Comment utiliser et personnaliser le rapport de commandes ?

Le rapport de commandes de Houzz Pro, anciennement appelé Suivi du projet, est un espace centralisé où vous pouvez retrouver toutes les informations financières et d’approvisionnement, ainsi que le statut de tous les produits et services de votre projet, y compris les documents auxquels ils sont associés, comme les factures ou les bons de commande. Le rapport de commandes est une feuille de suivi entièrement personnalisable, dans laquelle vous pouvez créer vos propres colonnes et choisir les détails que vous souhaitez afficher, puis exporter ces informations afin de les partager avec les membres de votre équipe, les fournisseurs, les sous-traitants ou les clients.

Accéder au rapport des commandes

Pour accéder au suivi des commandes d’un projet, rendez-vous sur la page d’aperçu du projet puis cliquez sur « Rapport des commandes » dans la section « Planification » du menu de gauche.

Vous pouvez également accéder au suivi depuis la page des shopping listes en cliquant sur l’onglet « Suivi » en haut de la page.

Tous les rapports de commande

Pour passer rapidement d’un projet à l’autre et suivre les commandes, vous pouvez utiliser la page « Tous les rapports de commande », accessible depuis la section « Planification » via l’icône de recherche dans le menu de navigation de gauche. Utilisez le menu déroulant en haut à droite de la page pour sélectionner un projet et afficher son suivi dédié.

Changer d'affichage

Votre suivi propose des affichages prédéfinis ainsi que la possibilité de créer des affichages personnalisés afin de retrouver facilement les informations dont vous avez besoin.

Affichages prédéfinis

Les quatre affichage prédéfinis (Planification, Comptabilité, Approvisionnement et Tout) sont des affichages partagés à l’échelle de l’entreprise qui vous permettent de filtrer rapidement les informations selon l’étape du projet.

Pour changer de vue, cliquez simplement sur celle souhaitée en haut du suivi. Les colonnes se mettront automatiquement à jour pour afficher les informations pertinentes selon le type d'affichage sélectionné.

Lors de votre prochaine ouverture du suivi, la dernier affichage utilisé sera automatiquement affiché.

Créer des affichages personnalisés

En plus des affichages prédéfinis, vous pouvez en créer des personnalisés dans le rapport de commandes pour un usage personnel ou partagé à l’échelle de l’entreprise.

Remarque : seuls les membres de l’équipe disposant de l’autorisation Gérer les affichages du rapport de commandes peuvent créer et modifier des affichages d’entreprise.

Pour ce faire, cliquez sur « Créer un affichage » en haut de la page. Si vous ne disposez pas des autorisations pour les affichages d’entreprise, vous créerez automatiquement un affichage personnel. Si vous avez l’autorisation de créer des affichages d’entreprise, un menu déroulant vous permettra de choisir entre :

• Mon affichage : visible uniquement sur votre compte personnel
• Affichage de l’entreprise : accessible à tous les membres de l’équipe

Saisissez un nom pour la vue personnalisée, puis appuyez sur Entrée/Retour sur votre clavier. La fenêtre Personnaliser les affichages s’ouvrira : vous pourrez y afficher ou masquer des colonnes, ajouter de nouveaux champs et modifier l’ordre des colonnes pour cette nouvelle vue. Une fois terminé, cliquez sur « Sauvegarder ». Pour en savoir plus sur cette fenêtre, consultez la section « Personnaliser les colonnes » ci-dessous.

Vos affichages personnalisés apparaîtront à côté des affichages prédéfinis. Cliquez sur le menu « Plus » pour afficher l’ensemble, y compris les affichages personnels et prédéfinis / de l'entreprise (identifiés par une icône de bâtiment).

En survolant une vue puis en cliquant sur l’icône à trois points, vous pourrez accéder au menu d’actions permettant de :

• Déplacer vers l’entreprise (rendre un affichage personnel accessible à toute l’équipe)
• Renommer
• Dupliquer
• Personnaliser
• Supprimer

Seuls les membres de l’équipe disposant des autorisations appropriées pourront effectuer des actions sur les affichages d’entreprise personnalisés.

