Comment utiliser les automatisations sur les documents ?

Lorsque vous créez vos documents sur Houzz Pro, vous pouvez gagner en temps et en efficacité grâce à la fonction d'automatisation, qui vous permet de programmer des étapes ultérieures, des rappels ou des messages de remerciement automatisés.

Options d'automatisation par type de document

Les options d'automatisations varient en fonction du type et du statut du document. Par exemple, vous n'aurez pas la possibilité de créer une tâche pour un devis échu si le document a déjà été partiellement payé.

Voici une liste des automatisations disponibles par type de document.

Remarque : les automatisations sont disponibles dans les devis des demandes, sauf indication contraire.

Devis

• Créer une facture lorsqu'un devis est approuvé (dans les projets uniquement)
• Créer une tâche lorsque le devis arrive à expiration
• Envoyer un e-mail de rappel à votre client pour qu'il vérifie le devis
• Envoyer un e-mail de rappel à votre client lorsque le devis arrive à expiration
• Envoyer un e-mail de rappel à votre client lorsque le devis accuse un retard de paiement
• Envoyer un e-mail de remerciement à votre client après l'approbation du devis

Factures

• Créer une tâche lorsque la facture arrive à expiration
• Envoyer un e-mail de rappel à votre client pour qu'il vérifie la facture
• Envoyer un e-mail de rappel à votre client lorsque la facture arrive à expiration
• Envoyer un e-mail de rappel à votre client lorsque la facture accuse un retard de paiement
• Envoyer un e-mail de remerciement à votre client après le paiement de la facture

Ordres de modification (entrepreneurs du bâtiment, architectes d'intérieur et décorateurs)

• Créer une tâche lorsque l'ordre de modification arrive à expiration
• Envoyer un e-mail de rappel à votre client pour qu'il vérifie l'ordre de modification
• Envoyer un e-mail de rappel à votre client lorsque l'ordre de modification arrive à expiration

Accéder aux automatisations

Dans tous vos documents pertinents, vous pouvez accéder à la fonction d'automatisation de la même manière - en cliquant sur l'icône d'automatisation en forme d'éclair en haut de votre document, à côté du menu déroulant « Actions ».

De là, vous verrez trois catégories de messages ou d'actions automatisés : les prochaines étapes, les rappels et les messages de remerciement.

Sélectionnez la catégorie pour afficher les options d'automatisation. Vous pouvez activer ou désactiver une automatisation en cliquant sur le bouton à droite. Vos préférences seront automatiquement sauvegardées pour tous les futurs documents du même type.

Modifier les automatisations

Une fois que vos automatisations sont activées, vous pouvez modifier les détails propres à chacune d'entre elles en cliquant sur le bouton « Modifier ».

Pour les étapes suivantes, vous pouvez décider si vous souhaitez partager automatiquement une facture avec votre client ou si vous pouvez conserver votre facture à l'état de brouillon et l'envoyer manuellement ultérieurement (uniquement pour les devis).

Vous pouvez également créer une tâche lorsqu'un devis est en retard et choisir un nom de tâche. Assurez-vous de cliquer sur « Sauvegarder » lorsque vous avez terminé.

Pour les rappels, vous pouvez envoyer aux clients un e-mail de rappel après l'envoi d'un document ou lorsqu'un document ou règlement est en retard. Vous pouvez spécifier la date d'envoi du rappel et personnaliser l'objet et le message de l'e-mail. N'oubliez pas de cliquer sur « Sauvegarder » lorsque vous avez terminé.

Pour les messages de remerciement, vous pouvez envoyer un e-mail à votre client après l'approbation d'un document. Vous pouvez personnaliser l'objet et le message de l'e-mail. Veillez à cliquer sur « Sauvegarder » lorsque vous avez terminé.