Comment configurer les codes d'ouvrage dans Houzz Pro ?
Pour les entrepreneurs du bâtiment qui gèrent des budgets importants, les codes d’ouvrage sont un outil essentiel pour structurer et suivre les coûts d’un projet. Ils permettent une comptabilité plus rigoureuse, une meilleure comparaison entre estimé et réel, et une analyse de performance sur la durée.
Voyons ce que sont les codes d’ouvrage, comment les activer et comment les utiliser dans Houzz Pro.
Qu’est-ce qu’un code d’ouvrage ?
Un code d’ouvrage est un identifiant (une combinaison de chiffres et de phases de projet) qui aide à organiser les dépenses. Chaque code agit comme un « compartiment » regroupant des coûts similaires. Par exemple, vous pouvez avoir un code d’ouvrage unique pour chaque étape comme fondations, raccordement, charpente, plomberie, etc.
L’objectif est d’assurer une cohérence entre vos projets : la plupart des professionnels créent une liste d’environ 80 à 120 codes d’ouvrage. Ces codes suivent l’ordre logique de construction, du démarrage jusqu’à la finition. Tous les codes ne sont pas forcément utilisés sur chaque projet. Par exemple, si vous n’avez pas de travaux d'aménagement paysager sur un chantier, vous n’utiliserez pas les codes qui y sont associés.
Catégories vs. Codes d'ouvrage
Les professionnels qui souhaitent un contrôle plus précis sur le suivi des coûts, de la facturation et des rapports peuvent choisir de passer du système de catégories standard à un seul niveau au système plus avancé de codes d’ouvrage. Contrairement aux catégories, qui se contentent de regrouper les postes par corps de métier ou par phase, les codes d’ouvrage reposent sur une structure à deux niveaux ; une méthode qui reflète la façon dont les professionnels expérimentés organisent leurs budgets et suivent les coûts réels sur le terrain. Avec les codes d’ouvrage, vous pouvez décomposer chaque phase du projet avec davantage de précision, la lier au suivi des heures, aux dépenses et aux ordres de modification, et générer des rapports offrant une véritable visibilité sur la rentabilité. C’est une véritable avancée pour les équipes qui travaillent déjà avec un expert-comptable, ou pour celles prêtes à faire évoluer leur gestion vers une facturation par phase et un suivi des coûts plus approfondi.
Structure des codes d'ouvrage
Les codes d’ouvrage adoptent une structure à deux niveaux :
- La catégorie de codes d’ouvrage (phase globale, comme plomberie)
- Le code d’ouvrage spécifique (sous-élément de la catégorie, comme matériaux plomberie, main-d’œuvre plomberie, etc.)
Les deux fonctionnent ensemble pour former un véritable système : la catégorie est comme un tiroir principal, et les codes sont les dossiers à l’intérieur de ce tiroir.
Devis par codes d’ouvrage ou par postes
Quand vous activez les codes d’ouvrage dans Houzz Pro, vous devez choisir entre deux méthodes d'estimation :
Par codes d’ouvrage : approche plus globale. Vous estimez chaque code d’ouvrage avec un coût total sans détailler chaque sous-élément. Cette méthode est souvent utilisée par les pros qui établissent leurs devis à partir des données de projets précédents ou des premières offres pour des travaux clés en main.
Par postes : approche plus granulaire. Vous décomposez les codes en postes détaillés (matériaux, main-d’œuvre, etc.).
Qui utilise les codes d’ouvrage ?
Les codes d’ouvrage sont surtout utiles pour les entrepreneurs du bâtiment qui gèrent des chantiers complexes.
Remarque : Avant d’adopter ces codes pour la première fois, il est fortement conseillé de consulter votre expert-comptable, car cela impacte votre structure comptable globale.
Comment activer les codes d’ouvrage ?
Si vous utilisez les codes d’ouvrage pour la première fois dans Houzz Pro, vous devrez d’abord les activer. L’activation des codes d’ouvrage n’affectera que les projets futurs et n’aura aucun impact sur les projets en cours.
Dans la barre de navigation à gauche, cliquez sur l’icône « Entreprise » dans la navigation de gauche, puis choisissez « Catégories » dans le menu de gauche. En haut de cette page, cliquez sur « Activer les codes d'ouvrage ».
Étape 1 : choisissez l’une des deux options suivantes :
- Créer ou importer de nouveaux codes d’ouvrage: Cette option vous permet d’importer une liste existante de codes d’ouvrage ou de créer manuellement une nouvelle liste. En sélectionnant cette option, les catégories existantes que vous utilisez actuellement seront archivées. Tous vos éléments dans Mes éléments seront décatégorisés ; vous devrez les réaffecter à des codes d’ouvrage (en savoir plus ici).
- Utiliser les catégories actuelles : Cette option conserve vos catégories existantes dans Houzz Pro, tout en vous permettant d’y ajouter des codes d’ouvrage. C’est la solution idéale si vous avez déjà commencé à attribuer des numéros de codes d’ouvrage à vos catégories actuelles.