Vous pouvez également réorganiser les affichages en utilisant les six points situés à gauche pour les glisser-déposer à l’emplacement souhaité.

Personnaliser les colonnes et les affichages

Pour personnaliser l’affichage de votre rapport de commandes, vous pouvez activer ou désactiver les informations souhaitées et ajuster l’ordre dans lequel elles apparaissent. Cette fonctionnalité est disponible pour vos vues personnelles, ainsi que pour les vues prédéfinies/de l’entreprise si vous disposez des autorisations nécessaires.

Pour ce faire, cliquez sur l’icône « Personnaliser les affichages » située en haut à droite, ou utilisez le menu à trois points à côté du nom d’une vue puis sélectionnez « Personnaliser ».

La fenêtre « Personnaliser les affichages » apparaîtra et sera configurée sur l'affichage actuellement ouvert. Pour personnaliser un autre affichage, cliquez sur la flèche de retour à côté du nom de l'affichage puis sélectionnez-en un nouveau.

Pour afficher ou masquer des informations, utilisez les boutons d’activation situés à droite. Pour afficher ou masquer rapidement toute une catégorie d’informations, utilisez le bouton situé à côté du nom de la colonne principale (Détails, Comptabilité, Statut, etc.).

Créer une nouvelle colonne/un nouveau champ

Pour créer un nouveau champ dans la colonne Informations supplémentaires, cliquez sur « + Ajouter un nouveau champ » en haut de la liste des options d’affichage.

Saisissez le nom du champ souhaité, sélectionnez le type de champ dans le menu déroulant, puis cliquez sur « Sauvegarder » une fois terminé. Le nouveau champ sera ajouté en bas de la liste, dans la section « Informations supplémentaires ».

Vous pouvez également ajouter rapidement un nouveau champ en cliquant sur l’icône « + », ou sur « + Ajouter un nouveau champ » dans un champ vide de la colonne « Informations supplémentaires ».

Modifier la hauteur des lignes

Par défaut, l’espacement des lignes du rapport est défini sur « Superposé », ce qui affiche trois champs dans une même colonne, superposés verticalement. Cette disposition optimise la visibilité des détails des produits ou services tout en limitant le défilement horizontal. Pour une vue plus large, vous pouvez modifier l’espacement des lignes en choisissant « Aligné », ce qui affiche tous les champs côte à côte.

Réorganiser les éléments verticalement

Vous avez la possibilité de trier manuellement vos éléments dans le tracker en les réorganisant verticalement à l’emplacement exact souhaité. Pour cela, sélectionnez « Personnalisé » dans le menu déroulant « Trier par » en haut du rapport. Une fois le tri personnalisé activé, utilisez les 6 points situés à gauche de chaque élément pour les faire glisser verticalement dans l’ordre souhaité. Cet ordre personnalisé restera enregistré tel que vous l’avez défini, ce qui vous permettra de revenir à tout moment au tri « Personnalisé » pour retrouver votre affichage personnalisé.

Ajouter des éléments au rapport

Dans le rapport d’un projet, vous verrez automatiquement tous les éléments ajoutés à un document de ce projet, comme un devis ou une facture, ainsi que les éléments ajoutés à une planche d'ambiance ou à une shopping liste.

Pour ajouter des éléments, permanents ou provisoires, à votre rapport de commandes qui ne sont associés à aucun document ou tableau, cliquez sur l’une des options du panneau de droite :

• Mes éléments : utilisez « Mes éléments » pour ouvrir votre bibliothèque et choisir parmi vos produits, services ou espaces réservés. Vous pouvez cliquer sur le bouton Nouveau pour ajouter manuellement un nouvel élément ou un élément provisoire, ou utiliser les options de filtre et de recherche pour trouver rapidement un produit par nom, fournisseur ou catégorie.
• Catalogues : utilisez « Catalogues » pour sélectionner des éléments de Batiprix.

