Comment inviter mes sous-traitants à collaborer dans Houzz Pro ?

Ajouter un sous-traitant

Il existe trois façons d'ajouter un sous-traitant : vous pouvez l'ajouter à votre liste de sous-traitants, à un projet individuel ou à des tâches et/ou à un planning.

À partir de la liste des sous-traitants

Pour ajouter un sous-traitant, la méthode la plus simple est via la liste des sous-traitants dans les paramètres de l'entreprise.

Lorsque vous ajoutez un sous-traitant de cette manière, vous pouvez choisir de l'inviter à participer à un projet spécifique, ou vous pouvez simplement ajouter ses informations sans l'ajouter à un projet. Cette option est idéale si vous souhaitez documenter les sous-traitants avec lesquels vous avez déjà travaillé ou avec lesquels vous souhaitez collaborer à l'avenir.

Lorsque vous ajoutez un sous-traitant de cette manière, celui-ci ne recevra pas d'e-mail s'il n'est pas invité à participer à un projet spécifique.

Voici comment procéder :

1. Sélectionnez l'icône « Entreprise » dans la navigation de gauche.

2. Sélectionnez « Sous-traitants » dans le menu de gauche. Cette page dresse la liste de tous vos sous-traitants existants, y compris ceux qui sont actifs ou en attente. Pour ajouter un nouveau sous-traitant, cliquez sur le bouton « Ajouter un sous-traitant » en haut de l'écran.

3. Un écran s'affiche vous permettant de renseigner les coordonnées du sous-traitant (nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom de l’entreprise et site web) ainsi que les détails généraux (adresse, notes et métier). Vous pouvez également ajouter des certificats dans la section dédiée.

Si vous ne souhaitez pas inviter le sous-traitant à participer à un projet, ignorez la section « Inviter sur le projet » et cliquez simplement sur le bouton « Ajouter » en bas de l'écran. Il sera alors ajouté à votre liste de sous-traitants, mais aucune invitation ne sera envoyée.

4. Si vous souhaitez inviter un sous-traitant sur le projet, cliquez sur la section « Inviter sur le projet ». Vous pouvez alors sélectionner le projet concerné dans la liste déroulante. Vous verrez toutes les autorisations automatiquement accordées aux sous-traitants dans la section « Accès pour le sous-traitant » et vous pourrez choisir d'envoyer une invitation par e-mail, SMS ou les deux.

5. Cliquez sur « Inviter » pour envoyer l'invitation. Le sous-traitant sera alors ajouté à votre liste et recevra également une invitation à collaborer sur ce projet spécifique.

Si vous n'invitez pas votre sous-traitant sur un projet spécifique, vous remarquerez une option « Inviter » dans la colonne « Statut » de la liste des sous-traitants. Cliquez dessus pour collaborer avec lui sur un projet et lui envoyer une invitation.

Si vous l'avez déjà invité sur un projet spécifique, la colonne « Statut » indiquera « En attente » ou « Activé ».

À partir d'un projet

1. Si vous souhaitez partager un projet spécifique avec un sous-traitant, ouvrez le projet concerné depuis la navigation de gauche. Sur le côté droit de votre écran, repérez la section « Collaborateurs » et cliquez sur « Gérer » ou sur l’icône « + » à côté de Sous-traitants.

2. Dans l’écran Gérer les collaborateurs, assurez-vous d’être sur l’onglet « Sous-traitants » en haut. À partir de là, vous pouvez soit cliquer sur « Ajouter au projet » à côté d’un sous-traitant existant pour l’inviter immédiatement, soit cliquer sur « Inviter des sous-traitants » pour créer et inviter un nouveau sous-traitant.

3. Pour un nouveau sous-traitant, renseignez toutes les informations de contact. Sous « Inviter sur le projet », le projet concerné devrait déjà être sélectionné dans le menu déroulant, mais vous pouvez le modifier si nécessaire. Vous pouvez également préciser si vous souhaitez envoyer l’invitation par e-mail, par SMS, ou les deux.

