La gestion d’une entreprise d’aménagement et de rénovation est une tâche particulièrement chronophage, notamment lorsque vous devez gérer plusieurs projets à la fois. Toutefois, prendre le temps d’analyser son activité et réaliser la planification de ses objectifs en avance constitue souvent une stratégie gagnante. Dans ce guide, le directeur d’une entreprise d’aménagement et de rénovation, le gérant d’une activité de paysagisme et un architecte d’intérieur expliquent comment ils revoient leur processus et stratégies de relation client, marketing et comptables pour définir des objectifs concrets et garantir le succès futur de leur entreprise.
Planifiez des créneaux d’analyse et de réflexion
Lorsque vous devez gérer plusieurs projets à la fois, il peut être difficile de garder un œil sur les différents éléments de chaque projet, qu’il s’agisse de gérer vos relations clients ou de surveiller attentivement vos finances quotidiennes. Dans ce cas, il peut être judicieux de planifier un temps de réflexion pour examiner l’ensemble de votre activité.
« Les périodes creuses de l’année – même s’il n'y a jamais vraiment de périodes creuses – sont le moment idéal pour réaliser l’analyse de votre entreprise et définir vos prochains objectifs », affirme le paysagiste Peter Reader. « Mettez en place des moments entièrement dédiés à cette tâche pour obtenir des résultats coordonnés et plus précis. Vous serez ainsi plus efficace qu’en réalisant des analyses à des moments aléatoires tout au long de l’année. »
Anna Auzins, architecte d’intérieur, choisit quant à elle de faire appel à un expert pour l’aider à analyser et planifier son activité. « Je rencontre tous les ans un conseiller commercial pour échanger sur le déroulement de l’année passée et planifier celle à venir », déclare-t-elle.
Peter Reader ajoute que s’il est important de consacrer un créneau à l’examen de son activité dès le début de l’année, il faut également veiller à ne pas laisser cette tâche prendre trop de retard. « Il est important de surveiller tous les aspects de votre activité tout au long de l’année, et soit d’intégrer ces temps de réflexion à vos processus annuels, soit de leur réserver des créneaux exclusifs dans le cas où ils se révèleraient plus urgents. »
Analysez les secteurs clés de votre activité
Passez en revue de façon détaillée les performances de votre entreprise au cours de l’année passée en vous concentrant sur les quatre domaines suivants :
1. Les finances
Une bonne rentabilité financière et des rentrées d’argent régulières sont évidemment essentielles pour toute entreprise : assurez-vous donc de bien analyser cet aspect de votre activité lors de votre examen annuel. « Je garde un historique de tous mes projets, du temps que j’y ai consacré, et des bénéfices que j’en ai tirés ainsi qu’une liste des types de projet les plus rentables », explique Anna A. « Nous analysons les frais et les dépenses et procédons à des révisions lorsque des changements sont nécessaires. »
Alex Strikovs, gérant de l’entreprise d’aménagement et de rénovation Home Republic, adopte une approche similaire. « Nous analysons notre rentabilité, évaluons nos performances pour chaque projet, et examinons les tendances de nos données comptables. Cette approche nous aide à mieux comprendre les bases de notre rentabilité et les secteurs où nous devons concentrer nos efforts. »
Peter R. recommande quant à lui de réaliser un audit complet de ses dépenses. « Il est important de garder un œil sur l’efficacité des outils aussi indispensables que coûteux, comme le matériel informatique et les logiciels, et de planifier en avance les éventuelles mises à niveau. J’analyse également en continu la pertinence de nos dépenses régulières, telles que les abonnements ou les dépenses publicitaires, pour m’assurer qu’elles sont toujours utiles et garantissent un retour sur investissement », déclare-t-il.
« Évidemment, un revenu solide constitue la base d’une activité. En disposant de neuf mois de données financières ainsi que de chiffres détaillés sur nos clients et d’informations sur nos types de projet, je dispose de tous les éléments pour me pencher sur l’équilibre de nos revenus et les facteurs derrière la rentabilité de notre entreprise », ajoute-t-il. « Avec ces informations, je peux prendre des décisions éclairées sur les travaux que je préfère entreprendre et le modèle de tarification à adopter pour l’année à venir. »
2. L’image de marque et la stratégie marketing
La façon dont vous assurez la promotion de votre activité a un impact direct sur le nombre de nouveaux clients que vous pouvez attirer chaque année ainsi que sur leur type de profil.
