Comment créer des contrats dans Houzz Pro ?

La fonctionnalité Contrats de Houzz Pro est un outil performant qui vous permet de gérer en toute simplicité des contrats juridiquement contraignants. Importez rapidement des contrats existants, utilisez l’un de nos modèles ou créez le vôtre de A à Z, puis personnalisez-le facilement grâce à notre éditeur intuitif et aux fonctionnalités de Texte intelligent. Offrez à vos clients, fournisseurs et sous-traitants la sécurité d’un contrat professionnel, tout en bénéficiant de la tranquillité d’esprit que procurent des accords signés à chaque étape de vos projets.

Créer un nouveau contrat

Vous pouvez créer un nouveau contrat à partir d’un modèle, en important un fichier PDF existant ou en partant de zéro. Pour cela, cliquez sur l’icône « Contrat » dans la section « Créer » de votre page d’accueil, ou rendez-vous dans la section « Contrats » d’un projet ou d'une demande, puis cliquez sur « Nouveau contrat » en haut à droite. Ces deux options ouvrent un menu vous permettant de choisir la méthode de création : « De zéro », « Importer » ou « À partir d'un modèle ».

À partir d'un modèle

Pour créer un contrat à partir d'un modèle, cliquez sur « À partir d'un modèle » dans le menu déroulant « Nouveau contrat ». Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur « Créer » pour en sélectionner un.

Votre nouveau contrat sera créé à partir du modèle. Renseignez les informations demandées et personnalisez le contenu en fonction des détails du projet.

Importer un contrat

Pour importer un contrat existant, cliquez sur « Importer » dans le menu déroulant « Nouveau contrat ». Le navigateur de votre système s’ouvrira afin que vous puissiez choisir le fichier à importer. Votre contrat sera ensuite converti en un format modifiable, vous permettant de le mettre à jour et de le personnaliser selon vos besoins.

À partir de zéro

Pour créer un contrat à partir de zéro, cliquez sur « De zéro » dans le menu déroulant « Nouveau contrat ». Un contrat vierge s’ouvrira, que vous pourrez établir librement en utilisant les différentes options de personnalisation disponibles dans l’outil. Vous pouvez saisir directement le texte de votre contrat sur la page, ou copier-coller du contenu depuis Word, des PDF ou Google Docs.

Ajouter un destinataire

Après avoir créé votre contrat en utilisant l’une des méthodes ci-dessus, vous devez ajouter un destinataire. Le faire avant de commencer à personnaliser le contrat vous permettra de profiter pleinement de certaines fonctionnalités, comme le texte intelligent. Cliquez sur « + Ajouter un destinataire » en haut à gauche du contrat pour choisir soit le client, un fournisseur ou un sous-traitant depuis l’onglet correspondant.

Si vous envoyez un contrat à un sous-traitant, celui-ci devra être invité au projet. S’il n’a pas encore été invité, vous verrez « Accorder l’accès » à côté de son nom. En cliquant dessus, une fenêtre d’invitation s’ouvrira avec la possibilité d’ajouter un message à l’invitation au projet.

Personnaliser le contenu

Avec notre éditeur intuitif, vous pouvez personnaliser votre contrat en quelques clics, notamment formater le texte, ajouter un logo et insérer des éléments de texte intelligent.

Ajouter un logo

Les logos seront ajoutés par défaut aux nouveaux contrats (créés de zéro). Si vous retirez le logo, les contrats futurs ne contiendront pas votre logo et il faudra l’ajouter manuellement. Pour ajouter votre logo manuellement, cliquez sur le contrat à l’endroit où vous souhaitez le placer, puis cliquez sur l’icône Images dans la barre d’outils en haut, survolez « Insérer un logo » et sélectionnez votre logo.

Une fois ajouté, vous pouvez redimensionner le logo en le sélectionnant et en faisant glisser les coins ou les côtés pour l’agrandir ou le réduire. Vous pouvez également cliquer et faire glisser l’ensemble du logo pour le déplacer à un autre endroit dans le contrat.