Cliquez sur « Ajouter » pour envoyer. Le sous-traitant sera alors ajouté à votre liste de sous-traitants et recevra également une invitation pour collaborer sur ce projet spécifique.

À partir des tâches et du planning

Pour inviter un sous-traitant et lui assigner une tâche spécifique ou un élément du planning, ouvrez le planning en question et sélectionnez l'élément ou la tâche que vous souhaitez lui attribuer.

À partir d'un élément du planning : cliquez sur le menu déroulant de l'équipe et sur l'onglet « Client et sous-traitants ». À partir de là, vous pouvez cliquer sur « Inviter un sous-traitant » et remplir ses informations pour l'inviter sur le projet et lui attribuer l'élément.

À partir d'une tâche : cliquez sur l'icône « Équipe ». Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur l'onglet « Client et sous-traitants ». Cliquez ensuite sur « Inviter un sous-traitant » et remplissez ses informations pour l'inviter à participer au projet et lui attribuer la tâche.

Remarque : Si vous ne partagez que des tâches ou des éléments de planning spécifiques avec un sous-traitant, il n'aura accès qu'à ces éléments, et non à l'ensemble du planning. Pour savoir comment partager l'ensemble de la programmation, reportez-vous à la section correspondante.

Astuce de pro : pour qu'un sous-traitant existant puisse accéder rapidement à un projet et que vous puissiez lui attribuer un élément du planning ou une tâche en une seule étape, cliquez sur « Accorder l'accès » à côté de son nom dans l'onglet « Client et sous-traitants » de la liste déroulante des responsables.

Modifier les informations d'un sous-traitant

Une fois que vous avez ajouté un sous-traitant, vous pouvez facilement consulter et modifier ses informations depuis la liste des sous-traitants. Pour afficher la liste des sous-traitants, cliquez sur l'icône « Entreprise » dans la navigation de gauche. Sélectionnez « Sous-traitants » dans le menu de gauche. Cette page dresse la liste de tous vos sous-traitants existants. Pour y apporter des modifications, cliquez sur « Modifier » à droite.

En mode d'édition, vous verrez quatre onglets en haut : « Coordonnées du sous-traitant », « Contrats », « Projets » et « Bons de commande ». Sélectionnez l’onglet correspondant aux informations que vous souhaitez consulter.

Coordonnées du sous-traitant

Dans cet onglet, vous pouvez modifier les coordonnées du sous-traitant (nom, entreprise, site web, numéro de téléphone) ainsi que les détails généraux (adresse, notes internes et métier, y compris l’ajout de corps de métier personnalisés et la gestion de ceux existants).

Remarque : Une fois qu’un sous-traitant a été invité à un projet, vous ne pouvez modifier son adresse e-mail.

Dans l’onglet Coordonnées du sous-traitant, vous pouvez également importer des certificats importants ou des documents d’assurance, ainsi qu’accorder ou retirer l’accès à certains projets en cochant ou décochant la case correspondante. En bas de l’écran de modification, vous avez la possibilité de supprimer complètement le sous-traitant si nécessaire.

Projets

Dans cet onglet, vous pouvez facilement voir à quels projets un sous-traitant spécifique a accès, ainsi que des informations pertinentes comme l’adresse, le statut et la date de sa dernière consultation du projet. Cliquez sur un projet pour accéder à la page d'aperçu correspondante.

Contrats

Dans cet onglet, vous pouvez voir tous les contrats envoyés au sous-traitant concerné, y compris le statut du contrat et toute copie signée. Cliquez sur un contrat pour ouvrir le document, ou cliquez sur la copie signée pour l’ouvrir dans vos fichiers de projet.

Bons de commande

Dans cet onglet, vous pouvez voir tous les bons de commande associés à ce sous-traitant, y compris leur montant total, le montant payé et le solde restant. Cliquez sur un bon de commande pour ouvrir le document.

