Comment créer et gérer vos tâches ?
Les tâches vous permettent de contrôler le déroulement de vos projets et de vos demandes. Vous pouvez attribuer des tâches aux membres de votre équipe, aux sous-traitants et aux clients, et leur envoyer des notifications concernant les tâches nouvelles, mises à jour ou terminées. Dès qu'ils accomplissent une tâche, vous en êtes informé(e) pour connaître à tout moment l'état d'avancement des tâches.
Vous pouvez accéder à vos tâches via la Gestion des tâches, ainsi que dans les demandes et projets individuels, sur le site et l'application Houzz Pro.
Aperçu de la Gestion des tâches
Vous pouvez visualiser toutes vos tâches dans tous les projets et les demandes à partir de votre Gestion des tâches. C'est un endroit idéal pour avoir une vue d'ensemble de tous vos projets/demandes et de leur état d'avancement.
Pour accéder à la Gestion des tâches, cliquez sur l'icône « Rechercher » dans la barre de navigation de gauche et sélectionnez « Gestion des tâches » sous « Gestion ».
De là, vous pourrez visualiser les détails de toutes les tâches de manière organisée, notamment les responsables, la date d'échéance, le statut et le nom du projet ou de la demande. Les tâches sont classées par date d'échéance, les tâches en retard étant surlignées en rouge, les tâches à venir en jaune et les tâches futures en noir.
Vous pouvez rechercher toutes les tâches en saisissant le texte dans la barre de recherche, trier les tâches dans le menu déroulant de tri, ou les filtrer par statut, responsable, projet/demande ou membre.
Liste des tâches dans un projet
Si vous préférez vous concentrer sur un projet spécifique, vous pouvez également gérer facilement vos tâches sur la page d'aperçu du projet.
Cliquez sur l'icône « Projets » dans la barre de navigation de gauche et sélectionnez le projet concerné. Une fois dans le projet, sélectionnez « Tâches » dans le menu de gauche.
Dans la liste des tâches du projet, vous pourrez consulter les détails de toutes les tâches de ce projet de manière organisée, notamment les responsables, la date d'échéance et le statut.
Vous pouvez rechercher toutes les tâches en saisissant le texte dans la barre de recherche, trier les tâches dans le menu déroulant de tri, ou les filtrer par statut, responsable ou membre.
Des rappels sur les tâches à venir sont affichés dans tout Houzz Pro pour que vous n'oubliiez rien. Vous pouvez rapidement voir toutes les tâches à venir dans la section « À faire » de votre page d'accueil Houzz Pro.
Liste des tâches dans une demande de projet
Pour consulter les tâches d'une demande de projet spécifique, cliquez sur l'icône « Demandes » dans la barre de navigation de gauche et sélectionnez la demande concernée. Une fois dans la demande, sélectionnez « Tâches » dans le menu de gauche.
Dans la liste des tâches de la demande, vous pourrez consulter les détails de toutes les tâches de cette demande de manière organisée, notamment les responsables, la date d'échéance et le statut.
Vous pouvez rechercher toutes les tâches en saisissant le texte dans la barre de recherche, trier les tâches dans le menu déroulant de tri, ou les filtrer par statut, responsable ou membre.
Des rappels sur les tâches à venir sont affichés dans tout Houzz Pro pour que vous n'oubliiez rien. Tout comme pour les projets, vous pouvez rapidement voir toutes les tâches à venir dans la section « À faire » de votre page d'accueil Houzz Pro.
Pour les demandes individuelles, vous verrez également les échéances des tâches à venir dans la section « À venir » de la vue d'ensemble de la demande de projet (comme illustré ci-dessous).
Enfin, vous pouvez voir les rappels de tâches des demandes dans la section « Toutes les demandes ».
Ajouter une nouvelle tâche
Dans la Gestion des tâches : pour ajouter une nouvelle tâche dans la Gestion des tâches, cliquez sur le bouton « Nouvelle tâche » en haut à droite de votre écran.
Un nouveau panneau s'affiche à droite, dans lequel vous pouvez saisir tous les détails de la tâche. Ajoutez le nom de la tâche, assignez-la à un projet ou une demande spécifique, fixez une date d'échéance, attribuez-la à un membre de l'équipe ou à un client, fournissez une description et ajoutez des pièces jointes, le cas échéant. Vous pouvez également marquer la tâche comme terminée en haut à gauche.