Vous pourrez ensuite convertir ces éléments de brouillon ajoutés au rapport en documents lorsque vous serez prêt(e). Pour en savoir plus, consultez cet article.

Modifier des éléments dans le rapport

Vous disposez de deux options pour modifier les détails d’un produit.

Modification en ligne

• Modifiez directement les informations dans le rapport, lorsque cette option est disponible. Il vous suffit de cliquer sur le champ que vous souhaitez modifier, puis de saisir ou sélectionner la nouvelle valeur. S’il s’agit d’un champ texte, appuyez sur la touche « Entrée » ou cliquez sur la coche pour enregistrer la modification.

• Vous pouvez également gérer les éléments comportant déjà des pièces jointes directement depuis le poste concerné. Cliquez simplement sur l’icône de la pièce jointe pour visualiser, renommer, télécharger ou supprimer les fichiers existants, ou en ajouter de nouveaux. Consultez cet article pour en savoir plus.

Modifier dans l’aperçu de l’élément

• Cliquez sur l’icône « i » située tout à gauche d’un élément pour ouvrir l'aperçu de l'élément. Vous y trouverez toutes les informations détaillées concernant l’élément, y compris les shopping listes ou documents auxquels il est associé.
• Ouvrez chaque onglet pour modifier les différentes informations du produit : données comptables, suivi des commandes, pièces jointes, et bien plus encore.

Modifier plusieurs éléments à la fois

Vous pouvez modifier certaines informations sur plusieurs éléments simultanément, comme le statut de commande, les dates de planification, le responsable ou les notes. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les éléments provenant du même fournisseur ou inclus dans le même bon de commande.

Pour cela, sélectionnez les éléments que vous souhaitez modifier en cochant la case située à gauche de chacun d’eux, puis cliquez sur « Modifier » dans le menu qui apparaît en bas du rapport.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, mettez à jour les informations souhaitées, puis cliquez sur « Sauvegarder » pour appliquer les modifications.

Suivi des commandes et statuts

Gardez le contrôle de vos commandes en maintenant à jour le statut de chaque élément. Vous pouvez modifier le statut de commande directement dans le rapport, dans la section « Suivi de la commande », ou depuis la vue 360 d’un élément. Choisissez un statut parmi la liste des statuts par défaut dans le menu déroulant, ou créez des statuts personnalisés en cliquant sur « + Ajouter un nouveau statut » en bas de la liste. Vous pouvez également modifier ou supprimer les statuts personnalisés directement depuis ce menu.

Remarque : lorsque vous mettez à jour le statut de commande d’un élément dans le rapport, ces modifications seront automatiquement répercutées dans le bon de commande associé à cet élément, et inversement.

Les statuts de commande sont codés par couleur afin que vous puissiez repérer facilement ceux qui nécessitent votre attention en parcourant votre rapport. Vous pouvez attribuer des couleurs à vos statuts personnalisés pour personnaliser davantage votre affichage. Les couleurs définies s’appliqueront automatiquement à tous les éléments ayant ce statut dans l’ensemble de vos projets.

En plus du statut de commande, vous pouvez également ajouter des dates spécifiques à la commande, notamment la date de commande, la date d’expédition estimée et réelle, la date de livraison, etc. Pour aider toute votre équipe à rester informée, vous pouvez aussi ajouter le numéro de commande, le numéro de suivi, le transporteur et d’autres informations. Ainsi, chacun pourra consulter l’état de la commande à tout moment si nécessaire.

Les dates de commande, d’expédition et de livraison des éléments peuvent également être partagées avec votre client sur la shopping liste correspondant. Pour cela, assurez-vous que l’option « Afficher le suivi des commandes » est cochée dans les paramètres de la vue client de la shopping liste. Le client pourra alors voir les dates pertinentes lorsqu’il cliquera pour afficher les détails d’un élément sur la liste.

