Comment utiliser les pièces jointes ?

Les pièces jointes dans l'outil Clipper

Vous pouvez commencer à joindre des fichiers à un produit dès son ajout avec le Clipper, afin d’enregistrer les documents associés en même temps que l’élément.

Lorsque vous utilisez le Clipper, cliquez sur l’outil en forme de main en haut de la fenêtre, ou faites défiler la page jusqu’à la section « Pièces jointes », puis sélectionnez « Cliquer pour ajouter ». Survolez ensuite n’importe quel fichier de la page avec l’outil en forme de main et cliquez dessus pour l’ajouter instantanément en tant que pièce jointe. Une fois le fichier ajouté, vous pouvez le renommer en cliquant directement sur son nom ou le supprimer à l’aide de l’icône de la corbeille.

Pour ajouter manuellement des fichiers depuis le Clipper, cliquez sur « Importer des fichiers » et sélectionnez-les sur votre appareil.

Une fois ajoutés avec le Clipper, les fichiers sont enregistrés en tant que pièces jointes de l’élément dans votre bibliothèque (Mes éléments). Ils sont ensuite automatiquement associés à l’élément lorsque celui-ci est ajouté à différentes fonctionnalités du projet, telles que les shopping listes, le rapport de commandes ou les documents comptables.

Les pièces jointes dans Mes éléments

Une fois qu’un élément a été ajouté à votre bibliothèque via l'outil Clipper ou manuellement, vous pouvez ajouter des pièces jointes ou gérer celles qui existent déjà depuis la page « Mes éléments ».

Il s’agit de l’emplacement principal pour tenir à jour les documents associés à un élément, car les pièces jointes ajoutées ou les modifications apportées ici seront répercutées lors de toute utilisation future de cet élément.

Remarque : les modifications apportées dans « Mes éléments » ne sont pas appliquées aux éléments déjà ajoutés à des projets. Les éléments existants doivent être mis à jour directement dans les documents ou les shopping listes auxquels ils sont associés.

Dans « Mes éléments », les éléments comportant des pièces jointes sont identifiés par une icône indiquant le nombre de fichiers joints. Pour consulter les fichiers existants ou en importer de nouveaux, cliquez sur un élément pour ouvrir l’éditeur, puis faites défiler la page jusqu’à la section « Pièces jointes ».

Dans la fenêtre de modification d’un élément, vous pouvez ajouter de nouveaux fichiers ou gérer les fichiers existants, notamment les renommer, les télécharger ou les supprimer. Pour visualiser une pièce jointe, cliquez sur sa vignette à gauche.

Les pièces jointes dans l'aperçu de l'élément

L’aperçu de l’élément est accessible depuis la plupart des fonctionnalités de Houzz Pro, notamment les documents (devis, factures, etc.), les planches d'ambiance, les shopping listes et le rapport de commandes. Repérez l’icône « i » ou l’option « Aperçu de l’élément » dans un menu d’options (comme dans l’exemple de document ci-dessous).

Dans l’aperçu de l’élément, faites défiler la page jusqu’à la section « Pièces jointes ». Vous pouvez cliquer sur une pièce jointe pour la consulter, ainsi que renommer, télécharger ou supprimer des fichiers existants. Vous pouvez également ajouter de nouvelles pièces jointes.

Les modifications apportées aux pièces jointes d’un élément depuis l’aperçu de l’élément seront répercutées dans toutes les fonctionnalités du projet existant.

Les pièces jointes dans le rapport de commandes

Les éléments du rapport de commandes comportant une ou plusieurs pièces jointes affichent un indicateur visuel, ce qui permet de repérer rapidement les produits auxquels des documents sont déjà associés.

Depuis le rapport de commandes, vous pouvez gérer les pièces jointes existantes directement depuis l’élément : les prévisualiser, les télécharger, les supprimer, les renommer ou ajouter de nouveaux fichiers. Pour cela, cliquez simplement sur l’icône de la pièce jointe dans la colonne « Élément ».

Pour joindre des fichiers à un élément du rapport de commandes qui ne comporte encore aucune pièce jointe, ouvrez l’aperçu de l’élément (icône « i »). Vous pourrez alors ajouter ou gérer les pièces jointes comme indiqué ci-dessus.

Les modifications apportées aux pièces jointes d’un élément depuis le rapport de commandes seront répercutées dans toutes les fonctionnalités du projet existant.

Les pièces jointes dans les shopping listes

Dans les shopping listes, les éléments comportant des pièces jointes affichent une icône indiquant le nombre de fichiers joints sur leur carte. Cliquez sur cette icône pour ouvrir l’aperçu de l’élément, depuis lequel vous pouvez consulter, renommer, télécharger ou supprimer les pièces jointes existantes. Vous pouvez également y ajouter de nouveaux fichiers.

Les modifications apportées aux pièces jointes d’un élément depuis une shopping liste seront répercutées dans toutes les fonctionnalités du projet existant.

Visibilité pour les clients

Vous pouvez choisir si les pièces jointes sont visibles ou non par les clients dans les shopping listes. Vous pouvez ainsi partager des ressources utiles, comme des manuels de produits ou des informations sur les garanties, tout en gardant confidentiels les fichiers réservés à un usage interne. Pour afficher ou masquer les pièces jointes pour le client, cliquez sur « Voir l'aperçu et partager » dans le tableau, puis recherchez l’option pièces jointes dans la section Détails de l’élément.

• Si cette option est activée, les clients verront une icône pièces jointes sur la carte de l’élément, ainsi qu’une section dédiée aux pièces jointes dans l’aperçu de l’élément lorsqu’ils ouvrent un élément. Ils pourront consulter et télécharger les fichiers concernés.
• Si cette option est désactivée, les pièces jointes resteront visibles uniquement par votre équipe et ne s’afficheront pas pour les clients consultant le tableau.