Comment regrouper des éléments sur les devis et les factures ?

Regrouper des éléments est le moyen idéal d'ajouter un produit personnalisé à votre devis ou à votre facture sans avoir à montrer à votre client tous les détails qui le composent. Une chaise personnalisée, par exemple, peut inclure le tissu, la main-d'œuvre et d'autres matériaux qui peuvent provenir de plusieurs fournisseurs et nécessiter des bons de commande distincts. Grâce au regroupement des éléments, votre client ne voit par défaut que le produit principal, tandis que la liste complète des composants n'est visible que par votre entreprise dans la version interne de vos documents.

Voici ce que vous et votre équipe verrez :

Tandis que votre client ne verra que ceci :

Créer un groupe à partir de zéro

Vous pouvez créer des groupes à partir de zéro soit dans un document, soit directement dans la bibliothèque Mes éléments. Examinons les deux options :

À partir de la bibliothèque Mes éléments

Votre bibliothèque Mes éléments se trouve dans la section Bibliothèque, sous l’icône « Entreprise » dans le menu de navigation à gauche. À partir de là, vous pouvez cliquer sur « Nouveau » en haut à droite, puis sélectionner « Groupe d'ouvrages » pour en créer un depuis zéro.

Remplissez les informations pour votre nouveau groupe, comme le nom, la description et l'unité. Vous pouvez également importer des images pour représenter le groupe.

Commencez à ajouter des éléments au groupe en utilisant l’icône « Mes éléments » dans le panneau de droite pour sélectionner des éléments existants de votre bibliothèque. Vous pouvez également cliquer sur une ligne vide pour rechercher et sélectionner des éléments existants, ou en créer un nouveau.

Il est important de renseigner correctement la quantité, l'unité, le coût, etc. des éléments de votre groupe, car cela servira de base à l'automatisation des calculs lorsque vous utiliserez les groupes dans vos documents. Vos modifications seront automatiquement enregistrées.

À partir d'un devis

Si vous travaillez sur un devis ou une facture qui ne contient pas encore les éléments que vous souhaitez regrouper, il vous suffit de cliquer sur « Créer un groupe » dans la barre d'outils « Éléments ».

La structure de regroupement est ainsi créée, et vous permet de remplir facilement le titre et la description du groupe (ce que le client verra), puis d'ajouter les éléments en dessous (ce que vous et votre équipe verrez).

Assurez-vous que vous utilisez l'icône « Ajouter un élément en dessous » soit sur le titre du groupe, soit sur un élément du groupe (1.1, 1.2, etc.) lorsque vous ajoutez un élément au groupe. Si vous souhaitez ajouter au groupe un élément existant qui n'est pas encore regroupé, vous pouvez le glisser-déposer dans le groupe souhaité en utilisant les 6 points situés à gauche.

Créer un groupe à partir d'éléments existants

Si vous travaillez sur un devis ou une facture qui contient déjà les éléments que vous souhaitez regrouper, il vous suffit d'utiliser les cases à cocher pour sélectionner les éléments, puis de cliquer sur « Créer un groupe » dans la barre d'outils « Éléments », ou de cliquer avec le bouton droit de la souris et de sélectionner « + Créer un nouveau groupe » sous l'option « Groupe », de saisir le nom du groupe et d'appuyer sur la touche Entrée/Retour.

Les éléments sélectionnés sont désormais numérotés en tant que composants du groupe (1.1, 1.2, 1.3, etc.). Vous pouvez alors ajouter un titre de groupe et une description pour le client, et cliquer sur la photo pour sélectionner celle que vous voulez utiliser comme image de couverture (cela ne s'applique que si vous utilisez et montrez des photos).

Si vous souhaitez ajouter d'autres éléments au groupe, assurez-vous que vous utilisez l'icône « Ajouter 1 élément en dessous » soit sur le titre du groupe, soit sur un élément du groupe (1.1, 1.2, etc.) lorsque vous ajoutez un élément au groupe.

Si vous souhaitez ajouter au groupe un élément existant qui n'est pas encore regroupé, vous pouvez soit le glisser-déposer dans le groupe souhaité à l'aide des 6 points situés à gauche, soit cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'élément et sélectionner le groupe souhaité dans l'option « Groupe ».