Filtrer et chercher

Utilisez la fonction de recherche pour trouver rapidement des entrées dans votre rapport, ou personnalisez l’affichage en triant, organisant et/ou filtrant les éléments selon différentes options.

Voir les documents associés

Pour vous aider à suivre où chaque élément apparaît dans votre projet, utilisez la colonne « Statut du document ». Vous y verrez tous les documents sur lesquels l’élément est actuellement utilisé et pourrez y accéder rapidement en cliquant sur le nom du document.

Assurez-vous que le champ « Progression du document » est activé afin de pouvoir afficher les documents associés.

Convertir des éléments en document

Vous pouvez convertir des éléments brouillons (c’est-à-dire non associés à un document) en devis, factures ou bons de commande directement depuis le rapport de commandes. Les articles peuvent être ajoutés à un nouveau document ou à un document existant.

Remarque : pour convertir des éléments déjà associés à un document, vous devrez effectuer l’action directement depuis le document concerné. Vous pouvez retrouver ces documents dans la colonne « Statut » du rapport, puis cliquer dessus pour les consulter ou les modifier.

Convertir vers un nouveau document

Sélectionnez le ou les éléments que vous souhaitez convertir en un seul document en utilisant la case à cocher située tout à gauche de chacun d’eux, puis cliquez sur « Convertir » dans le menu qui apparaît en bas du rapport.

Cliquez ensuite sur « Nouveau document ».

Dans la fenêtre qui apparaît, choisissez le type de document vers lequel vous souhaitez convertir les éléments (devis, facture ou bon de commande). Vérifiez que vous avez bien sélectionné les bons éléments, puis cliquez sur « Convertir le(s) élément(s) en bas à droite ». Vous serez alors redirigé(e) directement vers le nouveau document que vous venez de créer.

Convertir vers un document existant

Sélectionnez le ou les éléments que vous souhaitez convertir en un seul document en utilisant la case à cocher située tout à gauche de chacun d’eux, puis cliquez sur « Convertir » dans le menu qui apparaît en bas du rapport.

Cliquez ensuite sur « Document existant ».

Sélectionnez le type de document à l’aide des onglets en haut de la page, puis choisissez le document auquel vous souhaitez ajouter dar articles. Cliquez sur « Suivant ».

Remarque : les documents approuvés, refusés ou émis ne peuvent pas être modifiés. Ils ne sont donc pas disponibles pour l’ajout d’éléments.

Vérifiez que vous avez bien sélectionné les bons éléments, puis cliquez sur « Ajouter » en bas à droite. Vous serez ensuite redirigé directement vers le document existant.

Exporter le rapport en PDF ou fiches produit

Le rapport de commandes est un outil essentiel pour les professionnels lorsqu'il s'agit de suivre les détails d'un projet, mais c'est aussi une ressource très précieuse qui peut être partagée avec toutes les parties prenantes, y compris les sous-traitants, les fournisseurs et les clients.

Bien que la plupart de vos processus de travail devraient rester dans Houzz Pro afin de garantir une organisation optimale et des informations toujours à jour, il peut arriver que vous souhaitiez exporter le rapport de commandes pour le partager. Vous pouvez le télécharger sous forme de calendrier FFE au format Excel ou PDF, ou encore sous forme de fiches produit. Voici comment procéder :

Télécharger un calendrier FFE (Excel)

1. Sélectionnez les éléments que vous souhaitez inclure dans le calendrier FFE en cochant la case située à gauche de chacun d’eux. Si vous ne sélectionnez aucun élément, tous les éléments de la vue actuelle seront inclus.

Conseil : utilisez les filtres situés en haut du rapport pour affiner les éléments par statut, espace, fournisseur, etc. Vos personnalisations seront enregistrées pour la prochaine fois.

1. Cliquez sur le bouton « Exporter » situé en haut à droite de la page.
2. Sélectionnez « Télécharger le calendrier FFE (Excel) ».

