Comment gérer vos contacts dans Houzz Pro ?
Gérer votre entreprise signifie garder une trace de toutes les personnes, qu’il s’agisse de prospects potentiels ou de clients de projets en cours. Notre page Contacts regroupe les deux dans un seul espace centralisé. Que vous ayez besoin de l’e-mail d’un prospect ou de l’adresse du chantier d’un client, toutes vos informations essentielles sont organisées au même endroit, ce qui vous permet de passer moins de temps à chercher des infos et plus de temps à faire avancer vos projets.
Pour accéder à tous vos contacts, cliquez sur l’icône « Entreprise » dans la navigation de gauche, puis cliquez sur « Contacts » dans le menu.
Sur la page Contacts, vous pouvez voir tous les contacts, y compris ceux avec des projets, des demandes de projet ou aucun des deux. Vous aurez un aperçu de chaque contact pour accéder rapidement aux informations les plus utilisées, comme l’adresse e-mail et le numéro de téléphone.
Utilisez la barre de recherche pour trouver facilement un contact. Vous pouvez également utiliser les filtres en haut afin d’ajuster ce qui est affiché.
- Le filtre Type vous permet d’affiner par Tous, En cours ou Archivés.
- Le filtre Contacts vous permet de filtrer par Tous les contacts, Contacts de projets, Contacts de demandes ou Contacts sans activité (contacts ajoutés ou importés manuellement qui n’ont pas encore été affectés à un projet ou à une demande).
- Le filtre Étiquettes vous permet de filtrer selon les étiquettes personnalisées que vous utilisez pour organiser vos contacts.
Ces filtres resteront sélectionnés lors de votre prochaine visite sur la page Contacts.
Vous pouvez également ajuster le tri de votre liste de contacts grâce aux icônes situées à droite.
L'affichage Liste (première icône) affichera tous vos contacts ensemble sans aucun regroupement, comme montré ci-dessus.
L'affichage Groupe (seconde icône) regroupera tous vos contacts par Compte, comme illustré ci-dessous. Les comptes sont utiles si vous avez plusieurs contacts à regrouper sous un même compte, comme une entreprise, un foyer ou une organisation.
Personnaliser les contacts
En seulement quelques clics, vous pouvez facilement personnaliser votre expérience afin de mieux mettre en avant les informations que vous souhaitez voir. Vous pouvez redimensionner les colonnes, en ajouter ou en masquer, réorganiser leur ordre ou les épingler.
Redimensionner les colonnes
Pour redimensionner les colonnes, survolez une colonne jusqu’à trouver le séparateur. Cliquez et maintenez le séparateur, puis déplacez-le vers la gauche ou la droite pour agrandir ou réduire la colonne. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous avez des colonnes nécessitant plus de texte et donc plus d’espace (ou inversement).
Ajouter, masquer et réorganiser les colonnes
Pour personnaliser les colonnes sur votre page, cliquez sur l’icône « Personnaliser » votre vue située à droite de votre écran.
Ici, vous pouvez activer les colonnes à inclure et désactiver celles à exclure. Par défaut, toutes les colonnes sont activées.
Vous pouvez également cliquer et maintenir l’icône à six points sur la gauche de la liste pour ajuster l’ordre des colonnes. Faites simplement glisser et déposez la colonne à l’endroit où vous souhaitez qu’elle apparaisse dans la liste.
Une fois vos personnalisations terminées, n’oubliez pas de cliquer sur « Sauvegarder ».
Astuce : Vous pouvez également réorganiser les colonnes directement sur la page Contacts. Il suffit de cliquer et maintenir le titre de la colonne, puis de la faire glisser à l’endroit souhaité.
Épingler les colonnes
Pour épingler des colonnes, survolez le titre de votre colonne puis cliquez sur l’icône de l'épingle qui s'affiche. Épingler une colonne est utile si vous souhaitez la placer définitivement en début de page Contacts ; vous pouvez ensuite réorganiser toutes les colonnes épinglées par glisser-déposer.
Créer un nouveau contact
Pour créer un nouveau contact, vous pouvez soit saisir manuellement les informations du contact, soit importer un fichier existant contenant un ou plusieurs contacts.