Importer les certificats du sous-traitant

Pour chaque sous-traitant avec lequel vous travaillez, vous pouvez importer des certificats importants ou des documents clés directement dans leur dossier de sous-traitant. Vous avez ainsi la garantie de disposer de tout ce dont vous avez besoin à un seul et même endroit pour pouvoir vous y référer rapidement.

Pour importer de la documentation, accédez à votre liste de sous-traitants, puis cliquez sur « Ajouter un certificat » ou « Modifier » à droite du sous-traitant en question. En mode d'édition, vous remarquerez une section consacrée aux certificats dans laquelle vous pouvez soit importer un fichier, soit le faire glisser depuis votre bureau. Vous pouvez facilement ajouter plusieurs fichiers dans la section Certificats, ainsi que supprimer ceux dont vous n’avez plus besoin à l’aide du bouton « Supprimer ».

Types de certificats

Une fois votre fichier importé, vous pouvez sélectionner le type dans la liste déroulante « Sélectionner le type de certificat ». Si vous ne voyez pas de type pertinent dans la liste, vous pouvez ajouter le vôtre au bas de la liste déroulante.

Pour gérer vos types de certificats personnalisés, accédez à la page principale Sous-traitants, puis sélectionnez « Gérer les types de certificats » dans le menu « Actions » en haut de la page.

Sur cet écran, vous pouvez utiliser les icônes correspondantes pour modifier ou supprimer les types de certificats personnalisés que vous avez ajoutés.

Dates d’expiration des certificats

Vous pouvez également ajouter une date d'expiration à un certificat afin de savoir quand relancer vos sous-traitants pour obtenir des certifications à jour. Pour cela, cliquez sur l’icône du crayon à côté de « Expire le », juste sous le nom du fichier du certificat, puis sélectionnez une date.

Si vous indiquez une date d’expiration pour le certificat d’un sous-traitant, vous recevrez plusieurs notifications dans Houzz Pro, ainsi qu’un e-mail 7 jours et 1 jour avant cette date, vous informant que ce certificat spécifique doit bientôt être mis à jour. L'administrateur du compte ainsi que tous les membres de l’équipe disposant des autorisations appropriées pour les sous-traitants seront avertis.

Autorisations du sous-traitant

Même si vous partagez un projet avec un sous-traitant, celui-ci n'a pas automatiquement accès aux fichiers, au planning ou aux fiches quotidiennes. Vous devrez modifier manuellement les paramètres de partage pour chaque fonctionnalité à laquelle vous souhaitez que les sous-traitants aient accès - l'accès est défini sur une base individuelle.

Partager des fichiers

Pour partager des fichiers, accédez à votre projet et cliquez sur « Fichiers et photos » dans le menu de gauche. Cliquez sur les trois points à droite du fichier ou du dossier que vous souhaitez partager, puis sur « Gérer les autorisations » dans le menu. Sélectionnez ensuite l'option « Accès » du(des) sous-traitant(s) individuel(s) au(x)quel(s) vous souhaitez donner l'autorisation de consulter le fichier ou dossier. Vous pouvez également sélectionner plusieurs fichiers en cliquant sur les cases à cocher pour mettre à jour les paramètres en une seule fois. En savoir plus.

Partager les fiches quotidiennes

Pour partager les fiches quotidiennes, accédez à votre projet et sélectionnez « Fiches quotidiennes » dans le menu de gauche. Dans la colonne « Partagé avec », cliquez sur l'icône « Équipe » : vous pouvez alors sélectionner « Accès » en regard de chaque sous-traitant que vous souhaitez autoriser à consulter la fiche quotidienne. Remarque : seuls les sous-traitants connectés peuvent créer fiches quotidiennes. En savoir plus.

