Comment travailler avec les documents sur Houzz Pro ?
Houzz Pro vous permet de créer facilement des documents connectés ou liés, pour simplifier votre façon de travailler et vous permettre de suivre les produits et services tout au long de votre projet.
Remarque : il ne s'agit que d'une recommandation. Veuillez consulter votre comptable pour obtenir des conseils sur la documentation comptable qui convient le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise.
- Référencez des produits, des finitions et utilisez des visuels pour présenter vos idées à votre client.
- Convertissez facilement ces listes en un devis.
- Une fois les listes validées, créez des bons de commande pour gérer vos dépenses et assurez-vous de convertir votre devis en facture(s) pour le paiement.
- Effectuez les ajustements de prix nécessaires pour tout changement qui survient.
L'intérêt de commencer par le référencement et la conception, puis de convertir les documents les uns après les autres, est que vous pouvez facilement suivre les éléments, ainsi que leurs documents liés, dans le rapport de commandes. Dans la capture d'écran ci-dessous, les éléments sont représentés sous forme de poste, et tous leurs documents liés apparaissent dans la colonne « Lié à ». Cliquez sur n'importe quel document pour y accéder directement.
Référencer des produits et concevoir un projet
Commencez le processus en recherchant des produits avec l'outil Clipper, ou ajoutez-en manuellement à votre projet, et utilisez ces sélections dans nos outils de visualisation pour présenter vos idées et concepts à votre client. Vous pouvez créer un espace à l'aide de notre outil de plans 3D, présenter plusieurs options de conception grâce à nos planches d'ambiance, et utiliser nos shopping listes pour vous aider à sélectionner les produits et matériaux. Vous commencez votre projet avec des plans de construction finalisés ? Importez-les dans notre logiciel de métrés pour déterminer rapidement les mesures et les quantités.
Créer un devis
Une fois que vous et votre client avez décidé de la direction de la conception, passez à un devis pour obtenir la validation et/ou la signature de votre client, demander un acompte et établir des échéances de règlement. Cela vous permet d'obtenir l'argent nécessaire à l'avance et de définir des attentes claires pour le projet avant de commander des produits ou des services.
Vous pouvez facilement convertir directement un métré ou une shopping liste en devis, ou en créer un à partir de zéro. Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez convertir votre devis en factures et en bons de commande et créer des documents liés - tous les règlements effectués sur le devis sont automatiquement transférés.
Créer des bons de commande
Une fois que votre devis est validé par votre client, vous pourrez créer des bons de commande pour les produits et matériaux approuvés auprès de vos fournisseurs. Vous pouvez directement convertir vos devis ou factures en bons de commande afin de créer des documents liés. Nous vous recommandons de créer des bons de commande, même si vous ne les envoyez pas directement aux fournisseurs, pour vous aider à suivre vos dépenses et les commandes des différents éléments.
Remarque : vous pouvez également convertir votre devis en facture d'abord, percevoir le paiement, puis créer des bons de commande directement à partir de la facture réglée. Les deux méthodes créeront des documents liés.
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Convertir en facture
Lorsque vous êtes prêt à percevoir le règlement du projet, vous pouvez convertir votre devis en facture. Vous avez la possibilité de convertir l'ensemble du document en une seule facture ou de ne convertir que certains postes. Tout règlement déjà effectué et/ou prévu sur un devis sera transféré sur la facture, et vous pourrez l'ajuster pour ne facturer que la différence à votre client. Si vous n'avez pas encore créé de bons de commande, vous pouvez facilement le faire directement à partir de n'importe quelle facture.
Les suivis des heures et des dépenses peuvent également être enregistrés tout au long du projet et facturés au client. Vous pouvez même ajouter des saisies d'heures aux factures existantes pour ainsi regrouper tous les éléments facturables dans un seul document.
Ajuster les prix
À ce stade d'un projet, vous pourriez avoir besoin de tenir compte des augmentations/diminutions des prix indiqués sur les devis, de l'ajustement de la portée du projet ou des changements d'avis des clients. Pour les réductions de prix ou les articles retournés, vous voudrez créer un crédit.
Pour les augmentations de prix, vous pouvez utiliser des ordres de modification. Sinon, vous pouvez également ajouter la différence de prix comme un nouveau poste sur une facture, ou modifier le poste existant, en indiquant clairement la modification dans le champ de description ou dans la section mémo.