Comment planifier des rendez-vous avec des clients et des prospects ?
Planifier vos rendez-vous directement dans Houzz Pro vous permet de consulter et de gérer toutes vos réunions avec vos clients et prospects depuis un seul et même endroit. Vous n’aurez plus besoin de les rechercher dans différents outils.
Que vous échangiez avec un prospect pour la première fois ou que vous fassiez un point d’avancement avec un client en cours de projet, la fonctionnalité de rendez-vous simplifie l’organisation et le suivi de ceux-ci. Pour commencer à utiliser les rendez-vous dans Houzz Pro, vous devez d’abord configurer vos paramètres. Consultez cet article pour en savoir plus sur la connexion de votre calendrier, l’accès à votre lien de réservation personnalisé et la gestion de vos types de rendez-vous.
Une fois la configuration terminée, vous pourrez planifier et gérer des rendez-vous aussi bien avec vos clients qu’avec vos prospects.
Planifier des rendez-vous avec des prospects
Si vous souhaitez planifier un rendez-vous avec un prospect spécifique, vous pouvez facilement le faire depuis la section « Demandes » de Houzz Pro.
Pour commencer, cliquez sur l’icône « Demandes » dans le menu de navigation de gauche, puis sélectionnez le prospect concerné dans la liste. Une fois sur la page de présentation du prospect, cliquez sur l’icône « Rendez-vous » pour en planifier un. Remarque : cette icône n’apparaît que si une adresse e-mail est renseignée pour ce prospect.
Dans le menu, vous pouvez soit prendre le rendez-vous vous-même, soit partager votre agenda afin de permettre au prospect de réserver un créneau directement.
Prendre vous-même le rendez-vous
Si vous souhaitez programmer la réunion vous-même, cliquez sur « Prendre rendez-vous » dans le menu déroulant « Rendez-vous ».
Un nouvel écran s’affiche, vous permettant de sélectionner le type de rendez-vous. (Cliquez sur « Modifier les types de rendez-vous » en bas de cet écran pour ajuster les types de rendez-vous et leur durée. Pour en savoir plus, consultez cet article.)
Selon le type de rendez-vous choisi, vous pourrez confirmer ou modifier le numéro de téléphone, l’adresse du projet et/ou l’application de visioconférence utilisée. Vous pouvez également ajouter une description si nécessaire. Une fois les informations renseignées, cliquez sur « Suivant ».
Sur l’écran suivant, sélectionnez la date et l’heure du rendez-vous, puis cliquez sur « Envoyer l’invitation ».
Vous recevrez une confirmation de rendez-vous dans Houzz Pro, une notification sur l’application mobile ainsi qu’une invitation dans votre calendrier. Votre client recevra également une notification par e-mail ainsi qu’une invitation dans son calendrier.
Partager votre agenda
Si vous préférez que votre prospect réserve lui-même le rendez-vous, sélectionnez « Partager votre agenda » dans le menu déroulant « Rendez-vous ».
Un nouvel écran s’affiche, vous permettant de sélectionner le type de rendez-vous, puis de copier le lien de réservation correspondant. (Cliquez sur « Modifier les types de rendez-vous » en bas de cet écran pour ajuster les types de rendez-vous et leur durée. Pour en savoir plus, consultez cet article.)
Une fois le lien copié, vous pouvez le partager avec votre prospect via un message Houzz Pro, un SMS ou un e-mail. Votre prospect pourra alors choisir une date et une heure disponibles dans votre calendrier, puis cliquer sur « Envoyer l’invitation » pour finaliser la réservation (vue prospect illustrée ci-dessous).
Votre prospect recevra une confirmation du rendez-vous, ainsi qu’une notification par e-mail et une invitation dans son calendrier. De votre côté, vous recevrez une notification dans l’application mobile, une notification par e-mail ainsi qu’une invitation dans votre calendrier.
Gérer les rendez-vous avec les prospects
Tous les rendez-vous planifiés apparaissent en haut de la page de présentation du prospect, ainsi que dans la section « Messages ». Le statut de la demande sera automatiquement mis à jour vers « Rendez-vous ».