Votre tâche s'affichera automatiquement dans la Gestion des tâches, ainsi que sous les tâches de cette demande ou de ce projet spécifique.
Dans un projet ou une demande : pour ajouter une nouvelle tâche au sein d'un projet ou d'une demande, cliquez sur « Ajouter une tâche » en bas de votre liste ou sur « Nouvelle tâche » en haut à droite de votre page.
Une nouvelle ligne vierge apparaît dans votre liste de tâches. Saisissez le nom de la tâche et sélectionnez l'icône de la coche. Lorsque vous aurez terminé, votre tâche s'affichera automatiquement dans votre liste de tâches, ainsi que dans la Gestion des tâches. Vous pourrez alors en modifier les détails si nécessaire.
Pour créer rapidement des tâches dans une demande de projet, vous pouvez également cliquer sur l'icône « Tâches » dans la section « Création rapide » de la vue d'ensemble de votre demande de projet.
Modifier une tâche
Une fois que vous avez créé une tâche, vous pouvez facilement en modifier les détails en cliquant sur l'icône en forme de crayon située à côté de la tâche concernée.
Un menu s'affiche à droite pour vous permettre de modifier le nom de la tâche, la date d'échéance, la description, le lien vers votre planning et d'ajouter des pièces jointes, le cas échéant.
Dans l’onglet Historique de cette tâche, vous pouvez consulter l’historique des actions liées à cette tâche spécifique. Les actions affichées ici incluent la création de la tâche, la modification de la date d’échéance, l’attribution de la tâche à une personne ainsi que le marquage de la tâche comme terminée.
Attribuer une tâche
En mode « Modifier », vous pouvez également attribuer des tâches à un membre de l'équipe, à un sous-traitant ou à un client dans la liste déroulante des destinataires. Sélectionnez l'onglet correspondant - « Membres de l'équipe » ou « Clients et sous-traitants » - puis choisissez parmi une liste de personnes existantes, ou invitez un nouveau collaborateur au bas de l'écran.
Lorsque vous attribuez une tâche à un client, un autre menu déroulant apparaît, dans lequel vous pouvez définir la tâche comme étant privée ou partagée. S'il s'agit d'une tâche privée, le client ne pourra pas la voir - elle ne sera visible que par vous. Si elle est partagée, le client sera informé de la tâche et pourra la consulter dans le portail client.
Si vous créez, modifiez ou terminez une tâche, le responsable recevra une notification par e-mail (à moins que vous ne décidiez de ne pas la partager avec le client). Si un membre de l'équipe, un sous-traitant ou un client modifie ou termine la tâche, vous recevrez une notification.
Si vous souhaitez modifier les notifications de tâches, vous pouvez le faire dans le Centre de notifications. Consultez cet article pour en savoir plus.
Voici un exemple d'e-mail pour une tâche attribuée à un client.
Ajouter des commentaires à une tâche
Dans les détails de la tâche, vous pouvez également ajouter des commentaires pour votre client et/ou votre équipe si nécessaire. Pour ajouter un commentaire, cliquez sur l'onglet « Commentaires » ou sélectionnez l'icône de commentaire. Vous pouvez choisir d'ajouter un commentaire pour votre client ou votre équipe.
Saisissez votre commentaire dans la zone de texte et cliquez sur « Ajouter ». Votre client ou le membre de votre équipe sera alors averti et pourra répondre directement.
Remarque : pour que le commentaire soit visible, vous devez attribuer la tâche à votre client et vous assurer qu'elle est partagée sur le portail client. Pour les membres de l'équipe ou les sous-traitants, vous devez les inviter sur le projet et leur attribuer la tâche.
Supprimer une tâche
Il existe deux façons de supprimer une tâche. Vous pouvez :
- Cocher la case à gauche de la tâche concernée, puis cliquer sur « Supprimer » en haut de la liste.
- Cliquer sur l'icône des trois points à droite de la tâche concernée, puis sur « Supprimer ». Vous pouvez également la renommer, la dupliquer ou la marquer comme terminée.
Dans la section des tâches d'un projet ou d'une demande spécifique, vous pouvez également supprimer toutes vos tâches pour ce projet ou cette demande d'un coup. Il vous suffit de cliquer sur « Actions » et de sélectionner « Tout supprimer » dans le menu déroulant.