Partager le planning

Pour partager votre planning, accédez à votre projet et sélectionnez « Planning » dans le menu de gauche. Cliquez sur l'icône « Partager » : vous pouvez alors sélectionner « Accès » ou « Aucun accès » pour chaque sous-traitant. Avec l'accès, le sous-traitant peut consulter l'intégralité du planning. Sans accès, il ne peut visualiser que les éléments du planning qui lui sont attribués. En savoir plus.

Le Portail sous-traitant

Lorsque vous invitez un sous-traitant à collaborer sur un projet spécifique, il recevra un e-mail l'invitant à collaborer sur le projet. Il accèdera à son Portail sous-traitant en cliquant sur le lien, aucun identifiant ni mot de passe n'est nécessaire. (Il pourra ensuite soit se créer un compte Houzz gratuit, soit utiliser son compte payant Houzz Pro.)

Une fois connecté, il pourra consulter les détails du projet et y participer. Pour en savoir plus sur ce que vos sous-traitants peuvent voir et faire dans leur portail, consultez cet article, créé pour aider vos sous-traitants à naviguer dans les projets partagés avec eux.

Voir un aperçu du Portail sous-traitant

Pour visualiser exactement ce que votre sous-traitant verra dans son portail individuel, rendez-vous sur la page d'accueil de votre projet. Depuis le panneau de droite, vous pouvez soit cliquer sur « Portail sous-traitant », soit cliquer sur « Gérer » dans la section Collaborateurs.

Si vous avez cliqué sur la section Collaborateurs, dans l’onglet « Sous-traitants », vous pouvez cliquer sur le bouton « Voir le portail sous-traitant » en haut, ou sur l’icône d’aperçu à côté d’un sous-traitant déjà invité, afin de voir la vue qui lui est propre.

Dans l'aperçu, vous pouvez utiliser le menu déroulant en haut pour voir exactement ce que les sous-traitants individuels verront dans leur portail lorsqu'ils y accèderont via le lien dans leur e-mail. S'ils ont un compte Houzz Pro gratuit ou payant, ils auront une vue légèrement différente, mais avec les mêmes informations (plus les fiches quotidiennes si vous en avez partagé pour ce projet).

Pour voir à quoi ressemblera leur portail sur différents appareils, vous pouvez utiliser les onglets « Ordinateur / Mobile » en haut de la page.

Date de dernière consultation

Pour savoir quand un sous-traitant a consulté son portail pour la dernière fois, sélectionnez le sous-traitant concerné dans le menu déroulant. Vous verrez « Dernière consultation le jj/mm/aaaa » en haut à gauche. S’il n’a pas encore consulté son portail, vous verrez « Non consulté par [Sous-traitant] ».

Passer d'un portail à un autre (pour les sous-traitants)

Les sous-traitants travaillent souvent avec plusieurs entreprises et doivent pouvoir passer d'une équipe à l'autre pour accéder à chaque tableau de bord. S'ils choisissent de ne pas s'inscrire ou de ne pas se connecter à Houzz Pro, ils devront accéder au portail sous-traitant de chaque projet individuellement, via le lien figurant dans l'e-mail d'invitation correspondant. S'ils décident de créer un compte gratuit ou de se connecter, ils peuvent facilement passer d'une équipe à l'autre en utilisant l'une de ces deux options.

La première consiste à survoler le logo de leur entreprise dans le coin inférieur gauche de leur compte, puis de choisir l'équipe qu'ils souhaitent ouvrir.

L'autre option est cliquer sur le nom de leur équipe en haut de la page d'accueil et de choisir celle à laquelle ils veulent passer. À partir de là, ils peuvent accéder à n'importe quel projet auquel pro les a invités.

Messagerie des sous-traitants

Une fois qu’un sous-traitant est ajouté à un projet spécifique et qu’il a accepté l’invitation, vous pouvez utiliser la messagerie du projet pour communiquer et vous coordonner avec lui.
Les sous-traitants ne peuvent être ajoutés qu’à un fil de discussion de projet spécifique, ils ne peuvent pas être ajoutés à une messagerie générale. Seuls les professionnels disposant d’un abonnement Custom peuvent inclure des sous-traitants dans une messagerie de projet.

