Utiliser les codes d'ouvrages dans Houzz Pro

L’utilisation des codes d’ouvrage dans Houzz Pro est un moyen simple de créer un système structuré et cohérent pour le suivi des coûts de vos projets. En standardisant le suivi de vos dépenses, vous obtenez une vision claire de vos finances, ce qui vous permet de comparer les budgets, de suivre les coûts réels et d'analyser la performance au fil du temps.

Dans Houzz Pro, les codes d’ouvrage s’intègrent à plusieurs fonctionnalités, notamment les documents comptables, le suivi des heures et des dépenses et le budget. Si vous utilisez les codes d’ouvrage pour la première fois, vous devrez d’abord les activer. Pour en savoir plus, consultez cet article. Une fois activés, vous pouvez commencer à les intégrer à votre flux de travail dans Houzz Pro.

Voyons maintenant comment les codes d’ouvrage fonctionnent avec chaque fonctionnalité de Houzz Pro.

Les codes d'ouvrage dans les documents comptables

Les codes d’ouvrage sont disponibles dans tous les documents comptables de Houzz Pro, notamment les devis, factures, ordres de modification et bons de commande. Vous pouvez les ajouter manuellement à chaque document, ou gagner du temps en créant un modèle qui inclut déjà les codes d’ouvrage. Pour en savoir plus, consultez cet article.

Pour commencer à ajouter des codes d’ouvrage, ouvrez un document nouveau ou existant.
Depuis le menu de droite, sélectionnez l’icône « Codes d’ouvrage ». La liste de vos codes existants s’affiche alors.

Pour ajouter un code d’ouvrage à votre document :

• cliquez sur l’icône « + » à gauche du code concerné,
• ou ajoutez une nouvelle ligne en bas du document.

Dans les deux cas, vous pouvez soit sélectionner un code dans la liste déroulante, soit utiliser la barre de recherche pour retrouver un nom ou un numéro de code d’ouvrage spécifique.

Une fois le code d’ouvrage ajouté à votre document, vous pouvez modifier la description de l’élément, son type, ses coûts, la quantité, et d’autres informations selon vos besoins.

Vous pouvez utiliser le filtre « Afficher par » en haut de la page pour modifier la façon dont les éléments de votre document sont organisés : par code d’ouvrage, poste, section ou aucun. Lors de la configuration des codes d’ouvrage, vous avez choisi si vous préfériez établir vos devis par code d’ouvrage ou par poste. Le paramètre « Afficher par » doit refléter ce choix afin d’assurer la cohérence de vos données. Cependant, si pour un projet spécifique vous souhaitez établir votre devis selon l’autre méthode, vous pouvez à tout moment modifier l’affichage du devis pour passer à Code d’ouvrage ou Poste, selon le cas.

Par défaut, la colonne des codes d’ouvrage dans les documents n’est visible que par vous.
Si vous souhaitez l’afficher à votre client, cliquez sur l’icône des trois points à côté du nom de la colonne, puis sélectionnez « Afficher pour le client » dans le menu déroulant. À partir de ce même menu, vous pouvez également renommer la colonne ou la supprimer.

Les codes d'ouvrage dans le suivi des heures et des dépenses

Lorsque les codes d’ouvrage sont activés, un champ supplémentaire apparaît dans vos saisies d'heures et de dépenses pour sélectionner un code d’ouvrage. Ce champ « Code d’ouvrage » est accessible aux administrateurs et reste facultatif, mais il est recommandé de le renseigner afin de maintenir des enregistrements précis des heures et des dépenses associées à chaque code.

Une fois qu’une saisie d'heure ou de dépense est créée, elle se synchronise automatiquement avec le budget du projet s’il existe déjà un code d’ouvrage correspondant dans ce budget (par exemple, via un devis lié). Vous pouvez choisir de la retirer du budget ou de l'associer à un poste sous le même code d’ouvrage (uniquement si le budget est géré par poste de coût). Pour en savoir plus, consultez la section ci-dessous.

Les codes d'ouvrage dans le budget

Pour suivre les coûts par codes d’ouvrage dans votre budget, vous devez d’abord synchroniser les documents comptables concernés avec les codes d’ouvrage inclus.

Synchroniser depuis un document

Pour commencer, ouvrez le document concerné. En haut de la page, vous verrez une icône « Intégrer au budget », sélectionnez « Intégrer au budget » pour l’ajouter au budget de votre projet. Vous pouvez à tout moment retirer le document en cliquant sur cette même icône si nécessaire.

Synchroniser depuis le budget du projet

Vous pouvez également synchroniser un document directement depuis la page de votre projet. Pour commencer, cliquez sur l’icône « Projets » dans la barre de navigation de gauche, puis sélectionnez le projet concerné. Une fois sur la page d’aperçu du projet, sélectionnez « Budget » dans le menu. Si vous créez un budget pour la première fois, cliquez sur « Intégrer un devis » afin de trouver le document pertinent et de l’ajouter à votre budget.

Une fois votre ou vos document(s) synchronisé(s), rendez-vous sur la page d'aperçu du projet, puis sélectionnez « Budget » dans le menu de gauche. Vous pourrez alors consulter la vue d’ensemble de votre budget afin de comparer vos coûts estimés à vos dépenses réelles.

Pour en savoir plus sur l’utilisation de la fonctionnalité Budget, consultez cet article.

Ajouter des heures et des dépenses à un code d’ouvrage

Si vous souhaitez ajouter une saisie de temps ou une dépense à un code d’ouvrage spécifique, vous pouvez également le faire directement depuis le budget de votre projet.

Pour commencer, recherchez le code d’ouvrage concerné dans votre budget, survolez-le puis cliquez sur l’icône du crayon à droite, ou cliquez directement dans la colonne Dépenses réelles.

Un nouvel écran s’affiche, vous permettant de filtrer entre les dépenses enregistrées et les saisies de temps liées à ce projet. Dans la liste, cliquez sur « Ajouter » pour l'ajouter au code d’ouvrage sélectionné. Cliquez sur « Retirer » si vous souhaitez la dissocier.

Une fois toutes vos heures et de dépenses finalisées, cliquez sur « Sauvegarder le poste ».

Vos dépenses apparaîtront désormais dans le budget de votre projet sous ce code d’ouvrage, comme illustré ci-dessous.

Filtrer par code d’ouvrage

Si vous souhaitez visualiser les coûts associés à une phase spécifique du chantier, vous pouvez filtrer par codes d’ouvrage. Sélectionnez le filtre « Code d’ouvrage » en haut de votre budget, puis choisissez les codes concernés (vous pouvez en sélectionner plusieurs). Cliquez sur « Appliquer » pour n’afficher que les détails de ces codes d’ouvrage dans votre budget.

Les codes d'ouvrages dans les métrés

Si les codes d'ouvrage sont activés pour votre entreprise, vous pouvez les intégrer à votre flux de travail de métrés. Cela garantit une cohérence entre vos mesures initiales et votre devis final.

Pour commencer, sélectionnez « Codes d'ouvrage » dans le menu de droite. Une liste de vos codes existants s’affiche. Cliquez sur le code d'ouvrage souhaité ou utilisez la barre de recherche en haut de la page pour trouver rapidement celui dont vous avez besoin.

Si c’est la première fois que vous utilisez ce code dans les métrés, il vous sera demandé de définir une couleur de métré ainsi qu’une icône pour les mesures de compteurs, comme illustré ci-dessous.

Une fois ajouté, le code d'ouvrage apparaîtra comme un nouveau groupe dans votre liste de mesures. Consultez cet article pour en savoir plus.