Exporter une tâche
Vous pouvez exporter une liste des tâches pour tous les projets/demandes depuis votre Gestion des tâches, ou vous pouvez exporter une liste depuis un projet ou une demande individuelle.
Pour y accéder, ouvrez la Gestion des tâches ou la section des tâches du projet ou de la demande concernée. Pour exporter des tâches spécifiques, cochez la case à côté des tâches concernées et cliquez sur « Exporter en » en haut de la liste.
Pour exporter toute une liste de tâches, cliquez sur le bouton « Actions », puis sur « Exporter en... ».
Sélectionnez le format PDF, PNG, CSV ou XSLX puis cliquez sur « Exporter » sur la nouvelle fenêtre qui s'affiche. Vous pouvez alors télécharger votre liste des tâches et enregistrer et/ou imprimer le fichier selon vos besoins.
Vous avez également la possibilité de créer des modèles de tâches dans Houzz Pro pour gagner en temps et en efficacité. Consultez cet article pour en savoir plus.
Vous souhaitez créer des tâches sur l'application mobile ? Consultez cet article pour en savoir plus.
Ajouter des tâches au planning
Une fois vos tâches créées pour un projet ou une demande, ajoutez-les à votre planning pour respecter les échéances. Vous pouvez soit les intégrer à une planning existant, soit en créer un nouveau.
Ajouter les tâches à un planning existant
Pour ajouter toutes les tâches d’un coup, cochez la case permettant de tout sélectionner en haut à gauche de votre liste. Pour exclure une tâche, décochez simplement sa case. Vous pouvez aussi sélectionner manuellement les tâches à ajouter en cochant leurs cases.
Cliquez ensuite sur « Ajouter au planning » en haut de votre liste de tâches. Vous pouvez également cliquer sur le menu « Actions », puis sur « Ajouter au planning » dans le menu déroulant.
Après avoir cliqué sur « Ajouter au planning », deux options s'offrent à vous. Vous pouvez créer un nouvel élément du planning. Dans ce cas, vous devrez ajouter un nom et assigner l'élément à une phase existante. Si nécessaire, vous pouvez également créer une nouvelle phase. Vous pouvez sinon ajouter la/les tâche(s) à un élément existant. Il vous suffit de sélectionner l'élément voulu dans le menu déroulant puis de cliquer sur « Terminé ».
Votre planning affichera alors toutes vos tâches existantes. Les tâches avec une date d’échéance apparaissent à la date correspondante, tandis que celles sans échéance s’affichent en haut du planning. Vous pouvez facilement les déplacer en les faisant glisser vers la date souhaitée ou en modifiant la date dans leurs détails. Dans ces détails, vous pouvez également ajouter une description, des images, marquer la tâche comme terminée, et bien plus encore.
Ajouter les tâches à un nouveau planning
Si vous n’avez pas encore de planning et que votre liste contient au moins cinq tâches, une bannière s’affichera en haut de la liste. Sélectionnez les tâches à ajouter en cochant les cases correspondantes, puis cliquez sur « Ajouter des tâches au planning ». Remarque : si aucune case n’est cochée, toutes les tâches seront automatiquement ajoutées au planning.
(Vous pouvez également ajouter des tâches via le bouton « Ajouter au planning », situé en haut de la liste ou dans le menu déroulant « Actions ».)
Après avoir sélectionné le bouton « Ajouter des tâches au planning », donnez un nom à votre élément de planification, puis cliquez sur « Terminé ».
Votre planning affichera alors toutes vos tâches existantes. Les tâches avec une date d’échéance apparaissent à la date correspondante, tandis que celles sans échéance s’affichent en haut du planning. Vous pouvez facilement les déplacer en les faisant glisser vers la date souhaitée ou en modifiant la date dans leurs détails. Dans ces détails, vous pouvez également ajouter une description, des images, marquer la tâche comme terminée, et bien plus encore.
Pour en savoir plus l'élaboration d'un planning, consultez cet article.
Plus de ressources
Dans Houzz Pro, vous avez la possibilité de créer des modèles de tâches, ce qui vous permettra de gagner en temps et en efficacité. Pour en savoir plus, consultez cet article.
Si vous souhaitez créer des tâches sur l'application mobile, consultez cet article pour en savoir plus.