Comment créer des fiches quotidiennes sur l'appli mobile ?
Grâce aux fiches quotidiennes sur votre appareil mobile, vous et votre équipe pouvez ajouter des mises à jour sur l'avancement des travaux directement depuis le chantier, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Vous pouvez créer une fiche quotidienne sur l'application mobile Houzz Pro via la section « Créer » en haut de l'écran d'accueil de l'application, via le bouton « Créer » en bas de l'écran ou depuis plusieurs emplacements au sein d’un projet.
Créer une fiche quotidienne
Si vous souhaitez renseigner manuellement les détails d’une fiche quotidienne, appuyez sur l’option « Créer à partir de zéro » dans le menu des fiches quotidiennes. Cette option est idéale pour de petites mises à jour avec peu de détails, ou si vous ne souhaitez pas enregistrer de vidéo pour les destinataires. Vous pourrez toujours importer des images et des vidéos depuis votre appareil.
Sélectionnez un projet auquel associer la fiche quotidienne, puis commencez à saisir les détails de la journée dans la fiche. Pour gagner du temps, la date s'affiche automatiquement, mais vous pouvez facilement la modifier en appuyant sur l'icône du calendrier à droite. Ajoutez du texte à votre fiche quotidienne et mettez-le en forme selon vos besoins (gras, puces, etc.).
Astuce : utilisez la dictée vocale (le bouton du microphone de votre clavier) pour les mises à jour plus longues.
Vous pouvez également joindre une photo ou une vidéo du chantier, soit avec votre appareil photo, soit depuis les photos ou les fichiers de votre appareil, depuis les fichiers du projet, ou en numérisant. Toute pièce jointe ajoutée à la fiche quotidienne sera également enregistrée dans les fichiers du projet pour référence ultérieure.
Sous la section des pièces jointes, vous pouvez voir les informations météo, le planning du projet, les saisies d'heures des membres de l’équipe, ainsi qu’une liste de tâches ou de problèmes à traiter. Vous pouvez rapidement créer une nouvelle saisie d'heure ou une tâche directement depuis la fiche quotidienne en appuyant sur l’icône du « + » dans la section correspondante.
Appuyez sur l’icône de l'engrenage en haut pour activer ou désactiver certaines sections si nécessaire. Sélectionnez « Appliquer par défaut » si vous souhaitez conserver ces paramètres pour toutes vos fiches quotidiennes.
Partager une fiche quotidienne
Pour partager une fiche quotidienne, appuyez sur le bouton « Partager » en haut de la fiche.
Sur l'écran qui s'affiche, vous pouvez ajuster l’accès pour les clients et les sous-traitants. Les membres de l’équipe assignés au projet y auront accès par défaut.
Accès client
Si vous autorisez vos clients à accéder aux fiches quotidiennes, ils pourront consulter la documentation dans le portail client.
Les clients recevront un e-mail lorsqu’une fiche quotidienne est partagée (vous devez d’abord partager le portail client). Pour en savoir plus sur le portail client, consultez cet article.
Accès sous-traitant
Pour les sous-traitants, vous pouvez accorder l’accès aux fiches quotidiennes au cas par cas depuis la section « Accès du sous-traitant » de la fenêtre de partage. Vous verrez la liste des sous-traitants actuellement invités au projet et pourrez activer ou désactiver l’accès pour chacun.
Les sous-traitants recevront un e-mail lorsqu’une fiche quotidienne est partagée. Pour en savoir plus sur l’accès des sous-traitants, consultez cet article.
Commenter des fiches quotidiennes
Grâce à la fonction de commentaire des fiches quotidiennes, vous pouvez communiquer avec le client, les membres de votre équipe et les sous-traitants sur tous les détails propres à la fiche. Pour ajouter un commentaire à une fiche quotidienne, appuyez sur l'icône « Commentaire » en haut à droite de la fiche.
Le panneau de commentaires s'ouvre et vous pouvez choisir de communiquer avec le client ou les membres de votre équipe à l'aide des onglets supérieurs. Saisissez votre message dans le champ de texte et appuyez sur l'icône « Envoyer ». Notez que la fiche quotidienne doit être partagée sur le portail client pour que ce dernier puisse la consulter.
Une fois le commentaire envoyé, le destinataire recevra une notification lui permettant de le consulter et d'y répondre. S'il est envoyé à un client, celui-ci pourra voir le commentaire sur son portail client, dans la section « Fiche quotidienne ».
Voir toutes les fiches quotidiennes sur l'appli
Pour consulter toutes vos fiches quotidiennes sur l'application, appuyez sur le titre de la section « Fiches quotidiennes » de l'écran d'accueil (vous devrez peut-être faire défiler l'écran pour trouver cette section).
De là, vous pouvez consulter les fiches quotidiennes de tous les projets. Appuyez sur n'importe quelle fiche pour la consulter, la modifier ou la supprimer.
Utilisez le filtre en haut à gauche pour réduire la liste des fiches par projet. Pour trier les fiches quotidiennes par date, appuyez sur l'icône de tri en haut à droite pour les afficher par date d'enregistrement, dernière mise à jour ou première mise à jour.