Conseil : Une fois que vous avez déplacé ou redimensionné votre logo à l’emplacement souhaité, enregistrez le contrat comme modèle afin qu’il soit toujours parfaitement placé.

Images

Pour ajouter une image, cliquez sur le contrat à l’endroit où vous souhaitez l’insérer, puis cliquez sur l’icône de l'image dans la barre d’outils en haut de l’écran. Vous pouvez ensuite soit sélectionner « Ajouter une image à partir des fichiers » pour choisir parmi les fichiers et photos existants du projet, soit « Importer depuis l'ordinateur ».

Une fois l’image insérée, vous pouvez en modifier la taille en la sélectionnant puis en faisant glisser les coins ou les côtés pour l’agrandir ou la réduire. Vous pouvez également cliquer sur l’image et la faire glisser pour la déplacer à un autre endroit du contrat.

Mise en forme du texte

Utilisez la barre d’outils de mise en forme située en haut de votre contrat pour ajouter des titres, créer des listes, surligner du texte, ajuster l’alignement, insérer des liens, et bien plus encore.

Conseil : Tous les titres ajoutés s’affichent automatiquement dans le plan situé à gauche de l’écran, facilitant ainsi la navigation dans le contrat, tant pour vous que pour votre destinataire.

Ajouter des cases à cocher et des listes de contrôle

Vous pouvez facilement ajouter une case à cocher, ou créer une liste de contrôle complète, dans un contrat en utilisant l’option « case à cocher » disponible dans le menu déroulant « Listes » de la barre de formatage. Cette fonctionnalité est idéale pour faire approuver certains termes spécifiques du contrat par votre client, fournisseur ou sous-traitant.

Par défaut, seules les cases à cocher peuvent être sélectionnées par le professionnel, mais vous avez la possibilité d’autoriser les destinataires à les cocher (voir plus bas).

Pour permettre aux destinataires de cocher les cases lorsqu’ils consultent leur contrat, assurez-vous de cocher l’option « Permettre au(x) destinataire(s) de cocher des cases » dans l’écran d’envoi.

Si cette case est cochée, le destinataire peut cliquer pour cocher un élément et utiliser la fonction de commentaires en haut de la page pour ajouter des détails si nécessaire.

Texte intelligent

Utilisez nos champs de texte intelligent pour remplir automatiquement des informations telles que les coordonnées du client/fournisseur/sous-traitant, l’adresse du projet ou encore des données comptables (par exemple : le montant estimé). Le texte intelligent extrait ces informations directement des détails de votre projet, vous évitant ainsi de naviguer d’un écran à l’autre pour compléter votre contrat.

Pour insérer du texte intelligent, cliquez à l’endroit souhaité dans le texte ou sélectionnez le texte que vous souhaitez remplacer, puis ouvrez le menu texte intelligent en haut à droite. Vous pourrez alors choisir les informations à insérer automatiquement. En mode édition, le texte intelligent apparaîtra avec un style légèrement différent du texte classique — mais il s’affichera comme un texte normal lors de l'aperçu côté destinataire.

Enregistrer le contrat en tant que modèle

Gagnez du temps sur vos futurs projets en créant et en réutilisant des modèles de contrat. Pour ce faire, ouvrez le contrat que vous souhaitez transformer en modèle, puis cliquez sur le menu « Actions » en haut de la page et sélectionnez « Enregistrer en tant que modèle ».

Ajoutez un nom pour le retrouver facilement et cliquez sur « Sauvegarder ».

Tous vos modèles se trouvent sur la page des Modèles, sous l'icône « Entreprise » du menu de gauche.

Signatures et initiales

Notre fonctionnalité de signature électronique garantit que vos contrats ont une valeur légale. Il n’existe aucune différence juridique entre la façon dont les contrats et les devis sont signés. Le choix du type de document sur lequel recueillir une signature et/ou des initiales dépend donc simplement de votre préférence.