4.Lorsque la fenêtre contextuelle apparaît, sélectionnez « Personnalisé » ou « Rentabilité » en haut.

• L’option « Rentabilité » comprend des colonnes présélectionnées afin de vous offrir une vue d’ensemble des coûts et des profits. Vous pouvez toujours personnaliser l’export en ajoutant des éléments supplémentaires.
• L’option « Personnalisé » vous permet de choisir précisément quelles colonnes inclure ou exclure selon vos besoins. Par exemple, si vous préparez le document pour votre réceptionnaire, vous pouvez masquer les informations non pertinentes, comme la marge, le prix de vente, etc.

Dans vos calendriers FFE, les colonnes conserveront le même ordre et le même contenu que dans le rapport. Vous pouvez exporter avec le nom original du produit, avec un nom destiné au client, ou les deux. Lors de l’export en Excel, vous pouvez également inclure les images directement dans le rapport Excel, au lieu d’exporter uniquement l’URL des images. Veuillez noter que les liens vers les images dans un export Excel resteront accessibles pendant une semaine. Pour renouveler l’accès, il suffit de télécharger à nouveau le fichier.

Télécharger au format PDF

1. Sélectionnez les éléments que vous souhaitez inclure dans le fichier en cochant la case à côté de chacun d'eux. Si vous ne sélectionnez aucun élément, tous les éléments de la vue actuelle seront inclus.

Conseil : utilisez les filtres en haut du rapport pour réduire le nombre d'éléments par statut, pièce, fournisseur, etc. Vos personnalisations seront sauvegardées pour la prochaine fois.

2. Cliquez sur le bouton « Exporter » en haut à droite de la page.

3. Sélectionnez « Télécharger en PDF ».

4. Lorsque la fenêtre apparaît, choisissez les colonnes que vous souhaitez inclure/exclure dans l'export en PDF.

Cette fonction est pratique pour personnaliser le document en fonction du destinataire : les fournisseurs peuvent avoir besoin d'informations spécifiques telles que les UGS et les titres originaux, tandis que les clients peuvent avoir besoin d'informations telles que la couleur, les dimensions ou le statut de la commande. Vous pouvez filtrer les colonnes non pertinentes, telles que la marge, le prix de vente, etc., si vous partagez votre PDF avec d'autres personnes. Les colonnes conserveront le même ordre et correspondront à celles incluses dans le rapport.

• QR Codes : pour activer un QR code sur les éléments disposant d’un lien produit, assurez-vous de cocher l’option «  QR Code du lien produit » dans la section Informations supplémentaires.
• Personnalisation de l’en-tête : utilisez le menu déroulant « Affichage de l’en-tête » pour choisir si vous souhaitez afficher l’en-tête sur la première page uniquement, sur toutes les pages ou sur aucune. Cela inclut les informations de l’entreprise, le logo, le nom du projet et le nom du client.

Télécharger les fiches produit

1. Sélectionnez les éléments que vous souhaitez inclure dans les fiches produit en cochant la case à côté de chacun d'eux.

Conseil : utilisez les filtres en haut du rapport pour réduire le nombre d'éléments par statut, pièce, fournisseur, etc. Vos personnalisations seront sauvegardées pour la prochaine fois.

2. Cliquez sur le bouton « Exporter » en haut à droite de la page.

3. Sélectionnez « Télécharger les fiches produit ».

4. Lorsque la fenêtre contextuelle apparaît, choisissez les informations que vous souhaitez afficher sur les fiches produit à l’aide des boutons d’activation situés à côté de chaque option — pensez à faire défiler vers le bas pour voir toutes les options disponibles, y compris les QR codes des liens produits. Vous pouvez également recevoir une copie des fiches produit par e-mail en cochant la case située en bas de la fenêtre.

5. Cliquez sur le bouton « Télécharger » pour continuer.

6. Ouvrez le PDF pour le vérifier avant de l'envoyer à votre destinataire.