Comment gérer le budget de votre projet ?
Piloter votre budget est un élément clé de la gestion de votre entreprise. La fonctionnalité Budget de Houzz Pro (uniquement disponibles dans les abonnements Custom) vous permet de comparer facilement le budget prévisionnel de votre projet par rapport aux dépenses réelles. Elle vous aide à rester financièrement sur la bonne voie tout au long de l’avancement de votre projet.
Pour en savoir plus, lisez la suite de cet article.
Comment accéder à votre budget ?
Vous pouvez accéder à la fonctionnalité Budget depuis plusieurs emplacements au sein de votre projet.
Depuis le menu de gauche
Vous pouvez cliquer sur l'icône « Projets » dans la barre de navigation de gauche, puis sélectionner le projet concerné. Cliquez sur « Budget » dans le menu de gauche, sous « Comptabilité ».
Depuis la page Devis du projet
Vous pouvez également accéder à votre budget via la section Devis de votre projet.
Pour cela, cliquez sur l’icône « Projets » dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez le projet concerné, puis choisissez « Devis » dans le menu de gauche. Les détails de votre budget apparaissent alors sur le côté droit de la page.
Si un budget a déjà été créé, cliquez sur « Aller au Budget » sous « Dépenses réelles » pour en consulter les détails.
Si vous n'avez pas créé de budget pour ce projet, vous serez invité à « Établir un budget ».
Depuis la page d'Aperçu du projet
Enfin, vous pouvez également consulter un résumé de votre budget sur la page d'Aperçu du projet. Pour afficher tous les détails de votre budget et y apporter des modifications, cliquez sur « Vue d'ensemble ».
Aperçu du budget du projet
La page « Budget » de votre projet vous offre une vue d'ensemble claire de votre comptabilité, en vous permettant de comparer les coûts estimés aux dépenses réelles. Ces données sont exclusivement issues des documents et outils comptables de Houzz Pro. Il n’est actuellement pas possible d’importer des dépenses depuis Excel ou d’autres sources externes.
Dans la mesure où les documents et outils comptables de Houzz Pro alimentent directement votre budget, il est essentiel de les créer avant de démarrer celui-ci.
Besoin d’aide pour générer ces documents ? Consultez notre Centre d'aide pour en savoir plus sur la création de devis, factures, ordres de modification, bons de commande, saisies de temps et dépenses.
En haut de la page « Budget », vous trouverez un récapitulatif des coûts estimés révisés, dépenses réelles, écarts et, si activée, la colonne des coûts facturés.
Les coûts estimés révisés comprennent les coûts prévisionnels des devis et des ordres de modification de votre projet.
Les dépenses réelles comprennent les coûts provenant des bons de commande, des saisies d'heures et de dépenses de votre projet.
L'écart de coût indique la différence entre les deux coûts. Une différence de coût positive est mise en évidence en vert, tandis qu'une différence de coût négative est mise en évidence en rouge.
Le total facturé indique le montant total et le pourcentage du projet qui a été facturé au client. Les brouillons de facture sont également inclus. Vous pouvez activer ou désactiver le coût facturé selon vos besoins (voir ci-dessous).
Vous pouvez également voir les coûts révisés, les dépenses réelles, les écarts et les coûts facturés par poste.
Dans le menu déroulant « Afficher par », vous pouvez afficher votre budget par catégorie ou par pièce, puis générer un rapport. Si les codes d'ouvrage sont activés, vous pouvez afficher par poste ou code d'ouvrage.
L’option Agrandir/Réduire vous permet d’ouvrir ou de fermer toutes vos catégories en un clic, afin d’obtenir une vue détaillée ou un aperçu global du budget.
Dans le menu déroulant « Actions », vous pouvez exporter votre budget existant au format XLS si besoin. Si vous avez partagé le budget sur le Portail client, vous pouvez également retirer l’accès depuis ce menu.
L’option « Voir l'aperçu et partager » vous permet de prévisualiser votre budget et de personnaliser les colonnes affichées avant de le partager sur le Portail client (plus de détails ci-dessous).
La section « Paramètres du budget » vous permet de synchroniser des documents avec votre budget (plus de détails ci-dessous) et de personnaliser les colonnes visibles.
Personnaliser les colonnes
Par défaut, votre budget inclut les coûts facturés, la TVA, et regroupe le coût ainsi que la marge dans une seule colonne « Estimation initiale » (comme illustré ci-dessus).
