Comment supprimer ou archiver un document ?
Les documents comptables sur Houzz Pro peuvent être archivés ou supprimés, selon le statut du document. Les documents archivés et supprimés seront masqués aux clients et exclus des budgets et des résumés comptables.
Supprimer vs archiver
- Documents supprimés : peuvent être restaurés (si la fonctionnalité de récupération des documents est activée), mais les règlements prévus, les pièces jointes, les destinataires, ainsi que les liens avec les heures et les dépenses ne seront pas restaurés.
- Documents archivés : peuvent être consultés, dupliqués et modifiés à tout moment. Tous les postes, règlements prévus, pièces jointes, destinataires, ainsi que les liens avec les heures et les dépenses sont conservés.
Pour en savoir plus sur la restauration des documents, consultez la dernière section de cet article.
Les devis
Pour supprimer ou archiver un devis, le document doit avoir le statut Envoyé ou Brouillon. Les devis approuvés, refusés, payés, en partie payés, facturés et en partie facturés ne peuvent pas être archivés ou supprimés.
Vous pouvez supprimer ou archiver les devis ayant le statut Envoyé ou Brouillon en cliquant sur le menu « Actions » en haut de la page, puis sur « Archiver » ou « Supprimer ». Vous devrez ensuite confirmer votre choix.
Devis avec règlements : Les devis avec un ou plusieurs règlements effectués ne pourront pas être archivés ou supprimés. Pour archiver ou supprimer un devis payé ou en partie payé, vous devez d'abord supprimer les paiements.
Devis approuvés ou refusés : Si un devis a été entièrement approuvé ou refusé, vous devez d'abord le rouvrir pour édition afin de l'archiver ou le supprimer par la suite. Pour ce faire, cliquez sur le menu « Actions » en haut de la page et sélectionnez « Ouvrir à nouveau pour modifier », puis confirmez votre intention - cela supprimera tout statut d'approbation et les signatures électroniques.
Devis facturés : Si un devis a été en partie ou entièrement facturé, il ne peut pas être archivé ou supprimé tel quel. Vous devez soit archiver ou supprimer la ou les factures liées, soit supprimer les éléments de la ou des factures provenant du devis.
Les factures
Pour archiver ou supprimer une facture, le document doit avoir le statut Envoyé ou Brouillon - les factures payées, en partie payées et émises ne peuvent pas être archivées ou supprimées tel quel.
Vous pouvez archiver ou supprimer les factures ayant le statut Envoyé ou Brouillon en cliquant sur le menu « Actions » en haut de la page, puis sur « Archiver » ou « Supprimer ». Vous devrez ensuite confirmer votre choix et on vous rappellera de consulter votre comptable si vous avez déjà déposé la TVA sur celle-ci.
Remarque : Si la facture a été créée à partir d'un devis, les éléments de la facture seront renvoyés au(x) document(s) respectif(s).
Factures payées : Vous ne pouvez pas archiver ou supprimer les factures avec un ou plusieurs règlements effectués. Pour archiver ou supprimer une facture payée ou en partie payée, vous devez d'abord supprimer les paiements.
Factures émises : Vous ne pouvez pas archiver ou supprimer une facture émise même si elle est annulée. Pour plus d'informations, consultez ces articles :
Les bons de commande
Pour archiver ou supprimer un bon de commande, le document doit avoir le statut Envoyé ou Brouillon - les bons de commande payés, en partie payés et approuvés ne peuvent pas être archivés ou supprimés tel quel.
Vous pouvez archiver ou supprimer les bons de commande ayant le statut Envoyé ou Brouillon en cliquant sur le menu « Actions » en haut de la page, puis sur « Archiver » ou « Supprimer ». Vous devrez ensuite confirmer votre choix.
Bons de commande avec règlements : Vous ne pouvez pas archiver ou supprimer les bons de commande avec un ou plusieurs règlements effectués. Pour archiver ou supprimer un bon de commande payé ou en partie payé, vous devez d'abord supprimer les paiements.
Bons de commande approuvés : Si un bon de commande a été approuvé, vous devez d’abord le rouvrir en mode édition pour pouvoir le supprimer ou l’archiver. Pour cela, cliquez sur le menu « Actions » en haut de la page et sélectionnez « Ouvrir à nouveau pour modifier », puis confirmez que vous souhaitez le rouvrir. Cela supprimera toute approbation et toute signature électronique.