Étape 2 : choisissez votre préférence de devis par défaut (consultez la section Devis par codes d’ouvrage ou par postes ci-dessus pour plus de détails) :
- Devis par codes d’ouvrage : tarification globale, moins détaillée
- Devis par postes : tarification détaillée poste par poste, plus précise
Sélectionnez le rond correspondant à l’option souhaitée, puis cliquez sur « Activer les codes d’ouvrage ».
Importer des codes d'ouvrage
Si vous choisissez d'utiliser vos codes existants, vous devrez les importer sur Houzz Pro. Téléchargez d’abord le modèle pour respecter la structure requise.
Ouvrez le modèle et saisissez vos données de codes d’ouvrage dans les champs correspondants, ou copiez la même mise en forme dans votre propre fichier pour qu’il corresponde au modèle.
Pour que l’importation fonctionne correctement, assurez-vous que :
- Chaque saisie contient les champs requis : Code de catégorie, Nom de catégorie, Code d’ouvrage, Nom du code d’ouvrage.
- Le fichier est au format Excel ou CSV.
- Le fichier ne contient pas plus de 500 saisies.
Une fois terminé, enregistrez le fichier rempli au format CSV ou Excel. Sur l’écran d’importation, cliquez sur « importez-le » pour joindre le fichier, ou glissez-déposez le fichier directement dans la zone prévue à cet effet.
Si l’importation réussit, un message s’affichera indiquant le nombre de lignes détectées dans votre fichier. Cliquez ensuite sur « Suivant ».
Sur l’écran suivant, vous devrez associer les colonnes de votre fichier aux champs de Houzz Pro. Seules les colonnes que vous associez seront importées ; vous pouvez sélectionner « Ignorer » dans le menu déroulant pour ne pas importer certaines colonnes. Cliquez sur « Suivant » quand vous avez terminé.
Vérifiez le résumé de vos codes d’ouvrage, puis cliquez sur « Importer ».
Si votre fichier a bien été importé, un message de confirmation indiquera le nombre de saisies importées correctement. Cliquez sur « J'ai fini » pour revenir à la page Codes d’ouvrage.
Créer de nouveaux codes d'ouvrages
Vous pouvez également créer manuellement tous vos codes d’ouvrage directement dans Houzz Pro.
Pour ce faire, saisissez le code de catégorie et le nom de catégorie que vous souhaitez créer sur la page des codes d'ouvrage. Cliquez ensuite sur « Ajouter ».
Le nouveau nom de catégorie apparaîtra dans votre liste de codes d’ouvrage. Pour ajouter des codes d’ouvrage plus spécifiques sous cette catégorie, cliquez sur « Ajouter un code d’ouvrage ».
Saisissez le numéro et le nom du code d’ouvrage, puis cliquez sur « Ajouter ».
Vous pouvez continuer à ajouter vos catégories et codes d’ouvrage jusqu’à ce que votre liste principale soit complète.
Supprimer les codes d'ouvrage
Vous pouvez supprimer une catégorie ou un code d'ouvrage directement sur la page des codes d'ouvrage.
Pour ce faire, cliquez sur les trois points à droite de la catégorie ou code d'ouvrage que vous souhaitez supprimer et sélectionnez « Archiver ».
La catégorie ou le code d'ouvrage sera supprimé(e) : vous ne pourrez donc plus les utiliser dans vos documents comptables ou ailleurs dans Houzz Pro.
Si vous souhaitez en restaurer, cliquez sur « Archivé » dans le menu « Voir », en haut de la page des codes d'ouvrage. Puis cliquez sur les trois points situés à droite du code d'ouvrage et sélectionnez « Ne plus archiver »
Le code d'ouvrage sera à nouveau disponible.
Désactiver les codes d'ouvrage
Si vous activez les codes d'ouvrage mais décidez ensuite que ce système ne convient pas à votre entreprise, vous pouvez les désactiver. Cela supprimera tous les numéros de codes d'ouvrage des futurs projets, mais n’affectera pas les projets existants qui utilisent déjà des codes d'ouvrage.
Remarque : Il est déconseillé d’activer et de désactiver les codes d'ouvrage à plusieurs reprises, car cela pourrait perturber l’organisation des documents ainsi que vos registres comptables.
Pour désactiver les codes d'ouvrage, cliquez sur l’icône « Entreprise » dans la barre de navigation de gauche, puis sélectionnez « Codes d'ouvrage » dans le menu de gauche. Une fois sur la page des codes d'ouvrage, cliquez sur « Désactiver les codes d'ouvrage » dans le menu « Actions ».
Un nouvel écran s'affichera pour vous demander de confirmer votre choix. Cliquez sur « Désactiver les codes d'ouvrage » pour continuer.
Your account will now switch back to the basic category system without cost codes.
Utiliser les codes d'ouvrage dans Houzz Pro
Une fois que vous avez créé votre liste principale de codes d’ouvrage, vous pouvez les utiliser partout dans Houzz Pro, notamment dans les documents comptables, les shopping listes et le budget. Pour en savoir plus, consultez cet article.
Par défaut, les autorisations liées aux codes d’ouvrage sont activées pour tous les membres de l’équipe. Cela leur permet de créer, modifier ou supprimer des codes d’ouvrage. Si vous souhaitez restreindre l’accès à certains membres, consultez cet article.