Comment utiliser les modèles d'e-mails lors de l'envoi de documents ?
Lorsque vous envoyez un document à votre client, vous pouvez ajouter un message personnalisé dans le corps de l'e-mail. Si vous souhaitez utiliser le même message à plusieurs reprises pour certains documents, vous pouvez créer et utiliser des modèles pour ces e-mails afin de gagner du temps.
Accéder à vos modèles d'e-mails
Pour accéder à vos modèles d'e-mails, ouvrez un document qui est encore à l'état de brouillon et cliquez sur « Voir l'aperçu ». Cliquez sur « Envoyer » en haut à droite, puis sur « Mes modèles » dans le coin inférieur droit de la partie message.
La fenêtre « Modèles d'e-mails » apparaît alors, dans laquelle vous pouvez créer, rechercher, modifier et supprimer des modèles d'e-mails. Vous pouvez également définir des modèles d'e-mails par défaut pour un projet ou pour l'entreprise.
Créer un nouveau modèle d'e-mail
Pour créer un modèle d'e-mail, cliquez sur le bouton « Nouveau » en haut à droite ou, s'il s'agit de votre premier modèle, sur le bouton « Créer un nouveau modèle ». Il vous suffit ensuite de saisir un titre et un message.
Dans le contenu du modèle, vous pouvez insérer un attribut, c'est-à-dire la génération automatique d'éléments tels que le nom de votre client, le nom de votre entreprise et bien plus encore. Par exemple, « Bonjour [Prénom du contact], » comme le montre le texte de l'image ci-dessous. C'est un excellent moyen d'ajouter une touche personnelle à vos e-mails sans avoir à saisir les noms à chaque fois.
Vous pouvez également définir un modèle d'e-mail par défaut pour le projet et choisir les documents (devis, factures, acomptes ou bons de commande) auxquels il s'applique. Définir un modèle par défaut pour le projet ne remplace pas les e-mails des projets précédents.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Sauvegarder » pour enregistrer ce message comme l'un de vos modèles d'e-mails en vue d'une utilisation ultérieure, ou cliquez sur le bouton « Sauvegarder et ajouter » pour l'enregistrer comme modèle et l'appliquer au document en cours.
Définir par défaut pour un projet, modifier ou supprimer un modèle d'e-mail
Vous pouvez toujours définir un modèle d'e-mail comme modèle par défaut pour un projet, le modifier ou le supprimer ultérieurement en ouvrant l'écran « Modèles d'e-mails » et en cliquant sur les trois points horizontaux qui apparaissent à droite lorsque vous passez le curseur de la souris sur un modèle.
Définir les modèles par défaut de l'entreprise
Pour définir des modèles par défaut pour l'entreprise, qui serviront de modèles par défaut pour tous les projets, cliquez sur « Définir les modèles par défaut de l'entreprise » en haut de l'écran « Modèles d'e-mails ».
Ici, vous pouvez définir les modèles par défaut de l'entreprise pour les mentions légales, les mémos et les e-mails. Il vous suffit de sélectionner le modèle que vous souhaitez définir comme modèle par défaut de l'entreprise pour chaque section et chaque type de document.
Ce modèle apparaîtra alors sur tous les documents que vous avez sélectionnés dans tous les projets de votre entreprise. Vous pouvez modifier ces paramètres à tout moment dans l'écran « Modèles par défaut de l'entreprise ».