Pour accéder à la messagerie, cliquez sur le bouton Messagerie du projet situé sous le nom du projet. Vous pouvez démarrer une nouvelle discussion directe avec le sous-traitant, lancer une discussion de groupe incluant le sous-traitant ou ajouter un message à une conversation existante. Sélectionnez l’icône « Gérer la discussion » en haut de l’écran pour ajouter ou supprimer des participants, supprimer la discussion ou désactiver les notifications pour ce chat spécifique.

Le sous-traitant peut répondre aux messages, démarrer une nouvelle conversation avec tout membre de l’équipe participant au projet, ajouter des personnes aux discussions qu’il crée et quitter une discussion à laquelle il a été invité. En revanche, il ne peut pas démarrer une conversation avec un autre sous-traitant ni avec le client, et il ne peut pas retirer des participants ni supprimer une discussion.

Pour en savoir plus sur l’utilisation du chat d’équipe, consultez cet article.

Questions fréquentes sur les sous-traitants

Voici quelques questions courantes sur l'invitation des sous-traitants à collaborer.

1. Qui peut être considéré comme sous-traitant ?

Les sous-traitants sont des parties prenantes du projet extérieures à l'entreprise. Ils ne font pas partie de votre équipe mais sont néanmoins impliqués dans le projet et doivent donc rester informés. Les électriciens ou les artisans, par exemple, peuvent être invités en tant que sous-traitants.

2. Qui peut inviter un sous-traitant ?

L'administrateur du compte peut inviter un sous-traitant, ainsi que tout membre de l'équipe qui dispose de l'autorisation « Gérer les sous-traitants et les fournisseurs ».

3. Le sous-traitant doit-il déjà posséder un compte Houzz Pro avant de recevoir une invitation ?

Non, les sous-traitants n'ont pas besoin de créer un compte Houzz Pro. Ils pourront consulter et mettre à jour leur portail sous-traitant pour tous les projets auxquels ils ont été invités sans se connecter. Une fois l'invitation reçue, ils peuvent facilement créer un compte Houzz Pro (ils peuvent s'inscrire gratuitement en tant que sous-traitants), pour accéder à des fonctionnalités supplémentaires, comme la création de fiches quotidiennes.

Si l'un de vos sous-traitants possède déjà un compte Houzz Pro, il peut l'utiliser pour accepter votre invitation et passer facilement d'une équipe ou d'un projet à l'autre dans son compte.

4. Comment renvoyer une invitation à un sous-traitant ?

Si un sous-traitant ne trouve pas l'invitation que vous lui avez envoyée, vous avez la possibilité de la renvoyer. Pour ce faire, rendez-vous sur la page d'aperçu du projet. Cliquez sur l'onglet « Portail sous-traitant » dans le panneau de droite. Sur la page d'aperçu, utilisez le menu déroulant en haut à droite pour sélectionner le sous-traitant concerné, puis cliquez sur le bouton « Renvoyer l'invitation ».

5. L'ajout d'un sous-traitant lui permet-il d'accéder à un projet spécifique ou à tous mes projets ?

Même si vous ajoutez un sous-traitant dans vos paramètres généraux, vous devrez toujours lui donner accès à chaque projet individuel. Vous pouvez donner l'accès à des projets spécifiques lorsque vous modifiez les informations du sous-traitant (plus de détails ci-dessus).

6. Pourquoi ne puis-je pas ajouter un sous-traitant spécifique à une discussion d’équipe ?

Si un sous-traitant n’apparaît pas dans la liste déroulante de la discussion d’équipe, vérifiez d’abord qu’il a bien été ajouté au projet. S’il est déjà ajouté au projet, il est probable qu’il n’ait pas encore accepté l’invitation au projet. Le sous-traitant doit accepter l’invitation de son côté avant que vous puissiez commencer à lui envoyer des messages dans la discussion d’équipe.

