Comment utiliser les modèles de mémos sur vos documents ?
La section « Mémo » de vos documents vous permet d'ajouter des notes à l'intention de votre client, en plus de la section « Mentions légales ». Gagnez du temps et simplifiez votre processus en créant des modèles de mémos que vous pourrez sauvegarder et utiliser pour tous vos futurs projets.
Accéder à vos modèles de mémos
Pour accéder à vos modèles de mémos, ouvrez un document qui est encore à l'état de brouillon et allez jusqu'à la section « Mémo ». Cliquez ensuite sur le bouton « Mes modèles » dans le coin inférieur droit de cette section.
La fenêtre « Modèles de mémo » apparaît alors, dans laquelle vous pouvez créer, rechercher, modifier et supprimer des mémos. Vous pouvez également définir des mémos comme modèles par défaut pour un projet ou pour l'entreprise.
Créer un nouveau modèle de mémo
Pour créer un mémo, cliquez sur le bouton « Nouveau » en haut à droite ou sur le bouton « Créer un nouveau modèle » s'il s'agit de votre premier mémo. Il vous suffit ensuite de saisir le titre du mémo et le contenu du modèle.
Dans le contenu du modèle, vous pouvez insérer un attribut, c'est-à-dire la génération automatique d'éléments tels que le nom de votre client, le nom de votre entreprise et bien plus encore. Par exemple, « Bonjour [Prénom du contact], » comme le montre le texte de l'image ci-dessous. C'est un excellent moyen d'ajouter une touche personnelle à vos mémos sans avoir à saisir les noms à chaque fois.
Vous pouvez également définir un modèle de mémo par défaut pour le projet et choisir les documents (devis, factures, acomptes ou bons de commande) auxquels il s'applique. Définir un modèle par défaut pour le projet ne remplace pas les mémos des projets précédents.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Sauvegarder » pour enregistrer ce mémo comme l'un de vos modèles en vue d'une utilisation ultérieure, ou cliquez sur le bouton « Sauvegarder et ajouter » pour l'enregistrer comme modèle et l'appliquer au document en cours.
Définir par défaut pour un projet, modifier ou supprimer un mémo
Vous pouvez toujours définir un mémo comme modèle par défaut pour un projet, le modifier ou le supprimer ultérieurement en ouvrant l'écran « Modèles de mémo » et en cliquant sur les trois points horizontaux qui apparaissent à droite lorsque vous passez le curseur de la souris sur un mémo.
Définir les modèles par défaut de l'entreprise
Pour définir des modèles par défaut pour l'entreprise, qui serviront de modèles par défaut pour tous les projets, nouveaux et existants, les administrateurs du compte peuvent cliquer sur « Sauvegarder comme valeur par défaut » en haut de la section Mémo.
Vos mémos seront alors enregistrés en tant que « Mémos par défaut (système) » et appliqués aux nouveaux documents - ils ne remplacent pas les mémos des documents existants. Vous pouvez modifier ces paramètres à tout moment dans la fenêtre « Modèles par défaut de l'entreprise ».
Remarque : la définition d'un modèle par défaut du projet remplacera le modèle par défaut de l'entreprise pour tous les nouveaux documents de ce projet.
Modifier les modèles par défaut de l'entreprise
Pour modifier les modèles par défaut de l'entreprise, cliquez sur « Mes modèles » en bas de la section Mémos de votre document, puis sur « Définir les modèles par défaut de l'entreprise » en haut de la fenêtre « Modèles de Mémo ».