Mes éléments », dans le panneau situé à droite. Vous y trouverez une section correspondant à la pièce à laquelle la shopping liste actuelle est associée (par exemple « Dans cuisine »), ainsi qu'une section « Dans aucun espace ». Ces deux sections regroupent les éléments de votre projet.

Documents comptables : Dans un document, tel qu'un devis ou une facture, cliquez sur « Mes éléments » dans le panneau situé à droite. Vous y trouverez la section « Dans ce projet », qui regroupe les éléments associés au projet en cours.

Comment supprimer les doublons du rapport de commandes ?

Pour supprimer ou masquer les doublons dans le rapport de commandes, plusieurs options s'offrent à vous :

• supprimer directement le ou les éléments depuis le rapport de commandes ;
• masquer les éléments à l'état de brouillon à l'aide des filtres du rapport de commandes ;
• supprimer directement le ou les éléments depuis une fonctionnalité ou un document (uniquement pour certaines fonctionnalités).

Supprimer directement un élément depuis le rapport de commandes

Depuis le rapport de commandes, utilisez l'icône de la corbeille située à gauche d'un élément pour le supprimer. L'élément doit être à l'état de brouillon : les éléments déjà associés à un ou plusieurs documents ne peuvent pas être supprimés. Si l'élément est à l'état de brouillon et qu'il est associé à une shopping liste (vous pouvez le vérifier dans la colonne Détails), il sera également supprimé de la shopping liste lorsque vous le supprimerez du rapport de commandes.

Masquer les éléments en brouillon dans le rapport de commandes

Si vous préférez masquer les éléments en double plutôt que de les supprimer définitivement, vous pouvez utiliser le filtre situé en haut du rapport de commandes. Dans la section « Statut du document », désactivez l'affichage des éléments « Brouillon » afin de masquer les doublons correspondants.

Supprimer un/des éléments directement depuis une fonctionnalité ou un document

Vous pouvez supprimer des éléments depuis toutes les fonctionnalités et tous les documents. Cependant, dans la plupart des cas, ils resteront présents dans les éléments du projet et dans le rapport de commandes. La seule fonctionnalité permettant de supprimer un élément à la fois des éléments du projet et du rapport de commandes est les shopping liste.

Shopping listes : Depuis une shopping liste, cliquez sur les trois points situé en haut à droite de l'élément, puis sélectionnez « Supprimer du projet ». Cette action supprime l'élément de la shopping liste, mais également des éléments du projet et du rapport de commandes. Cette option est uniquement disponible pour les éléments refusés ou à l'état de brouillon.

Planches d'ambiance : Depuis une planche d'ambiance, vous pouvez supprimer un élément en sélectionnant l'option « Supprimer » après avoir cliqué sur l'élément. Cette action supprime uniquement l'élément de la planche d'ambiance. Il restera disponible dans les éléments du projet ainsi que dans le rapport de commandes. Si vous souhaitez également le supprimer du rapport de commandes, vous devrez le supprimer directement depuis celui-ci.

Documents : Depuis un document (devis, facture, etc.), vous pouvez supprimer un élément du document en utilisant l'option « Supprimer » après avoir sélectionné l'élément, ou en cliquant sur « Supprimer » dans le menu des trois points situé à droite. Cette action supprime uniquement l'élément du document. Il restera disponible dans les éléments du projet ainsi que dans le rapport de commandes. Vous pourrez ensuite le supprimer directement depuis le rapport de commandes, une fois qu'il ne sera plus associé à aucun document.