Ajuster la quantité et le coût de tout le groupe

Une fois que vous avez créé un groupe et saisi toutes les informations relatives à chaque composant (unité, quantité et coût), le coût total du groupe s'affiche sur l'élément principal. Par défaut, la quantité pour cette ligne est fixée à 1 unité. Pour représenter avec précision au client la quantité qu'il recevra et le coût unitaire, survolez la colonne « Quantité » et cliquez sur l'icône de la calculatrice. Dans la fenêtre qui s'affiche, assurez-vous que l'option « Recalculer le taux » est sélectionnée (pour les utilisateurs d'Ivy, le fonctionnement est identique à celui d'Ivy). Ajustez la quantité que le client recevra et vous verrez un aperçu du nouveau tarif par unité. Notez que le total ne change pas dans ce cas.

Cliquez sur « Définir » et vous verrez la nouvelle quantité, le coût (et toute marge) s'ajuster dans l'élément principal.

L'autre méthode exige que vous sélectionniez « Recalculer le coût total », mais elle n'est utile que dans les cas où les quantités des composants correspondent à une seule unité. Par exemple, si vous ajoutez un groupe d'éléments pour une porte (2 poignées, 2 charnières, 30 minutes de travail), le coût total du groupe correspondra à celui d'une porte. Si votre client a besoin de 4 portes au total, vous devez sélectionner « Recalculer le coût total », saisir 4 pour la quantité et le total s'ajustera pour inclure le coût de 4 portes.

Sauvegarder les groupes dans votre bibliothèque depuis les documents

Après avoir créé un groupe dans un devis ou une facture, vous pouvez l'enregistrer dans votre bibliothèque pour une utilisation ultérieure. Pour ce faire, cliquez sur les trois points situés à droite de l'élément principal du groupe et sur « Sauvegarder dans votre bibliothèque ». Ce groupe sera alors prêt à être utilisé dans vos documents et accessible à partir de votre page Mes éléments pour toute modification.

Afficher les éléments groupés pour le client

Par défaut, les composants d'un groupe sont masqués pour le client. Si vous souhaitez montrer les éléments groupés au client, il vous suffit de cliquer sur l'icône de l'œil sur l'un des éléments. Si vous survolez l'icône de l'œil, vous verrez les différentes options disponibles, à savoir :

• Masquer les éléments
• Afficher les éléments sans leur prix
• Afficher les éléments avec leur prix

Pour vérifier à tout moment ce qui est visible pour le client, passez votre curseur sur l’icône de l'œil afin de consulter les paramètres de visibilité actuels.

Pour voir exactement ce que le client verra, cliquez sur « Voir l'aperçu » en haut de la page.

Créer des bons de commande à partir d'éléments groupés

Lorsque vous souhaitez créer des bons de commande pour vos éléments groupés, deux options s'offrent à vous.

Créer des bons de commande pour tous les éléments en même temps : sélectionnez tous les éléments du groupe à l'aide des cases à cocher situées à gauche, puis choisissez « Créer un bon de commande » dans le menu « Actions » situé en haut de la page. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le fournisseur approprié pour chaque élément, puis cliquez sur « Créer un bon de commande ». Des commandes distinctes seront créées pour chaque fournisseur.

Créez des bons de commande un par un : sur l'élément pour lequel vous souhaitez créer un bon de commande, cliquez avec le bouton droit de la souris ou cliquez sur les trois points à droite, puis sélectionnez « Créer » > « Créer un bon de commande » dans le menu. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le fournisseur souhaité, puis cliquez sur « Créer un bon de commande ».

Gérer les groupes

Tous les groupes que vous avez créés et enregistrés sont accessibles depuis votre page « Mes éléments », que vous pouvez atteindre via l’icône « Entreprise » dans le menu de navigation à gauche. Cliquez sur « Groupe d'ouvrages » parmi les types d’éléments en haut de la page pour n’afficher que vos groupes.

À partir de là, vous pouvez créer de nouveaux groupes et gérer les existants : les modifier, les renommer, les ajouter en favori ou les archiver. Il vous suffit de cliquer sur les trois points situés à droite de celui que vous souhaitez gérer, puis de choisir une option dans le menu. Vous pouvez également modifier certaines informations directement en ligne sur l’élément, comme le titre, la catégorie et l’unité — pour effectuer d’autres modifications, vous devrez ouvrir le groupe en mode édition.