Lors de son examen annuel, l’entreprise d’Alex S. s’intéresse notamment au positionnement de l’entreprise. « Nous estimons notre position sur le marché, analysons les types de projet sur lesquels nous travaillons pour évaluer nos progrès vers la réalisation de nos objectifs stratégiques, et assurons le suivi de la perception client pour mieux comprendre la réputation de notre marque et attirer les clients qui nous conviennent », déclare-t-il.
« Mon conseiller commercial et moi-même nous intéressons également à d’autres éléments tels que le site Web, la présence de l’entreprise sur les réseaux sociaux, Houzz, et les autres façons de faire connaître mon activité aux clients que je souhaite cibler », déclare quant à elle Anna A.
Peter R. profite quant à lui de cette occasion pour réfléchir aux programmes de récompenses de son secteur d’activité auxquels il pourrait participer grâce à certains de ses projets. « La publicité que nous générons en participant aux concours du secteur peut considérablement contribuer à nous ouvrir de nouvelles opportunités commerciales, que ce soit en améliorant la visibilité de notre activité ou en convainquant nos clients potentiels que nous avons les compétences pour fournir les prestations qu’ils recherchent », affirme-t-il.
« Il est toujours judicieux de partir du principe que chaque nouvelle conception participera à un concours », affirme-t-il. « En anticipant cette éventualité, vous vous assurerez que votre travail répondra déjà aux critères d’éligibilité au moment de concevoir votre design et de photographier le résultat final. Vous n’aurez pas besoin de rattraper le travail plus tard ! »
3. Les relations client
De bonnes relations clients peuvent avoir un réel impact sur la fidélisation de votre clientèle et sur le développement de la réputation de votre entreprise ainsi que la vôtre. Il est donc judicieux d’évaluer la qualité de votre service client au cours de l’année passée et de définir ensuite des objectifs pour pouvoir attirer avec certitude les clients avec qui vous préférez travailler.
« Nous collectons des retours et les analysons, évaluons la satisfaction de nos clients après la réalisation de chaque projet, et examinons l’ensemble de nos relations clients pour nous assurer de la solidité de nos partenariats et identifier les secteurs dans lesquels nous pouvons nous améliorer », déclare Alex. S.
Anna A. déclare quant à elle qu’il est très important d’avoir une définition bien précise de son client idéal. « Nous nous intéressons aux projets dont les propriétaires correspondent le plus à notre profil type, et à la façon dont nous pouvons nous faire connaître auprès d’eux. »
4. La gestion du temps
Passer en revue les plannings et les processus d’organisation de l’année passée peut vous aider à définir des objectifs d’efficacité concrets pour l’année à venir. Anna A. compare par exemple si la meilleure façon de réaliser une tâche consiste à s’impliquer personnellement ou à la sous-traiter, et la façon dont elle peut optimiser le processus.
« Prenez un peu de temps pour réfléchir à vos processus commerciaux et de conception », affirme Peter R. « Y a-t-il un modèle ou un fichier de ressources que vous voulez créer ou mettre à jour depuis longtemps ? Vous permettrait-il d'accélérer sensiblement vos processus de travail et de réduire la redondance et la rébarbativité de certaines tâches simples ? En intégrant cette question à l’examen annuel de votre entreprise, vous prioriserez cette tâche malgré les autres travaux pressants qui vous attendent et vous simplifierez votre méthode de travail sur le long terme. Ces tâches sont bien trop faciles à réaliser pour les repousser constamment à plus tard. »
Les modèles inclus dans les nombreux outils Houzz Pro peuvent par exemple vous aider à améliorer sensiblement l’efficacité de votre travail. L’outil Devis et chiffrages permet par exemple d’établir rapidement des devis détaillés, tandis que la fonctionnalité de Planning de projet permet de générer et partager des modèles regroupant clairement les différents processus de vos projets, pouvant être réutilisés autant de fois que vous en aurez besoin pour organiser les tâches de votre équipe et les vôtres.