Ajouter un contact manuellement
Sur votre page Contacts, cliquez sur « Ajouter un contact » en haut à droite. Remplissez toutes les informations nécessaires concernant le contact. Vous pouvez notamment ajouter :
- Nom du compte : Un nom de compte partagé vous permet de regrouper plusieurs contacts sous le même compte, comme une entreprise, un foyer ou une organisation. Vous pouvez attribuer un compte existant ou en créer un nouveau en saisissant le nom du compte, puis en cliquant sur « Créer un compte ».
- Type de compte : Vous pouvez indiquer si le contact est un particulier ou une entreprise.
- Coordonnées du contact : Vous pouvez saisir le nom complet du contact, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et le nom de l’entreprise. Vous pouvez ajouter des étiquettes existantes ou en créer de nouvelles (exemple : client récurrent, VIP) pour faciliter l’organisation. Vous pouvez même attribuer un relation (exemple : conjoint, décorateur d’intérieur) pour contextualiser chaque personne au sein d’un compte ou d’une équipe.
- Adresse : Vous pouvez saisir l’adresse postale du contact.
- Informations supplémentaires : Vous pouvez ajouter des notes internes et des informations pertinentes pour ce contact.
Veillez à cliquer sur Sauvegarder pour finaliser. Votre nouveau contact apparaîtra alors dans votre liste de contacts.
Remarque : Nous n’acceptons pas les doublons d’e-mail ou de numéro de téléphone. Vous recevrez un message d’erreur si vous essayez d’ajouter/importer un contact dont l’e-mail ou le numéro de téléphone existe déjà.
Importer une liste de contacts
Pour importer une liste de contacts depuis un fichier XLS, XLSX ou CSV, cliquez sur « Importer une liste de contacts » dans le menu « Actions » en haut à droite. Pour en savoir plus sur le processus d’importation d’une liste de contacts, consultez cet article.
Modifier un contact
Pour afficher ou modifier les informations d’un contact, cliquez sur son nom dans la liste, ou utilisez le menu à trois points à droite de ses informations et sélectionnez « Modifier ».
Modifier via la liste des contacts
Si vous cliquez sur le nom dans la liste des contacts, un nouvel écran s’ouvre avec trois onglets en haut.
Dans l’onglet « Coordonnées », cliquez sur « Modifier » pour ajouter ou changer tout détail, adresse ou note interne existant. Vous pouvez également archiver un contact et ajouter des contacts associés à ce contact principal.
Dans l’onglet « Projets » et « Demandes », vous pouvez voir les projets/demandes auxquels le contact est associé, ainsi que le statut du projet et si le portail client a été partagé ou non. Cliquez sur le nom d’un projet pour ouvrir sa page d’aperçu. Vous pouvez également créer un nouveau projet/une nouvelle demande pour ce client en cliquant sur « Créer un projet » (ou « Créer une demande de projet ») et en saisissant un nom ; les informations du client seront alors automatiquement remplies.
Modifier à partir du menu de modification
Si vous cliquez sur le menu à trois points puis sur « Modifier », un nouvel écran s’ouvre avec les informations du contact. Vous pouvez ici créer un nom de compte ou l’associer à un compte existant. Vous pouvez également assigner un type de compte, tel que « Particulier » ou « Entreprise ».
Vous pouvez ajouter ou modifier tout détail, adresse ou note interne déjà existant.
Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer vos modifications.
Supprimer des contacts
Vous pouvez supprimer un contact en l’archivant depuis la page Contacts. Une fois archivé, ses informations seront masquées de la liste mais vous pourrez le restaurer à tout moment. Consultez cet article pour en savoir plus.
Si vous avez des doublons, archivez celui qui n’est pas affecté à un projet ou une demande dans les colonnes « Projets » et « Demandes ».
Remarque : Bien que vous puissiez supprimer un contact, il n’existe actuellement aucun moyen de supprimer un compte. Si vous archivez ou dissociez tous les contacts d’un compte, ce compte sera automatiquement supprimé.
Exporter la liste de contacts
Vous pouvez facilement exporter votre liste de contacts pour l’utiliser dans d’autres outils, comme MailChimp ou toute autre plateforme marketing. Pour cela, cliquez sur « Actions » en haut à droite puis sélectionnez « Exporter la liste de contacts ». Votre liste, ainsi que tous ses détails, seront exportés dans un fichier .csv.
Remarque : Seule votre affichage actuel sera inclus dans l’export. Si vous souhaitez ajuster les contacts à exporter, utilisez les filtres « Type » et « Contacts » en haut de la page.