La colonne « Estimation revue » inclut les ordres de modification afin de refléter une estimation mise à jour au fur et à mesure des modifications du projet.
Si vous le souhaitez, vous pouvez exclure les coûts facturés et les taxes et/ou séparer l’Estimation initiale en deux colonnes distinctes : « Coût revu » et « Marge revue » (comme illustré ci-dessous).
Pour modifier les colonnes, cliquez sur « Paramètres du budget » en haut à droite, choisissez l'onglet « Personnaliser les colonnes », puis activez ou désactivez celles de votre choix. Cliquez sur « Rétablir les valeurs par défaut » pour revenir aux paramètres initiaux ; par défaut, le coût revu et la marge revue sont désactivés.
N'oubliez pas de cliquer sur « Sauvegarder ».
Remarque : Si les codes d’ouvrage sont activés, le format de votre budget sera légèrement différent. Les codes d’ouvrage que vous avez définis seront inclus dans les détails de votre budget, et vous pourrez filtrer votre budget par code d’ouvrage. Vous pourrez également afficher le budget par code d’ouvrage ou par poste, selon votre préférence.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement du budget avec les codes d’ouvrage, consultez cet article.
Comment configurer votre budget ?
Pour créer votre premier budget de projet, vous devrez sélectionner les devis, les ordres de modification, les bons de commande, les saisies d'heures ou dépenses existants à intégrer à votre budget.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Configuration du budget » en haut de l'écran.
Vous trouverez ici une liste de tous les documents existants pour ce projet, y compris les devis, les ordres de modification et les bons de commande.
Par défaut, votre budget inclura les marges dans les calculs. Si vous préférez les exclure, désactivez le bouton « Inclut la marge dans la colonne Total estimé ». Remarque : les montants facturés incluront toujours les marge.
Utilisez la liste déroulante « Statut » pour filtrer par statut de document, y compris Brouillon, Envoyé, Approuvé, En partie payé et Réglé. Les statuts Réglé, Dû, Facturé et Partiellement facturé sont également disponibles pour les devis.
Cochez la case en regard des documents concernés pour les inclure dans le budget. Une fois les documents sélectionnés, cliquez sur « Sauvegarder ». Votre budget présente désormais le détails des coûts sur la base des informations contenues dans votre document.
Intégrer un document à partir d'un devis
Vous pouvez également intégrer un document à votre budget à partir de ce même document.
Pour commencer, ouvrez le devis concerné. Cliquez sur l'icône « Intégrer au budget » qui apparaît en haut du document, puis sur l'option du même nom. Pour retirer le document du budget, cliquez sur « Retirer ». Cliquez sur « Afficher et mettre à jour maintenant » dans la fenêtre contextuelle pour afficher directement les détails de votre budget.
Une fois le document ajouté au budget, l'icône du budget sur votre devis indiquera qu'il a été intégré - cela apparaîtra également sur votre page « Tous les devis », comme indiqué ci-dessus.
Ajouter les dépenses au budget du projet
Pour obtenir une vue d'ensemble du budget de votre projet, vous devez également saisir vos dépenses réelles.
Vous pouvez ajouter des bons de commande existants dans les Paramètres du budget, et vous pouvez également intégrer vos saisies d'heures et dépenses sous un poste spécifique.
Pour commencer, cliquez sur le poste de votre budget auquel vous souhaitez ajouter les saisies d'heures ou les dépenses.
Ici, vous pouvez filtrer les dépenses documentées, les saisies d'heures et les bons de commande pour ce projet. Dans la liste, cliquez sur « Ajouter » pour ajouter cette dépense au poste sélectionné. Cliquez sur « Retirer » pour la supprimer.
Cliquez sur une entrée existante dans cette liste pour la modifier. Effectuez vos modifications dans le nouvel écran qui s'affiche et cliquez sur « Sauvegarder ».
Une fois que toutes les saisies d'heures et dépenses sont finalisées, cliquez sur « Sauvegarder le poste ».
Remarque : les bons de commande n'apparaissent que si vous avez déjà ajouté un bon de commande au moment dans les paramètres du budget. Vous ne pouvez que retirer un bon de commande à partir de cet écran. Pour ajouter en ajouter un, cliquez sur « Paramètres du budget » et suivez les étapes ci-dessus.
Vos dépenses apparaissent maintenant dans le budget de votre projet. Tout écart entre le coût estimé et la dépense réelle s'affichera pour ce poste.