Anna A. déclare planifier plusieurs entretiens par an avec sa chargée de compte Houzz pour discuter de la façon dont elle peut exploiter tous les avantages de Houzz Pro.
Accordez autant d’importance aux éléments positifs que négatifs
Une fois les principaux éléments de votre entreprise passés en revue, prenez un peu de recul pour analyser les hauts et les bas de l’année passée.
« Il est important de prendre en compte les choses qui se sont passées au mieux, mais également celles qui ne se sont pas déroulées comme prévu », affirme Anna A. « Il peut s’agir d’un client prometteur qui s’est révélé bien plus difficile à gérer que prévu, ou d’un projet durant lequel des obstacles imprévus se sont dressés. »
« Même s’il n’est pas toujours possible d’éviter ces désagréments, il est important de mettre en place des processus d’action permettant de gérer à l’avance les éventuelles irrégularités, ainsi que de développer des stratégies pour minimiser les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent », ajoute-t-elle. « Informer vos clients de la façon dont vous traiterez les imprévus n’apportera que des avantages, pour eux comme pour vous. »
Gardez une vue d’ensemble des enjeux
Il est maintenant temps de regarder vers l’avenir et de réfléchir aux objectifs que vous souhaitez fixer pour l’année à venir et celles d’après. Alex S. recommande de réaliser un exercice de visualisation. « Nous commençons par définir ensemble notre vision du succès pour l’entreprise, à court comme à long terme. Celle-ci comprend nos aspirations professionnelles, l’impact que nous souhaitons avoir auprès de nos clients et de la communauté, et tout autre objectif global que nous souhaitons atteindre. Cette approche nous permet de poser les bases de notre processus de définition des objectifs. »
Il réalise ensuite deux analyses différentes, permettant notamment d’identifier les domaines de son activité qui pourraient avoir un impact significatif sur ses performances dans le futur. « La première est l’analyse SWOT. Nous réalisons une analyse SWOT complète pour identifier nos forces et nos faiblesses internes, ainsi que les opportunités et les menaces du marché », explique-t-il.
« La seconde est l’analyse PEST : elle permet d’examiner les facteurs politiques, économiques, sociaux-culturels et technologiques impactant notre environnement professionnel. »
Élaborez un plan d'action
Enfin, il est temps d'élaborer un plan d'action. « Nous analysons toutes les données recueillies lors d'une réunion, discutons des implications et formulons notre plan pour l'année à venir », explique Alex. « Il s'agit notamment de décomposer chaque objectif en étapes plus petites et réalisables, d'attribuer des responsabilités et de fixer des échéances. Cela permet de s'assurer que chacun comprend le rôle qu'il a à jouer dans la réalisation de nos objectifs. »
« Ce processus nous permet de prendre des décisions en connaissance de cause, de tirer parti des opportunités et d'atténuer les risques potentiels », poursuit-il. « Par exemple, il y a deux ans, cette analyse a conduit à l'introduction réussie de notre service de conception et de construction, qui est devenu une partie intégrante de notre entreprise. »
Donnez la priorité à l'équilibre de vie et au bien-être
Outre les objectifs commerciaux, veillez à évaluer votre charge de travail et à prendre soin de vous.
« Il se peut que vous soyez très occupé et que vous ayez besoin d'aide pour mener à bien vos projets », explique Peter. « Peut-être y a-t-il un aspect particulier de la conception que vous trouvez difficile ou que vous n'aimez pas et qu'une autre personne pourrait prendre en charge à votre place ? Réfléchissez bien à la voie que vous pourriez emprunter pour y parvenir et envisagez d'en discuter avec votre comptable, car il existe plusieurs façons de procéder, chacune ayant des implications financières différentes. »
Si vous avez la chance d'être trop occupé, vous pouvez aussi vous entraîner à dire « non » aux chantiers qui ne correspondent pas vraiment à votre modèle d'entreprise. « Au début, nous sommes tous prêts à accepter n'importe quel projet, mais avec le temps, cela peut changer. N'oubliez pas que l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée est une question très importante pour vous assurer que vous continuez à aimer votre travail et que vous ne vous épuisez pas ».