Si vous devez reprogrammer ou annuler un rendez-vous, vous pouvez soit cliquer sur « Modifier » dans la notification affichée en haut de la page, soit ouvrir les détails du rendez-vous depuis la section « Messages ». Votre prospect pourra également reprogrammer ou annuler le rendez-vous de son côté.
Planifier des rendez-vous avec des clients
Une fois qu’un prospect devient un client, vous pouvez continuer à planifier des rendez-vous en suivant une procédure légèrement différente.
Pour commencer, cliquez sur l’icône « Projets » dans le menu de navigation de gauche, puis sélectionnez le projet concerné dans la liste. Depuis la page de vue d'ensemble du projet, cliquez sur « Créer un rendez-vous » dans le panneau latéral de droite pour planifier un rendez-vous.
Un nouvel écran s’affiche. Vous pouvez sélectionner « Nouveau rendez-vous » si vous souhaitez le programmer vous-même.
Vous pouvez également sélectionner « Copier le lien » pour partager votre calendrier. Cette option copie le lien de réservation correspondant à votre type de rendez-vous préféré. Vous pourrez ensuite l’envoyer à votre client afin qu’il choisisse lui-même une date et un horaire.
Prendre vous-même le rendez-vous
Si vous souhaitez programmer le rendez-vous vous-même, un nouvel écran s’affichera vous permettant de sélectionner le type de rendez-vous. (Cliquez sur « Modifier les types de rendez-vous » en bas de cet écran pour ajuster les types de rendez-vous et leur durée. Pour en savoir plus, consultez cet article.)
Selon le type de rendez-vous choisi, vous pourrez confirmer ou modifier le numéro de téléphone, l’adresse du projet et/ou l’application de visioconférence utilisée. Vous pouvez également ajouter une description si nécessaire. Une fois les informations renseignées, cliquez sur « Suivant ».
Dans l’écran suivant, sélectionnez la date et l’heure du rendez-vous, puis cliquez sur « Envoyer l’invitation ».
Vous recevrez une confirmation de rendez-vous dans Houzz Pro, une notification sur l’application mobile ainsi qu’une invitation dans votre calendrier. Votre client recevra également une notification par e-mail ainsi qu’une invitation dans son calendrier.
Partager votre agenda
Si vous préférez que votre client réserve lui-même le rendez-vous, sélectionnez « Copier le lien » en face du type de rendez-vous souhaité pour partager votre calendrier. (Cliquez sur « Modifier les types de rendez-vous » en bas de cet écran pour ajuster les types de rendez-vous et leur durée. Pour en savoir plus, consultez cet article.)
Une fois le lien copié, vous pouvez le partager avec votre client via un message Houzz Pro, un SMS ou un e-mail. Votre client pourra alors choisir une date et une heure disponibles dans votre calendrier, puis cliquer sur « Envoyer l’invitation » pour finaliser la réservation (vue client illustrée ci-dessous).
Votre client recevra une confirmation du rendez-vous, ainsi qu’une notification par e-mail et une invitation dans son calendrier. De votre côté, vous recevrez une notification dans l’application mobile, une notification par e-mail ainsi qu’une invitation dans votre calendrier.
Gérer les rendez-vous avec les clients
Tous les rendez-vous planifiés apparaissent en haut de la page de vue d'ensemble du projet, ainsi que dans le panneau latéral de droite.
Si vous devez modifier un rendez-vous existant, vous pouvez soit cliquer sur « Voir » dans la notification située en haut de la page, soit cliquer sur l’icône du crayon à côté du rendez-vous planifié dans le panneau latéral de droite.
Les détails du rendez-vous s’affichent alors. Vous pourrez annuler ou reprogrammer le rendez-vous selon vos besoins (comme illustré ci-dessous).
Si vous sélectionnez « Gérer » dans la section « Rendez-vous » du panneau latéral de droite, vous verrez la liste de tous vos rendez-vous avec ce client.
En haut de la page, vous pouvez filtrer les rendez-vous par type et afficher ceux à venir ou passés. Cliquez sur l’icône du crayon pour modifier un rendez-vous existant, ou sélectionnez « Créer un rendez-vous » pour en planifier un nouveau.