Vous avez du mal à être payé à temps ? Adopter quelques habitudes simples peut faire toute la différence. Pour vous inspirer, nous avons demandé à trois professionnels de la rénovation membres de la communauté Houzz de partager leurs meilleures stratégies pour obtenir leurs paiements dans les délais.
Soyez transparent dès le départ
Abordez clairement, dès le début de la collaboration, les questions de coûts et de modalités de paiement, même si le sujet vous met mal à l’aise.
« Soyez précis sur les conditions de règlement et le respect des échéances », conseille Anna Auzins, architecte d’intérieur. « Par exemple, j’indique toujours la mention Payable à réception de facture sur mes documents. »
« Je fais toujours en sorte d’éviter les coûts cachés et les mauvaises surprises en cours de projet », ajoute quant à elle Johanna Endres-Castillo, gérante de Speaking of Interiors.
Soyez transparent sur l’étendue du projet
Il est essentiel d’indiquer clairement les personnes impliquées et les biens concernés par le projet.
« Ce principe est très important pour les projets de rénovation de grande ampleur, car les clients peuvent rapidement se sentir dépassés par le nombre de transactions et d'intervenants », déclare Johanna Endres-Castillo. « Un projet à l’étendue bien définie permet d’éviter les malentendus sur les livrables et les paiements. »
Rédigez un contrat complet et détaillé
Mettre par écrit chaque aspect du projet est la meilleure façon d’éviter tout problème de paiement ultérieur.
Natascia Fileppi, gérante de Interia Design, recommande de rédiger un contrat formel. « Disposez toujours d’un contrat signé avant même de commencer le projet, et incluez-y des échéances de paiement simples et clairement définies avec le montant ou le pourcentage dû à chaque étape », explique-t-elle. « Soulignez aussi que le respect de ces échéances conditionne la bonne avancée des travaux. Nous conservons d’ailleurs tous nos contrats signés dans Houzz Pro, dans le dossier du projet associé. »
Elle ajoute : « N’oubliez pas non plus de garder une trace écrite de toutes les dépenses supplémentaires validées par le client. Cette précaution permet de rester transparent et d’éviter les retards et les conversations difficiles. »
Mettez en œuvre un système de facturation simplifié
Un processus de facturation simple et intuitif aidera votre client à comprendre facilement les échéances et les montants de vos paiements.
Pour ce faire, Natascia Fileppi a choisi de recourir à l’outil de facturation de Houzz Pro. « Il est très intuitif : il affiche directement l'échéance, le montant, l’option de paiement en plusieurs fois, la description des prestations et les images des éléments achetés. »
Proposez des paiements échelonnés
Un projet de rénovation représente un investissement conséquent pour vos clients, qui peuvent rapidement se sentir submergés par les dépenses qui en découlent. Rappelez-vous-en donc lorsque vous définissez les échéances de paiement, et pensez aux différentes façons dont vous pouvez simplifier leur méthode de règlement.
« Lorsque les projets sont importants, nous proposons à nos clients de réaliser des versements mensuels. Ils préfèrent généralement payer de plus petites sommes à intervalles réguliers », affirme Natascia Fileppi. « Si vous choisissez cette méthode, rappelez-vous de communiquer des rapports de projet hebdomadaires détaillant les éventuels problèmes et retards rencontrés, ainsi que les décisions prises s’écartant du plan de projet initial. »
Bâtissez une relation de confiance
Une relation solide avec votre client est la clé pour instaurer une confiance mutuelle.
« Les clients réagissent généralement mieux à un message chaleureux et personnalisé qu’à un rappel de paiement automatisé », souligne Johanna. « Même un simple mot pour prendre de leurs nouvelles peut avoir un grand impact. Un client qui se sent écouté et informé tout au long du projet sera bien plus enclin à régler ses paiements dans les délais. »
Soyez poli, mais franc
Une fois la confiance établie avec votre client, vous pouvez partir du principe qu’ils tiendront à vous payer dans les temps, même s’il peut leur arriver de manquer un règlement.
« Avant de parvenir à une échéance de paiement, je rappelle toujours à mes clients qu’il reste un règlement en attente, car ils peuvent simplement avoir manqué notre message de rappel ou avoir été dépassés par des événements dans leur vie », déclare Jessica Bell, gérante de Studio Belle. « Une fois cette date limite dépassée, vous êtes en droit d'appliquer des pénalités de retard, conformément à vos conditions générales. Mais je conseille de les éviter dans un souci de bonne relation. » »
Un avis partagé par Anna Auzins : « Je n’ai eu à accorder un délai qu’une seule fois, pour un client en difficulté. Finalement, tout a été réglé et le projet s’est terminé dans de bonnes conditions. »
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