Comment créer une liste de contrôle sur Houzz Pro ?
La liste de contrôle de Houzz Pro sert de point central pour suivre les tâches restantes sur un projet et garantir leur achèvement. Elle permet à votre équipe de s'assurer que chaque élément est finalisé, vous offrant ainsi la tranquillité nécessaire pour conclure votre projet sereinement. Les éléments de la liste, comme les tâches, peuvent être attribués à des parties prenantes avec une date d'échéance et peuvent même exiger l'envoi d'une photo pour valider leur réalisation. Découvrez comment créer et utiliser une liste de contrôle pour clôturer efficacement votre projet.
Créer une liste de contrôle
Les listes de contrôle sont spécifiques à chaque projet. Pour y accéder et en créer une, vous devez donc vous trouver dans un projet individuel. À partir de la page d'aperçu du projet, cliquez sur « Tâches et liste de contrôle » dans le menu de gauche. Cliquez ensuite sur l'onglet « Liste de contrôle » en haut de la page.
Pour ajouter une nouvelle tâche à la liste de contrôle, cliquez sur « Nouvelle tâche » en haut à droite de la page ou sur « Ajouter une tâche » en bas d'une liste existante. Ajoutez le titre de la tâche, cliquez sur la coche ou appuyez sur Entrée sur votre clavier.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l'utilisation des tâches dans Houzz Pro, consultez cet article.
Vous pouvez maintenant ajouter un responsable et une échéance en cliquant sur les icônes correspondantes sur la ligne de la tâche en question, ou vous pouvez cliquer sur l'icône du crayon pour ouvrir une fenêtre contenant plus de détails comme un lien vers le planning, la description, une pièce jointe et plus.
Cliquez sur le bouton en bas de la fenêtre pour demander aux responsables d'ajouter une photo avant qu'ils ne puissent marquer la tâche comme terminée.
Exporter et partager une liste de contrôle
Les responsables pourront consulter et marquer leurs tâches de la liste de contrôle comme terminées de leur côté dans Houzz Pro, mais vous pouvez également exporter la liste complète, ou une version filtrée, dans plusieurs formats pour l'imprimer ou l'envoyer par e-mail.
Pour exporter toute une liste de contrôle, assurez-vous qu'aucun filtre n'est appliqué, puis cliquez sur le menu « Actions » en haut de la page et sélectionnez « Tout exporter en...».
Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez sélectionner le format du fichier que vous souhaitez (PNG, PDF, CSV, XLXS) et cliquez sur « Exporter ».
Pour exporter des tâches spécifiques, cochez les cases à gauche de celles que vous voulez et cliquez sur « Exporter en » en haut de la liste des tâches.
Vous pouvez également utiliser les filtres en haut de la page, puis cliquer sur le menu « Actions » en haut de la page et sur « Tout exporter en...» .
Ajouter la liste de contrôle au planning
Une fois votre liste de contrôle créée pour un projet, ajoutez-les à votre planning pour respecter les échéances. Vous pouvez soit l'intégrer à une planning existant, soit en créer un nouveau.
Ajouter la liste de contrôle à un planning existant
Pour ajouter toutes les tâches d’un coup, cochez la case permettant de tout sélectionner en haut à gauche de votre liste. Pour exclure une tâche, décochez simplement sa case. Vous pouvez aussi sélectionner manuellement les tâches à ajouter en cochant leurs cases.
Cliquez ensuite sur « Ajouter au planning » en haut de votre liste de tâches. Vous pouvez également cliquer sur le menu « Actions », puis sur « Ajouter au planning » dans le menu déroulant.
Après avoir cliqué sur « Ajouter au planning », deux options s'offrent à vous. Vous pouvez créer un nouvel élément du planning. Dans ce cas, vous devrez ajouter un nom et assigner l'élément à une phase existante. Si nécessaire, vous pouvez également créer une nouvelle phase. Vous pouvez sinon ajouter la/les tâche(s) à un élément existant. Il vous suffit de sélectionner l'élément voulu dans le menu déroulant puis de cliquer sur « Terminé ».
Votre planning affichera alors toute la liste de contrôle. Les tâches avec une date d’échéance apparaissent à la date correspondante, tandis que celles sans échéance s’affichent en haut du planning. Vous pouvez facilement les déplacer en les faisant glisser vers la date souhaitée ou en modifiant la date dans leurs détails. Dans ces détails, vous pouvez également ajouter une description, des images, marquer la tâche comme terminée, et bien plus encore.
Ajouter la liste à un nouveau planning
Si vous n’avez pas encore de planning et que votre liste de contrôle contient au moins cinq tâches, une bannière s’affichera en haut de la liste. Sélectionnez les tâches à ajouter en cochant les cases correspondantes, puis cliquez sur « Ajouter des tâches au planning ». Remarque : si aucune case n’est cochée, toutes les tâches seront automatiquement ajoutées au planning.
(Vous pouvez également ajouter des tâches via le bouton « Ajouter au planning », situé en haut de la liste ou dans le menu déroulant « Actions ».)
Après avoir sélectionné le bouton « Ajouter des tâches au planning », donnez un nom à votre élément du planning, puis cliquez sur « Terminé ».
Votre planning affichera alors toute la liste de contrôle. Les tâches avec une date d’échéance apparaissent à la date correspondante, tandis que celles sans échéance s’affichent en haut du planning. Vous pouvez facilement les déplacer en les faisant glisser vers la date souhaitée ou en modifiant la date dans leurs détails. Dans ces détails, vous pouvez également ajouter une description, des images, marquer la tâche comme terminée, et bien plus encore.
Publier la liste de contrôle sur le Portail client
Lorsque vous créez une liste de contrôle, vous pouvez facilement la partager avec vos clients en la publiant sur le Portail client. Cela permet à vos clients de voir les mises à jour concernant les dernières tâches en attente sur leur projet.
Pour la partager, cliquez sur l’icône « Projets » dans la navigation de gauche, puis sélectionnez le projet concerné. Cliquez sur « Tâches et liste de contrôle » dans le menu de gauche.
Une fois sur cette page, sélectionnez l’onglet « Liste de contrôle » en haut, puis cliquez sur « Partager ».
Un nouvel écran apparaîtra, où vous pourrez ajuster les paramètres de partage de votre liste de contrôle. Sélectionnez « Publié » si vous souhaitez que votre client puisse la consulter.
Vous pourrez toujours revenir plus tard dans les paramètres de partage et la retirer du Portail client si nécessaire.
La liste de contrôle apparaîtra automatiquement dans le Portail client de ce projet.
Autoriser les clients à ajouter des tâches à la liste de contrôle
En plus de partager la liste de contrôle dans le Portail client, vous pouvez également donner à vos clients la possibilité d’y ajouter des éléments (votre client devra d’abord avoir accès au Portail client). Cela est utile si vous souhaitez recueillir les retours du client sur ce qui doit être ajusté et/ou terminé à la fin d’un projet.
Pour commencer, cliquez sur le menu déroulant « Actions » en haut de la page « Tâches et liste de contrôle » du projet, puis sélectionnez « Paramètres du client ».
Cochez la case si vous souhaitez donner à ce client la possibilité d’ajouter des tâches à la liste de contrôle et cliquez sur « Sauvegarder ».
Une fois cette option activée, votre client pourra ajouter de nouvelles tâches à la liste de contrôle directement depuis le Portail client.