Par défaut, les contrats incluent des espaces de signature pour l’entreprise et le destinataire (client/fournisseur/sous-traitant) au bas du document. Vous pouvez les supprimer en cliquant sur l'icône de la corbeille.

Insérer des signatures et initiales

Pour ajouter des signatures ou des initiales dans un contrat, ouvrez le panneau « Signatures » en haut à droite du document. Cliquez dans le contrat à l’endroit où vous souhaitez insérer la signature ou les initiales, puis cliquez sur « Ajouter » à côté de l’option de signature électronique souhaitée. La description sous chaque signature/initiale peut être personnalisée selon vos besoins en cliquant simplement dans le champ.

Contrats signés

Lorsque le destinataire signe le contrat, la date est ajoutée automatiquement, et une copie signée est envoyée à vous (le professionnel), à tout administrateur, ainsi qu’au destinataire. De plus, une copie PDF du contrat signé est automatiquement ajoutée aux fichiers et dossiers du projet, accessible depuis le Portail client, le Portail sous-traitant et dans la liste des contrats, comme illustré ci-dessous.

Partager un contrat avec un client, fournisseur et sous-traitant

Une fois votre contrat prêt, vous pouvez choisir parmi plusieurs méthodes pour l’envoyer à votre destinataire. Pour cela, cliquez sur « Voir l'aperçu » en haut du contrat.

Assurez-vous que l'aperçu est correct, car c'est exactement ainsi que le destinataire verra le contrat. Si tout semble correct, vous pouvez choisir de télécharger un PDF à envoyer, de copier un lien à partager ou de l'envoyer directement depuis Houzz Pro.

Si vous l'envoyez directement depuis Houzz Pro, vous serez invité à remplir un message à envoyer avec le contrat. Pour joindre le contrat au format PDF dans l'e-mail, assurez-vous que la case est cochée. Cliquez sur « Envoyer » pour partager le contrat par e-mail.

Une fois le contrat envoyé, les destinataires pourront le consulter et le signer (le cas échéant). Les clients peuvent également laisser un commentaire sur le contrat, comme expliqué dans la section suivante.

Laisser un commentaire (uniquement sur les contrats client)

Une fois que vous avez envoyé le contrat au client, vous pouvez communiquer avec lui (et les membres de l'équipe) directement sur le document en utilisant la fonction de commentaire en haut du document. Cela vous permet de référencer facilement les détails du document dont vous pourriez discuter, et d'organiser les conversations. Pour en savoir plus, consultez cet article.

Consulter les notifications et l'historique d'activités

Vous recevrez des notifications lorsqu'un contrat est ouvert, consulté et signé. Toutes les actions pertinentes sont également enregistrées dans l'historique, qui se trouve au bas de chaque contrat, ce qui peut facilement être utilisé en cas de litige juridique si nécessaire.

Mettre en place des actions automatisées (uniquement sur les contrats client)

Respectez les échéances contractuelles et rationalisez les réponses aux contrats signés grâce à des actions automatisées. Cliquez sur l'icône de l'éclair en haut d'un contrat pour configurer des automatisations, notamment des rappels pour que le client révise un contrat et des messages de remerciement lorsqu'il signe. Vous pouvez activer/désactiver chaque option ou ouvrir les paramètres en cliquant sur « Modifier ».

Dans l'écran « Modifier les automatisations », vous pouvez personnaliser les messages qui sont envoyés - utilisez des attributs pour insérer automatiquement des informations sur le client et le projet. Vous pouvez ajuster le délai d'envoi d'un message automatisé à l'aide du menu déroulant. Cliquez sur « Sauvegarder » pour valider les modifications.

Voir tous les contrats

Vous pouvez consulter les contrats de tous les projets en vous rendant sur la page « Tous les contrats », qui se trouve sous l'icône « Rechercher » dans le menu de gauche. Vous pouvez y voir rapidement le statut de tous les contrats, ce qui vous permet d'assurer le suivi de ceux qui nécessitent une attention particulière. Utilisez les options de recherche et de filtre en haut de la page pour cibler des contrats spécifiques.