Comment utiliser les dossiers d'entreprise ?
Les dossiers d'entreprise vous offrent une bibliothèque centralisée pour tous les documents de votre société qui ne sont pas liés à un projet spécifique. Stockez et organisez facilement vos ressources importantes, telles que les licences, certificats d’assurance, éléments de marque, directives internes ou autres documents destinés à l’équipe, et rendez-les accessibles à l’ensemble de votre organisation dans Houzz Pro.
Au lieu d'importer les mêmes fichiers à chaque nouveau projet, ajoutez-les une seule fois et retrouvez-les à tout moment lorsque vous en avez besoin.
Les fichiers d'entreprise fonctionnent comme les fichiers associés aux projets et aux prospects : vous pouvez organiser vos documents dans des dossiers, prévisualiser les fichiers, ainsi que modifier et gérer chaque document depuis un emplacement unique.
Remarque : par défaut, tous les nouveaux membres de l’équipe disposant des rôles Administrateur principal, Administrateur, Équipe sur le terrain ou Équipe design auront accès à l’ensemble des dossiers d’entreprise. Vous pouvez gérer et modifier les autorisations d’accès depuis la page des permissions du membre de l’équipe concerné, et révoquer cet accès à tout moment si nécessaire. Consultez cet article pour en savoir plus sur la gestion des autorisations.
Accéder aux dossiers d'entreprise
Pour accéder à vos dossiers d'entreprise, cliquez sur l'icône « Entreprise » dans la navigation de gauche, puis sélectionnez « Dossiers d'entreprise » dans le menu.
Cliquez sur « Importer des fichiers » ou « Créer un dossier » pour commencer.
Importer des fichiers
Lorsque vous sélectionnez « Importer des fichiers » dans les dossiers d’entreprise, vous pouvez importer des fichiers depuis votre ordinateur ou les ajouter directement depuis Google Drive. Vous pouvez importer plusieurs fichiers à la fois. Les types de fichiers pris en charge incluent notamment : les images, les vidéos, les fichiers PDF, les documents Word, les feuilles de calcul Excel, les fichiers texte.
Conseil : lorsque vous ajoutez des fichiers depuis votre ordinateur, vous pouvez faire glisser et déposer plusieurs fichiers à la fois directement sur la page Dossiers d’entreprise (comme illustré ci-dessous).
Joindre des fichiers d'entreprise
Dans Houzz Pro, vous pouvez joindre des fichiers d’entreprise existants ou en importer de nouveaux à de nombreux endroits, notamment dans :
- les projets et demandes ;
- les documents comptables (devis, factures, etc.) ;
- les shopping listes ;
- les fiches quotidiennes ;
- les tâches ;
- le heures et les dépenses.
Dans la section Fichiers et photos des projets et des demandes, vous trouverez les dossiers d’entreprise dans le menu déroulant « Importer des fichiers ».
Cherchez l'icône des pièces jointes ou la zone pour les joindre sur les documents, fiches quotidiennes, tâches et heures/dépenses.
Dans les outils de conception et de visualisation, cherchez l'icône des fichiers pour en ajouter de nouveaux ou existants.
Vous pouvez ensuite sélectionner un fichier dans vos dossiers d’entreprise. Lorsque vous ajoutez un fichier, celui-ci est copié dans les fichiers du projet et utilisé à partir de cet emplacement (par exemple dans les documents, les shopping listes, etc.). Les fichiers ne sont pas joints directement depuis les dossiers d’entreprise. Une copie est systématiquement créée dans le projet ou la demande afin de garantir que la bonne version du fichier est utilisée dans son contexte.
Remarque : si vous ne disposez pas des autorisations nécessaires pour accéder aux dossiers d’entreprise, cette option ne sera pas visible et vous ne pourrez pas utiliser les fichiers de l’entreprise lorsque vous travaillez dans des projets, des demandes ou d’autres espaces de travail.
Classer vos dossiers
Vous pouvez créer des dossiers, ainsi que des sous-dossiers, afin d’organiser efficacement les documents de votre entreprise. Pour créer un dossier, cliquez sur le bouton « Créer un dossier » situé en haut à droite de la page, saisissez un nom, puis cliquez sur « Créer ». Cliquez sur l’icône des trois points associée à un dossier pour accéder aux actions disponibles : ouvrir, déplacer, ajouter aux favoris, renommer ou supprimer le dossier.
Chercher et filtrer vos dossiers
Recherchez un nom de fichier ou de dossier, ou utilisez les filtres pour affiner les résultats par date d'importation ou type de fichier. Vous pouvez également activer l’option « Afficher uniquement les favoris » afin de n’afficher que les fichiers que vous avez marqués comme favoris.
Ajuster l'affichage des dossiers
Vous pouvez facilement basculer entre l’affichage en liste et l’affichage en grille à l’aide des icônes situées en haut à droite.
Affichage en liste : l’affichage en liste vous permet de consulter rapidement toutes les informations pertinentes associées à chaque élément, notamment : la personne ayant ajouté le fichier, la date d'importation, le type de fichier, la taille du fichier. Cliquez sur l’en-tête d’une colonne pour trier les fichiers selon ce critère.
Affichage en grille : l’affichage en grille présente des vignettes plus grandes pour chaque fichier, ce qui facilite leur prévisualisation sans avoir à les ouvrir individuellement. Vous pouvez trier les fichiers par date d'importation (du plus récent au plus ancien ou inversement) à l’aide du menu « Trier » situé en haut à droite.
Voir l'aperçu de vos fichiers
Il vous suffit de cliquer sur un fichier pour ouvrir son aperçu. Depuis la barre supérieure de l’aperçu, vous pouvez :
- cliquer sur l’icône de l'étoile pour ajouter le fichier à vos favoris.
- cliquer sur l’icône de la flèche pour télécharger le fichier.
- cliquer sur l’icône d'informations (i) pour consulter les détails du fichier, notamment sa date d'importation, sa date de dernière modification, son propriétaire, son type, sa taille et son emplacement.
- cliquer sur l’icône des trois points pour déplacer, dupliquer, ajouter ou retirer des favoris, renommer ou supprimer le fichier.
Remarque : contrairement aux fichiers associés aux projets, il n’est pas possible d’ajouter des commentaires aux fichiers d’entreprise.
Accéder aux documents supprimés
Vous pouvez consulter vos documents supprimés à tout moment en cliquant sur le bouton « Corbeille » situé en haut à droite.
En survolant un fichier supprimé, l’icône des trois points apparaît et vous permet d’accéder à des actions supplémentaires, telles que restaurer ou supprimer définitivement. Vous pouvez également sélectionner plusieurs fichiers à la fois à l’aide de la case à cocher située à gauche de chaque fichier, puis les restaurer ou les supprimer définitivement à l’aide des boutons affichés en bas de la page.