7. Les sous-traitants peuvent-ils apporter des modifications au compte ou peuvent-ils uniquement le consulter ?

Outre la visualisation de ce à quoi vous leur donnez accès, les sous-traitants peuvent effectuer diverses actions en fonction de leur statut de connexion, telles que télécharger des photos, marquer des tâches comme terminées et ajouter des notes. Voici les actions que les sous-traitants peuvent effectuer lorsqu'ils sont déconnectés ou connectés :

Déconnectés :

• Photos : afficher, télécharger et importer des photos
• Tâches : afficher, ajouter des notes, ajouter des photos, marquer comme terminées
• Planning : afficher les éléments du planning attribués et les marquer comme terminés, afficher le planning complet
• Contrats : afficher les contrats
• Fiches quotidiennes : afficher les fiches quotidiennes
• Messagerie : répondre aux discussions, commencer une discussion avec des membres de l'équipe, quitter une discussion

Connectés :

• Photos : afficher, télécharger et importer des photos
• Tâches : afficher, ajouter des notes, ajouter des photos, marquer comme terminées et créer des tâches
• Planning : afficher les éléments du planning attribués et les marquer comme terminés, afficher le planning complet
• Contrats: afficher les contrats
• Fiches quotidiennes : afficher et créer des fiches quotidiennes
• Messagerie : répondre aux discussions, commencer une discussion avec des membres de l'équipe, quitter une discussion

8. Puis-je accorder différentes autorisations à différents sous-traitants ?

Oui. L'accès à certaines fonctionnalités peut être défini individuellement pour chaque sous-traitant, notamment les Fichiers, les Fiches quotidiennes et le Planning. Voir la section Autorisations des sous-traitants ci-dessus pour plus de détails.

9. Y a-t-il une limite au nombre de sous-traitants que je peux inviter ?

Vous pouvez inviter autant de sous-traitants que vous le souhaitez.

10. Comment révoquer l'accès d'un sous-traitant à un projet spécifique tout en conservant celui à d'autres projets ?

Pour révoquer l'accès d'un sous-traitant à un projet spécifique, allez sur la page d'aperçu du projet. Sur cette page, cliquez sur « Gérer » dans la section Collaborateurs du panneau de droite. Recherchez le sous-traitant concerné, cliquez sur les trois points à côté de son nom et cliquez sur « Supprimer ». Vous pouvez également les retirer d'un projet dans votre section Sous-traitants, qui se trouve dans le menu « Entreprise ». Cliquez pour modifier le sous-traitant concerné, descendez jusqu'à la section « Projets » et décochez la case située à gauche du projet dont vous souhaitez révoquer l'accès. L'accès aux autres projets restera inchangé, à moins qu'il ne soit modifié.

11. Comment supprimer définitivement un sous-traitant invité précédemment ?

Pour supprimer définitivement un sous-traitant que vous avez précédemment invité, cliquez sur l'icône « Entreprise » dans la barre de navigation de gauche, puis sur « Sous-traitants ». Identifiez le sous-traitant, puis cliquez sur « Modifier ». Descendez au bas de la page de modification et sélectionnez « Supprimer le sous-traitant ».

12. Comment puis-je savoir si un sous-traitant a consulté/ouvert un projet ?

Si un sous-traitant a consulté et ouvert un projet auquel vous l'avez invité, vous verrez une coche verte à côté de son nom sous l'onglet « Sous-traitants » de l'écran Gérer les collaborateurs, accessible depuis le panneau de droite de la vue d'ensemble du projet.
Vous pouvez voir la date à laquelle il a consulté le portail du projet pour la dernière fois en survolant la coche, ainsi que dans la page Visualiser le portail sous-traitant.