Comment émettre une facture ?
Une fois que vous avez créé une facture et que vous l'avez finalisée avec votre client, vous pouvez facilement l'émettre.
Émettre une facture est une bonne pratique comptable qui permet de verrouiller le document et d'éviter toute modification ultérieure.
Quand émettre une facture ?
Nous vous recommandons d'émettre une facture après que votre client l'a examinée et que toutes les modifications nécessaires ont été apportées. Vous ne pouvez pas modifier une facture émise en raison de la documentation comptable, vous devez donc vous assurer qu'elle est approuvée et finalisée avant de passer à cette étape.
Ceci dit, si vous préférez émettre la facture au moment où vous l'envoyez à votre client, vous avez également la possibilité de le faire.
Émettre une facture sans l'envoyer
Lorsque vous avez finalisé une facture et que vous souhaitez émettre le document sans l'envoyer à votre client, vous pouvez facilement le faire en sélectionnant « Émettre une facture » dans le menu déroulant « Actions ».
Un écran s'affiche pour vous rappeler que vous ne pouvez pas modifier une facture émise. Si vous souhaitez continuer, cliquez sur « Confirmer ».
Émettre une facture lors de l'envoi
Si vous préférez émettre la facture au moment où vous la partagez avec un client, vous pouvez également le faire.
Dans votre facture, sélectionnez le bouton « Voir l'aperçu » en haut de votre écran.
Dans le mode d'aperçu, vous pouvez personnaliser ce que votre client voit lorsque vous envoyez la facture. Dans le menu déroulant « Paramètres », passez la souris sur « Approbation » et sélectionnez « Émettre une facture lors de l'envoi ». Lorsque cette case est cochée, cela signifie que la facture sera émise une fois que vous l'aurez partagée avec votre client.
Une fois la facture prête, cliquez sur le bouton « Envoyer » en haut à droite.
Un e-mail s'affiche, dans lequel vous pouvez personnaliser le message, l'objet de l'e-mail et joindre un PDF si nécessaire. Une fois l'opération terminée, cliquez sur « Envoyer ».
Votre client recevra un e-mail lui permettant de consulter la facture. Si vous avez sélectionné l'option « Émettre une facture lors de l'envoi », votre facture s'affichera comme étant émise en haut à droite du document.
Comment enregistrer des règlements sur des factures émises ?
Même si vous ne pouvez pas modifier une facture émise, vous pouvez enregistrer un règlement si nécessaire.
Pour cela, faites défiler la page jusqu'à la section « Règlements » de votre document. Vous pouvez soit sélectionner le bouton « Enregistrer un règlement », soit sélectionner les trois points et cliquer sur « Enregistrer un règlement » dans le menu.
Saisissez les informations relatives au paiement. Il s'agit du mode de paiement, de la date de règlement et du numéro de référence, le cas échéant. Les modes de paiement répertoriés sont les suivants : virement bancaire, espèces, chèque, carte bancaire.
Cliquez sur « J'ai fini » une fois que vous avez terminé. Votre paiement apparaîtra désormais comme réglé dans l'échéancier de règlement de la facture.
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