Les ordres de modification
Pour archiver ou supprimer un ordre de modification, le document doit avoir le statut Envoyé ou Brouillon — les ordres de modification payés, en partie payés et approuvés ne peuvent pas être archivés tel quel.
Vous pouvez archiver ou supprimer les ordres de modification ayant le statut Envoyé ou Brouillon en cliquant sur le menu « Actions », puis sur « Archiver » ou « Supprimer ». Vous devrez ensuite confirmer votre choix.
Ordres de modification avec règlements : Vous ne pouvez pas archiver ou supprimer les ordres de modification avec un ou plusieurs règlements effectués. Pour archiver ou supprimer un ordre de modification payé ou en partie payé, vous devez d'abord supprimer tous les paiements.
Ordres de modification approuvés : Si l'ordre de modification a été approuvé, vous devez d'abord le rouvrir pour édition afin de l'archiver ou le supprimer par la suite. Pour ce faire, cliquez sur le menu « Actions » en haut de la page et sélectionnez « Rouvrir pour édition », puis confirmez que vous souhaitez rouvrir — cela supprimera toute approbation et signatures électroniques.
Supprimer ou archiver plusieurs documents
Pour supprimer ou archiver plusieurs documents à la fois, accédez à la vue en liste du type de document concerné. Vous pouvez y accéder depuis le menu de gauche d'un projet ou via l'icône « Rechercher » dans la barre de navigation principale (Tous les devis, Toutes les factures, etc.). Cochez les cases à gauche des documents que vous souhaitez supprimer ou archiver. Une fois les documents sélectionnés, un menu s'affiche en bas de la page avec les options « Supprimer » et « Archiver ». Sélectionnez l'action souhaitée.
Vous serez invité à confirmer la suppression ou l'archivage des documents sélectionnés. Une fois l'action confirmée, tous les documents concernés (uniquement ceux dont le statut est « Envoyé » ou « Brouillon ») seront supprimés ou archivés. Les documents sélectionnés qui ne peuvent pas être supprimés ou archivés resteront inchangés.
Récupérer les documents supprimés ou archivés
Restaurer des documents supprimés
Si vous souhaitez pouvoir restaurer des documents supprimés, vous devez d'abord activer la fonctionnalité « Récupération de documents », qui est désactivée par défaut.
Remarque : seul l'admin principal peut restaurer des documents supprimés.
Pour activer la récupération des documents, accédez aux « Paramètres » dans la navigation de gauche, puis ouvrez la section « Documents commerciaux ». Sélectionnez l'onglet « Fonctionnalités », puis activez l'option « Récupérer des documents supprimés ».
Une fois cette fonctionnalité activée, l'option « Supprimé » apparaîtra dans le filtre « Type » sur les pages de liste des documents. Tous les documents que vous supprimerez y seront répertoriés.
Pour restaurer un document supprimé, survolez-le, puis cliquez sur « Récupérer » à l'extrémité droite de la ligne.
Confirmez que vous souhaitez restaurer le document. Il apparaîtra alors dans la catégorie « Actif » du filtre « Type ».
Seuls le document et ses postes seront restaurés. Les règlements prévus, les pièces jointes, les destinataires, ainsi que les liens avec les heures et les dépenses ne seront pas récupérés.
Les documents restaurés reviennent avec le statut « Brouillon » et une visibilité « Privée ».
Dupliquer et modifier des documents archivés
Même si vous ne pouvez pas restaurer directement un document archivé, vous pouvez le consulter et le dupliquer pour l'utiliser dans le même projet ou dans un autre si nécessaire. La copie conservera toutes les informations et tous les éléments du document d'origine, y compris les postes, les règlements prévus, les pièces jointes, les destinataires, ainsi que les liens avec les heures et les dépenses.
Pour dupliquer et modifier un document archivé, cliquez sur l'icône « Rechercher » dans la navigation de gauche, puis ouvrez la liste complète des documents correspondant au type recherché (Tous les devis, Toutes les factures, etc.).
Utilisez ensuite le filtre « Type » en haut de la page et sélectionnez « Archivé » pour afficher les documents archivés. Cliquez sur le titre du document que vous souhaitez consulter ou dupliquer.